Pojęcie faktury pro forma nie jest znane w prawodawstwie polskim, jednak dokument ten dosyć często występuje w obrocie gospodarczym. Faktura pro forma jest wystawiana najczęściej w przypadku konieczności wpłacenia zaliczki w związku z realizacją umowy czy realizacją zlecenia. Na fakturze pro forma znajdują się zazwyczaj wszystkie dane potrzebne do dokonania płatności. Należy podkreślić, że faktury pro forma nie stanowią potwierdzenia zawartych transakcji i pobrania zaliczki oraz nie są dokumentami księgowymi. Faktury pro forma nie powinny podlegać ewidencji w księgach rachunkowych. Po otrzymaniu zaliczki, wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sprzedający jest zobowiązany do wystawienia normalnej faktury VAT. Dopiero później wystawiona faktura VAT stanowi dokument księgowy, który podlega ewidencji do celów księgowych oraz podatkowych.Czy faktura Pro Forma może być dowodem istnienia zobowiązania w przypadku przeterminowanych należności np. dla firmy windykacyjnej? W związku z cechami faktury pro forma opisanymi powyżej oraz momentem, w którym zazwyczaj jest wystawiana (przed faktycznym wydaniem towaru czy wykonaniem usługi) dokument ten może być łatwym do podważenia dowodem potwierdzającym istnienie wierzytelności. Należy jednak podkreślić, że każdy przypadek należy zawsze rozważyć indywidulanie, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy.
