Kapitał zapasowy jakiejkolwiek spółki z o.o. pełni rolę zabezpieczającą interesy takiego podmiotu. Spółka sięga do jego wkładów przede wszystkim wtedy, gdy mamy do czynienia ze stratami w prowadzonej działalności. O użyciu kapitału zapasowego rozstrzyga każdorazowo właściwy organ danej spółki. Warto wiedzieć, że decyzja w tej materii nigdy nie będzie należała do zarządu czy rady nadzorczej, nie może także określać jej statut spółki. W spółce powinien pozostać kapitał zapasowy na poziomie co najmniej 1/3 kapitału zakładowego – z tej kwoty można skorzystać jedynie celem pokrycia straty (zwykłej), która została wykazana w sprawozdaniu finansowym.
Dywidendą określamy z kolei część zysku netto spółki kapitałowej przeznaczoną dla jedynego wspólnika lub akcjonariusza albo do podziału pomiędzy wspólników lub akcjonariuszy – wszystko zależy do tego czy mamy do czynienia ze spółką z o. o. czy też spółką akcyjną. Dywidenda jest określana zawsze na podstawie rocznego wyniku finansowego spółki przez zgromadzenie wspólników sp. z o.o.
Jak stanowi art. 193 KSH, uprawnionymi do dywidendy za dany rok obrotowy są wspólnicy, którym udziały przysługiwały w dniu powzięcia uchwały o podziale zysku. Umowa spółki może upoważniać zgromadzenie wspólników do określenia dnia, według którego ustala się listę wspólników uprawnionych do dywidendy za dany rok obrotowy – jest to tzw. dzień dywidendy. Dzień dywidendy wyznacza się w ciągu dwóch miesięcy od dnia powzięcia uchwały w przedmiocie rocznego sprawozdania finansowego. Dywidendę wypłaca się w dniu określonym w uchwale wspólników. Jeżeli uchwała wspólników takiego dnia nie określa, dywidenda jest wypłacana w dniu określonym przez zarząd. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 27 września 2007 r. (sygn. akt I SA/Rz 585/07), zgromadzenie wspólników mocą własnej uchwały jest władne określić termin spełnienia świadczenia – zapłaty dywidendy. Konsekwencją jest konkluzja, że dopuszczalna jest zmiana ustalonego przez zgromadzenie wspólników terminu wypłaty dywidendy.
Umowa spółki może upoważniać zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę. Spółka może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne.
Na udział uprzywilejowany w zakresie dywidendy można przyznać uprawnionemu dywidendę, która przewyższa nie więcej niż o połowę dywidendę przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym – jest to tzw. dywidenda uprzywilejowana. Udziały uprzywilejowane w zakresie dywidendy nie korzystają z pierwszeństwa zaspokojenia przed pozostałymi udziałami, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli umowa spółki przyznaje prawo do dywidendy uprzywilejowanej niewypłaconej w latach poprzednich, powinna określać najwyższą liczbę lat, za które dywidenda może być wypłacona z zysku w następnych latach. Okres ten nie może przekraczać pięciu lat. Pamiętajmy przy tym, że wspólnik, który wbrew przepisom prawa lub postanowieniom umowy spółki otrzymał nienależną mu wypłatę dywidendy, obowiązany jest do jej zwrotu.
Art. 192 KSH stanowi natomiast, że kwota przeznaczona do podziału między wspólników nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału. Kwotę tę należy pomniejszyć o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.
Z powyższego wynika zatem, że dywidenda może zostać wypłacona z kapitału zapasowego spółki z o.o. Jak podkreśla A. Kidyba „artykuł 192 KSH dotyczy kwotowego limitowania dywidendy jedynie za ostatni rok obrotowy spółki. Limit obliczany jest w ten sposób, że do kwoty zysku za ostatni rok obrotowy doliczamy niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz kwoty przekazane na kapitały rezerwowe w poprzednich latach. Należy brać pod uwagę wszystkie kwoty, jakie są skumulowane w spółce na funduszach rezerwowych. Jeżeli więc w poprzednich latach zysk nie był dzielony i pozostawiony został na funduszach rezerwowych, to wartość ta może być znaczna; przede wszystkim z tego względu, że nie mamy limitowania okresu tworzenia funduszy rezerwowych. Warunkiem jest jednak wyraźne określenie w zasadach wykorzystywania funduszy rezerwowych celu, na jaki mogą być one wykorzystywane, tj. w tym przypadku przeznaczenie na wypłatę dywidendy. Od tak obliczonej wartości odejmujemy poniesione straty oraz kwoty przekazane na fundusze rezerwowe, które są utworzone zgodnie z ustawą lub umową spółki, a które nie mogą być przeznaczone na wypłatę dywidendy. Nie wolno pominąć straty przy obliczaniu wartości dywidendy. Kwoty obliczone w ten sposób dają podstawę przeznaczenia konkretnych kwot dla wspólników”.
