Spis treści
Należy jednak pamiętać o tym, że czasem taka kopia jest jedynym środkiem dowodowym na istnienie oryginału dokumentu, z którego została wykonana, a tym samym potwierdzeniem określonych okoliczności wynikających z dokumentu, z którego została wykonana. Również często strona powołująca się przed sądem na okoliczności wynikające z takiej kopii dokumentu może nie być w stanie przedłożyć oryginału, bo albo np. znajduje się on w posiadaniu przeciwnika – a ten nie musi być zainteresowany jego okazaniem, albo dokument taki uległ utracie lub zniszczeniu. W takich przypadkach kopia dokumentu będzie często jedynym potwierdzeniem, że dokument z którego wykonano kopię istniał i zawierał oświadczenie lub informację o określonej treści. Ponadto kwestionowanie przez sądy takiego środka dowodowego – w mojej ocenie jest to nie uzasadnione i jest sprzeczne z przepisami kodeksu postępowania cywilnego.
Dowód z dokumentu
Przede wszystkim aby udzielić odpowiedzi na pytanie o charakter dowodowy kopii wykonanej z dokumentu konieczne jest odwołanie się do przepisów procedury cywilnej określającej dowody z dokumentów. W treści przepisu art. 244 i nast. k.p.c. wymienione zostały dwa rodzaje środków dowodowych z dokumentów, a mianowicie dokument urzędowy określony w art. 244 k.p.c. oraz dokument prywatny wskazany w art. 245 k.p.c. Każdy z tych dokumentów ma inną moc dowodową, oraz przywołane przepisy przewidują odrębne wymogi, które muszą być spełnione do uznania określonego dokumentu za dokument urzędowy lub prywatny.
Dokument urzędowy
Zgodnie z art. 244 § 1 k.p.c. dokumentem urzędowym może być jedynie dokument, który sporządzone został w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania. Dokumenty takie stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Przepisy procedury cywilnej nie określają zatem zamkniętego katalogu dokumentów urzędowych, określając jedynie warunki jakie muszą być spełnione aby uznać, że określonemu dokumentowi można przyznać walor dokumentu urzędowego. Dokumentem urzędowym zasadniczo będzie tylko przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne . Taki dokument musi zostać wystawiony przez podmiot będący organem państwowym lub organem wykonującym zadania z zakresu administracji państwowej. Ponadto dokument musi być sporządzony w przypisanej formie. Forma dokumentu, w jakiem ma zostać sporządzony dokument urzędowy, a także zakres działania organów państwowych lub organów wykonujących zadania z zakresu administracji państwowej, wynika z odpowiednich przepisów prawa, które określają zarówno zakres działania jak i formę dokumentu wydanego przez te organy. Tylko dokumenty spełniające te przesłanki mając moc dowodową dokumentów urzędowych, czyli stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Dokumentem urzędowym mogą być zatem różne dokumenty, o ile spełnią określone w art. 244 § 1 k.p.c. wymagania, np. będzie nim potwierdzenie odbioru przesyłki listowej zawierającej pisma sądowe (potwierdzającym fakt i datę doręczenia i korzystającym z domniemania prawdziwości, które jednak może zostać obalone) , ale nie będzie nim wystawione świadectwo pracy w szczególnych warunkach , gdyż wystawiający je podmiot nie jest organem państwowym lub organem wykonującym zadania z zakresu administracji państwowej.
Dokument prywatny
Dokument, który nie spełnia wymogów określonych w treści art. 244 § 1 k.p.c. nie będzie miał przymiotu dokumentu urzędowego, ale może wówczas zostać uznany za dokument prywatny. Zgodnie z treścią art. 245 kp.c. dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Dokument prywatny korzysta więc z domniemania autentyczności oraz z domniemania, iż zawarte w nim oświadczenie złożyła osoba, która go podpisała. Zaznaczyć przy tym należy, że dokument prywatny jest jednym z dowodów wymienionych w k.p.c. i podlega ocenie tak, jak wszystkie inne dowody. Podobnie, jak w wypadku innych dowodów, sąd ocenia, czy dowód ten ze względu na jego indywidualne cechy i okoliczności obiektywnie zasługuje na wiarę, czy nie. Dokument, zarówno urzędowy jak i prywatny uważany jest za najbardziej „pewny” środek dowodowy, co wynika m. in. z umieszczenia przepisów o dowodach z dokumentów na pierwszym miejscu Rozdziału 2 Kodeksu postępowania cywilnego, przed zeznaniami świadków, opinią biegłych, oględzinami, przesłuchaniem stron i innymi środkami dowodowymi (zarówno znanymi ustawie procesowej, jak również niewymienionymi w niej, lecz dopuszczalnymi z uwagi na otwarty katalog dowodów). Dlatego też powszechnie przyjmuje się, że dokument prywatny ma z reguły dużą wartość dowodową przeciwko osobie, od której pochodzi, natomiast dowód ten ma znacznie niniejszą moc dowodową, jeżeli miałby przemawiać na rzecz strony, która go sporządziła . Jedynym zasadniczym elementem jaki jest wymagany od dokumentu prywatnego jest podpis osoby, która złożyła oświadczenie zawarte w treści dokumentu. Przyjmuje się, że dokument nie zawierający podpisu nie ma waloru dokumentu prywatnego .
Odpis dokumentu
Wyżej przywołane wymogi jakie procedura cywilna przewiduje dla dokumentów urzędowych oraz prywatnych, pozbawia kopię dokumentu waloru dowodowego – jako dowodu z dokumentu. Nie oznacza to jednak, że kopia taka nie może być środkiem dowodowym. Przede wszystkim kopia taka może stanowić odpis, a temu przepisy procedury cywilnej przypisują określony walor prawdziwości. Przepisy k.p.c. nie definiują pojęcia odpisu dokumentu, tym samym dokonując interpretacji tego pojęcia, konieczne jest odwołanie się do pojęć językowych. Słownik języka polskiego wskazuje, że odpisem jest "tekst odpisany, kopia oryginału" . Chodzi zatem o odpis będący kopią dokumentu wiernie oddającą oryginał, stanowiący jego odwzorowanie (np. fotokopia) lub o dokładne odzwierciedlenie treści dokumentu (np. opis treści dokumentu). Metoda sporządzenia odpisu nie ma oczywiście znaczenia, w każdym razie współcześnie, w związku z rozwojem poligrafii, zdecydowanie dominują techniki poligraficzne, reprodukcyjne, pozwalające na multiplikację dokumentów – np. fotokopia lub wydruk komputerowy (obrazy tekstowe i graficzne). Skoro nie ma określonej formy prawnej odpisu, tym samym może być on sporządzony dowolną techniką, a nawet jako przepisana ręcznie treść dokumentu. Stanowisko takie zajął Sąd Najwyższy stwierdzając, że odpisem w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego, w tym odpisem orzeczenia w rozumieniu art. 140 k.p.c., jest dokument wiernie odzwierciedlający treść oryginału orzeczenia albo jego kopia . Pojęcie odpisu pojawia się w wielu miejscach przepisów Kodeksu postępowania cywilnego , jednak odpisom takim przyporządkowywana jest różna moc, zależna także od tego kto sporządził taki odpis, a także czy jest on odpisem kwalifikowanym czy odpisem zwykłym.
Odpis kwalifikowany
Najczęściej odpisy dokumentów uwierzytelniane są przez notariusza lub przez adwokata lub radcę prawnego, będącego pełnomocnikiem strony w postępowaniu cywilnym. W przypadku notarialnego uwierzytelniania dokumentów, można przywołać w zasadzie dwie podstawy prawne, tj. przepisy Prawa o notariacie lub procedury cywilnej, przy czym oba te akty prawne inaczej regulują uwierzytelnianie odpisów dokumentów. Czynność poświadczania zgodności odpisu z okazanym dokumentem regulują przepisy art. 79 pkt 2 i art. 96-101 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie . Z przepisów tych wynika, że czynności uwierzytelnienia dokonuje notariusz, a w przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 101 Prawa o notariacie, również organy samorządu terytorialnego lub banki mające swoją siedzibę w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej . Zgodność ta potwierdzana jest przez sporządzenie tzw. klauzuli legalizacyjnej (apostylu), na którą powinny się składać zgodnie z art. 97 Prawa o notariacie: data i miejsce sporządzenia poświadczenia, oznaczenie kancelarii oraz podpis i pieczęć notariusza (na żądanie także godzina dokonania poświadczenia). Apostyl sporządzany jest na poświadczanym odpisie, wyciągu lub kopii, albo doń dołączany. Co istotne, Prawo o notariacie uprawnia notariusza do sporządzenia jedynie odpisu dokumentu z okazanym mu dokumentem , a zatem notariusz na nie poświadcza tym samym zgodności dokumentu z oryginałem, a jedynie z okazanym dokumentem. Odmiennie kwestię możliwości sporządzania odpisów na potrzeby postępowania cywilnego regulują przepisy procedury cywilnej. Znowelizowana treść przepisu art. 129 § 1 k.p.c. wprowadziła odmienny od Prawa o notariacie sposób uwierzytelniania odpisów dokumentów zarówno przez notariusza, jak i przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. Zgodnie z tym przepisem notariusz a także pozostałe wskazane i uprawnione zgodnie z tym przepisem podmioty, dokonują poświadczenia odpisu z oryginałem dokumentu – a nie jak to miało miejsce w przypadku Prawa o notariacie z dokumentem okazanym. Uwierzytelnienie dokumentu i poświadczenie jego zgodności z oryginałem zgodnie z treścią art. 129 § 3 k.p.c. powoduje nadanie temu odpisowi waloru dokumentu urzędowego. Z powyższych przepisów wynika zatem względem notarialnego uwierzytelnienia odpisu dokumentu rozróżnienie, na odpisy potwierdzone „za zgodność z okazanym dokumentem” oraz odpisy potwierdzone za „zgodność z oryginałem”, przy czym za odpisy mające walor dokumentów urzędowych należy uznać tylko te drugie, które winny zawierać klauzulę „za zgodność z oryginałem”.
Odpisy zwykły
Odpisy dokumentów uwierzytelnione np. w trybie art. 129 § 1 k.p.c. z uwagi na przyznany im walor dokumentów urzędowych należy uznać, za postać kwalifikowaną odpisów dokumentów. Obok bowiem tej formy odpisów istnieją odpisy, które zostały uwierzytelnione przez osoby lub podmioty, którym ustawa nie przyznała uprawnień do sporządzania klauzuli legalizacyjnej czyli apostylu. Podmiotem takim może być każda osoba, np. adwokat lub radca prawny, który jednak nie występuje w tej sprawie jako pełnomocnik, strona postępowania, albo bank sporządzający odpis dokumentu, na podstawie przepisów wykonawczych do art. 101 Prawa o notariacie. Odpisy tak sporządzonych dokumentów nie korzystają z waloru dokumentu urzędowego, albowiem nie zostały spełnione przesłanki określone w art. 129 k.p.c. ale poprzez naniesienie na nie podpisu (wraz z dodatkowymi klauzulami, np. „za zgodność”) mają one określony charakter prawny. Skoro odpisom uwierzytelnionym nadany jest walor dokumentu urzędowego, to pozostałym odpisom uwierzytelnionym przez inne osoby lub podmioty należy przyznać walor dokumentów prywatnych. Za takim stanowiskiem przemawia fakt, że odpis taki został opatrzony podpisem osoby, która złożyła na nim swój podpis, a tym samym spełniony został wymóg określony w art. 245 k.p.c. Formalna moc dowodowa takiego odpisu wyraża się jedynie w tym, iż zawarte oświadczenie pochodzi od osoby, która złożyła podpis na dokumencie wraz z określonym oświadczeniem. Formalna moc dowodowa tego dokumentu nie przesądza natomiast o mocy materialnej dokumentu, to jest kwestii czy oświadczenie jest ważne ani tego czy oświadczenie jest prawdziwe.
Kopia jako odpis
Oprócz odpisów kwalifikowanych oraz zwykłych, istnieje jeszcze część odpisów, na które nie zostały naniesione jakiekolwiek klauzule lub podpisy. Odpisom takim, tylko przez brak naniesienia na nich klauzul i podpisów, z prawnego punktu widzenia nie można odmówić tego charakteru, albowiem odpis nie musi być uwierzytelniony lub poświadczony za zgodność z oryginałem . Jak zauważył Sąd Najwyższy jeżeli apelacja została podpisana przez stronę, to nie może być odrzucona ze względu na brak podpisania jej odpisów, choćby sąd wezwał do dopełnienia tej czynności . Odpis może zatem być zwykłą kopią wykonaną np. na fotokopiarce. Z treści przepisu art. 129 § 1 k.p.c. wprost wynika, że jeżeli strona przeciwna nie wystąpi z żądaniem przedstawienia dokumentów zgłoszonych w pozwie (lub innym piśmie procesowym) jako środki dowodowe, to nie powstaje obowiązek procesowy ich przedłożenia i należy przyjąć, że twierdzenia w nich zawarte nie są bezsporne. Skoro zatem można nie przedstawiać jakichkolwiek dokumentów na poparcie twierdzeń zgłoszonych w pozwie (lub innym piśmie procesowym), a tylko wystarczy się powołać na takie dokumenty aby uznać za prawdziwe takie twierdzenia, to tym bardziej należy uznać za prawdziwe informacje zawarte w odpisach dokumentów będących fotokopiami, chyba że strona przeciwna zakwestionuje ich prawdziwość.
Kserokopia jako inny środek dowodowy
Z wyżej przytoczonych przepisów wynika, że kserokopia dokumentu nie spełnia wymogów do uznania jej za dokument urzędowy (nie spełnia określonych w art. 244 § 1 k.p.c.), a także za dokument prywatny (kopia taka nie zawiera podpisu, który jest wymogiem koniecznym w świetle art. 245 k.p.c. do uznania określonego dokumentu za dokument prywatny). Nie mniej jednak posłużenie się niepotwierdzoną kserokopią, uznawane jest za w pełni dopuszczalne na gruncie przepisów art. 244 § 1 k.p.c. i art. 245 k.p.c. oceniając, iż posłużenie się kserokopią jako środkiem mającym posłużyć ustaleniu treści pisemnego dokumentu uznać należy za dopuszczalne, choć tylko wówczas kiedy z przyczyn faktycznych uzyskanie dostępu do oryginału lub wypisu lub odpisu funkcjonującego na prawach oryginału nie jest możliwe dla strony, a także dla sądu. Wówczas w ocenie sądów orzekających nie zachodzi niebezpieczeństwo obejścia przepisów o prowadzeniu dowodu z dokumentów .
Nie mniej jednak kserokopie mogą mieć także walor samodzielnego dowodu, co wynika z treści art. 308 § 1 k.p.c., choć w treści tego przepisu ustawodawca nie wskazał na pojęcie „kserokopii” jako dowodów utrwalanych za pomocą urządzeń utrwalających. Przepis ten wymienia jednak wśród tego rodzaju dowodów – dowód jakim jest „fotokopia”. Należy zatem zadać sobie pytanie czym się różni „fotokopia” od „kserokopii”. Otóż nie różni się ona niczym, jest to ten sam rodzaj dowodu wykonany tą samą metodą. W języku prawniczym nie istnieje pojęcie „kserokopii”, które należy do pojęcia języka potocznego. Pojęcie „kserokopii” pojawiło się w latach 80 XX wieku, jako pojęcie marketingowe wykorzystywane w kampanii reklamowej firmy „Rank Xerox”, jako związane z wykonywania fotokopii urządzeniami m-ki „Xerox” (stąd ang. „Xero-copy”, podobnie jak ma to miejsce z butami sportowymi, o których potocznie mówi się „adidasy”, bez względu na markę tego obuwia). Z tego też powodu ustawodawca wprowadzając do normy art. 308 § 1 k.p.c. różne rodzaje dowodów wykonanych metodami reprodukcyjnymi posłużył się pojęciem „fotokopii”, nie wprowadzając dodatkowo pojęcia „kserokopii” jako pojęcia z języka potocznego. Dziś pomimo tego, że pojęcie „kserokopii” jest bardziej popularne niż „fotokopii”, to z prawnego punktu widzenia, w przypadku dowodów reprodukcyjnych wykonanych cyfrowymi urządzeniami kopiująco-drukującymi będziemy mówić o „fotokopii” a nie „kserokopii”.
Bezsprzecznie „kserokopia” ma walor dowodowy. Można się spierać czy jest ona odpisem, któremu przyznamy walor prawdziwości, dowodem reprodukcyjnym czy innym środkiem dowodowym, to nie wątpliwie w każdym wypadku będzie mogła ona zostać uznana za „inny środek dowodowy” w rozumieniu art. 309 k.p.c. W świetle dzisiejszej praktyki sądowej, w której walor dowodowy przyznaje się także wydrukom z poczty elektronicznej (wiadomość e-mail zawarta w wydruku komputerowym, nie jest dokumentem w rozumieniu art. 244 k.p.c. i art. 245 k.p.c., natomiast może być uznana za "inny środek dowodowy" w rozumieniu art. 309 k.p.c. ), nie można takiego waloru odmówić „kserokopii” tylko z tego powodu, że nie naniesiono na nią żadnych adnotacji o prawdziwości dokumentu, który został odwzorowany. Sądy nie powinny zatem kwestionować waloru dowodowego takiego dowodu chyba, że strona przeciwna zarzuci mu brak prawdziwości.
