Organem prowadzącym rejestr jest Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Podstawę prawną wpisu do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych stanowią art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. Nr 171, poz. 1800 z późn. zm.) oraz przepisy art. 64 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1807) i rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 9 marca 2007 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis lub zmianę wpisu do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie złożonego przez przedsiębiorcę lub inny podmiot uprawniony do wykonywania działalności gospodarczej na podstawie odrębnych przepisów, pisemnego, darmowego, wniosku. Przedsiębiorca lub inny podmiot uprawniony do wykonywania działalności gospodarczej na podstawie odrębnych przepisów, korzystając ze wzoru wniosku o wpis lub zmianę wpisu do rejestru, wskazuje działalność telekomunikacyjną, jaką zamierza wykonywać. W sytuacji, gdy zamierzona działalność nie została ujęta we wzorze, należy zaznaczyć pozycję „inne” i wpisać ogólny opis sieci telekomunikacyjnej, usługi telekomunikacyjnej lub udogodnienia towarzyszącego, w taki sposób, aby z treści jednoznacznie wynikało, jaki jest rodzaj i zakres tej działalności. Zgodnie z art. 10 ust. 5 Prawa telekomunikacyjnego – we wniosku przedsiębiorca lub inny podmiot uprawniony do wykonywania działalności gospodarczej na podstawie odrębnych przepisów składa oświadczenie następującej treści:
"Świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia wynikającej z art. 233 § 6 Kodeksu karnego oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych są zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności telekomunikacyjnej, której dotyczy wniosek, wynikające z ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne".
Wnioski o wpis lub zmianę wpisu do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych należy składać na adres delegatury Urzędu Komunikacji Elektronicznej właściwej ze względu na siedzibę przedsiębiorcy lub innego podmiotu uprawnionego do wykonywania działalności gospodarczej na podstawie odrębnych przepisów. Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej wydaje z urzędu zaświadczenie o wpisie do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych w terminie 7 dni od dnia dokonania wpisu. Wydanie zaświadczenia – zgodnie z art. 11 ust. 4 Prawa telekomunikacyjnego – nie podlega opłacie skarbowej.
W sytuacji, gdy Prezes UKE nie dokona wpisu do rejestru w terminie do 7 dni od dnia wpływu wniosku, a od dnia wpływu wniosku do Urzędu upłynęło 14 dni – przedsiębiorca lub inny podmiot uprawniony do wykonywania działalności gospodarczej na podstawie odrębnych przepisów może rozpocząć wykonywanie działalności telekomunikacyjnej po uprzednim zawiadomieniu na piśmie Prezesa UKE. Jednakże nie dotyczy to przypadku, w którym Prezes UKE wezwał przedsiębiorcę lub inny podmiot uprawniony do wykonywania działalności gospodarczej na podstawie odrębnych przepisów do uzupełnienia wniosku o wpis do rejestru. Zmiany we wpisie do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych – w tym również wykreślenie z rejestru dokonuje się korzystając z wzoru wniosku o wpis lub zmianę wpisu do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych.
Z obserwacji rynku telekomunikacyjnego oraz z informacji przekazywanych przez przedsiębiorców wynika, że działalność telekomunikacyjną wykonują również nielegalnie podmioty nieposiadające wpisu do rejestru. Zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem prowadzenie działalności telekomunikacyjnej bez złożenia wniosku o wpis do rejestru stanowi wykroczenie przewidziane w art. 63 Kodeksu wykroczeń. Prowadzenie działalności bez wpisu do RPT jest działaniem negatywnie wpływającym na funkcjonowanie rynku telekomunikacyjnego oraz zachowaniem antykonkurencyjnym, zarówno pod względem legalnie działających przedsiębiorców – poprzez unikanie realizacji obowiązków idących w parze z odpowiedzialnym działaniem na rynku oraz klientów – poprzez pozbawienie ich ochrony prawnej, co skutkuje brakiem możliwości dochodzenia należnych im praw w zakresie jakości usług, reklamacji itp.
Artykuł 199 Prawa telekomunikacyjnego stanowi, że Prezes UKE jest uprawniony do kontroli przestrzegania przepisów, decyzji oraz postanowień z zakresu telekomunikacji. Dlatego też w przypadku uzyskania informacji o prowadzeniu przez przedsiębiorcę lub inny podmiot działalności telekomunikacyjnej bez złożenia pisemnego wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych, może prowadzić działania sprawdzające. W przypadku stwierdzenia prowadzenia przez przedsiębiorcę działalności telekomunikacyjnej bez złożenia wniosku o wpis, Prezes UKE działając jako oskarżyciel publiczny, będzie składał wniosek o ukaranie do właściwego sądu grodzkiego.
