Zmiany dotyczące faktur, jakie weszły w życie z początkiem nowego roku, to efekt stopniowego dostosowywania polskiego prawa do przepisów unijnych. Główne cele zmian to popularyzacja kanału elektronicznego jako nośnika dokumentów finansowych, a także obniżenie kosztów działalności gospodarczej. – Najnowsza nowelizacja rozporządzenia ministra finansów to zdecydowanie krok w dobrą stronę. Dzięki niej e-faktury i tradycyjne faktury papierowe są traktowane jednakowo, co oznacza duże uproszczenia i oszczędności dla podatników – mówi Przemysław Płudowski, dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych firmy BillBird S.A. – Zalety te zaczęli dostrzegać przedsiębiorcy. Od początku roku obserwujemy znaczny wzrost zainteresowania wdrożeniem e-faktury – dodaje ekspert.
Jedną ze zmian wprowadzonych 1 stycznia 2013 r. jest możliwość wysyłania e-faktur bez konieczności wcześniejszego uzyskiwania zgody odbiorcy. Jednak uszczęśliwianie klientów e-fakturą na siłę, choć teraz możliwe z prawnego punktu widzenia, może przynieść więcej złego niż dobrego. – Wysyłając dokument elektronicznie bez zgody klienta nie mamy gwarancji, że będzie on miał szansę się z nim zapoznać, a co za tym idzie zapłacić należność – tłumaczy Przemysław Płudowski z firmy BillBird S.A. – Ponadto, zgoda na otrzymywanie e-faktur wyrażona dobrowolnie przez klienta oznacza, że zaakceptował on ten sposób komunikacji z wystawcą oraz regulamin usługi, a więc nie będzie uchylał się od płatności za tak przesłany dokument – dodaje.
Wysyłanie e-faktur bez wcześniejszej zgody odbiorcy następuje zwykle drogą mailową. A to rodzi kolejne zagrożenia. – Pierwsze, najpoważniejsze, to ryzyko podszycia się pod adres nadawcy i wysłania innej, łudząco podobnej faktury. Banki od lat, często bezskutecznie, zmagają się ze zjawiskiem phishingu, kiedy to złodzieje wysyłają fałszywą korespondencję w imieniu banku w celu wyłudzenia danych dostępowych do konta bankowego użytkownika – wyjaśnia Przemysław Płudowski. – To rodzi przypuszczenie, że podobne praktyki mogą mieć miejsce także dla e-faktur wysyłanych mailem.
Kolejne ryzyko związane z wysyłaniem e-faktur drogą mailową to sytuacja, w której wystawca dokumentu elektronicznego popełnia błąd w adresie email odbiorcy i e-fakturę zamiast do odbiorcy A wysyła do odbiorcy B. Warto pamiętać również o braku gwarancji dostarczenia dokumentu. – Brak potwierdzenia, że odbiorca miał styczność z fakturą może skutkować problemami windykacyjnymi – mówi Przemysław Płudowski. Inne ryzyka, które trzeba wziąć pod uwagę to błędy związane z przesyłaniem dokumentu (e-faktura nie dotarła do odbiorcy) oraz sytuacje, gdy wiadomość została usunięta przez użytkownika lub system pocztowy klienta zakwalifikował ją jako spam, bądź zagrożenie wirusowe i po prostu skasował. – Należy również pamiętać o ograniczeniach w pojemności elektronicznych skrzynek pocztowych – to ważne w przypadku wysyłania załączników do faktur często dużo obszerniejszych niż sama faktura – tłumaczy ekspert BillBird S.A.
Co zatem robić? – Przede wszystkim rekomenduję uzyskać dobrowolną zgodę klienta na otrzymywanie od nas e-faktur – mówi Przemysław Płudowski. – Dobrym rozwiązaniem jest także korzystanie z serwisów umożliwiających obsługę e-faktur online, np. www.mojerachunki.pl. Korzystając z tego rozwiązania wystawca może być spokojny, że rachunki zostaną dostarczone na czas, a dzięki podpisowi elektronicznemu i znacznikowi czasowemu odbiorca ma pewność co do autentyczności pochodzenia e-faktury i integralności jej treści. Co więcej, odbiorca dostęp do e-faktury będzie miał z każdego miejsca na świecie – zauważa ekspert.
