Podstawą wydania produktu leczniczego z apteki ogólnodostępnej lub punktu aptecznego – aptecznego ramach wysyłkowej sprzedaży produktów leczniczych jest zamówienie złożone w miejscu prowadzenia placówki, telefonicznie, faksem, za pomocą poczty elektronicznej bądź za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej placówki. Formularz musi zawierać dane identyfikujące placówkę: nazwa, adres, numer telefonu placówki przyjmującej zamówienie, dane dotyczące zamawiającego: imię i nazwisko albo nazwa i adres, adres poczty elektronicznej – jeżeli dotyczy, numer telefonu kontaktowego, dane dotyczące odbiorcy: imię i nazwisko albo nazwa i adres, numer telefonu kontaktowego – jeżeli nie są zgodne z danymi zamawiającego oraz dane dotyczące zamawianego produktu leczniczego: nazwa, dawka, wielkość opakowania, postać oraz ilość, ilość także numer zamówienia, data, imię i nazwisko osoby przyjmującej zamówienie. Warunkiem realizacji takiego zamówienia jest podanie tych wszystkich danych. Zrealizowane zamówienie podlega ewidencji, która zawiera część A oraz część B. Część A dotycząca zamówienie obejmuje dane dotyczące zgłoszenia, dane dotyczące zamawiającego: imię i nazwisko albo nazwa i adres, adres poczty elektronicznej – jeżeli dotyczy, numer telefonu kontaktowego, dane dotyczące odbiorcy: imię i nazwisko albo nazwa i adres, numer telefonu kontaktowego, dane dotyczące zamawianego produktu leczniczego: nazwa, dawka, wielkość opakowania, postać oraz ilość oraz imię i nazwisko osoby przyjmującej zamówienie. Natomiast część B dotyczy wysyłki i w niej znajdują się dane dotyczące wysłanego produktu leczniczego: nazwa, dawka, wielkość opakowania, postać, ilość, numer serii oraz data ważności, imię i nazwisko osoby realizującej zamówienie, datę realizacji zamówienia, sposób dostawy produktu leczniczego oraz datę odbioru zamówionego produktu leczniczego, leczniczego także informacje o zwrocie zamówionego produktu leczniczego. Ewidencja powinna być prowadzona w formie elektronicznej, przy zastosowaniu systemu komputerowego, który ma zagwarantować, że żadne zapisy nie będą usuwane, a korekty zapisów lub uzupełnienia będą dokonywane za pomocą dokumentów korygujących, opatrzonych czytelnym podpisem oraz imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem osoby dokonującej korekty. Ponadto na każde żądanie organów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej właściciel internetowej apteki musi udostępnić wydruki z ewidencji, zgodnie z zakresem określonym w żądaniu.
Wysyłka produktu leczniczego powinna odbywać się w warunkach zapewniających jego jakość oraz bezpieczeństwo stosowania. Produkt leczniczy powinien być należycie zapakowany, a opakowanie opatrzone etykietą przymocowaną w sposób trwały zawierającą: pieczątkę placówki, numer zamówienia, dane dotyczące odbiorcy, określenie warunków transportu oraz numer telefonu kontaktowego. Transport produktu leczniczego musi odbywać się w wydzielonych przestrzeniach środka transportu, zapewniających zabezpieczenie produktów leczniczych przed zanieczyszczeniami organicznymi oraz uszkodzeniami mechanicznymi, a także przed mikroorganizmami i szkodnikami, warunki uniemożliwiające pomieszanie i skażenie produktów leczniczych oraz warunki uniemożliwiające dostęp do produktów leczniczych osobom nieupoważnionym i kontrolę temperatury w czasie transportu.
Lokal placówki prowadzącej działalność w zakresie wysyłkowej sprzedaży produktów leczniczych musi posiadać miejsce wydzielone z izby ekspedycyjnej, pomieszczenia magazynowego lub komory przyjęć przeznaczone do przygotowania produktu leczniczego do wysyłki. Ów wydzielone miejsce ma zostać wyposażone w stół do przygotowywania przesyłek, szafę lub regał do przechowywania zewnętrznych materiałów opakowaniowych oraz podest lub regał do składowania przygotowanych przesyłek.
Podmiot prowadzący placówkę musi zgłosić do właściwego miejscowo wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego zamiar prowadzenia wysyłkowej sprzedaży produktów leczniczych nie później niż na 14 dni przed jej planowanym rozpoczęciem. W przypadku przyjmowania zamówień za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej placówka dodatkowo musi zgłosić do właściwego miejscowo wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego dane dotyczące adresu strony internetowej oraz domeny, w której ta strona jest zarejestrowana. Na głównej stronie internetowej należy umieścić odnośnik do posiadanego zezwolenia na prowadzenie placówki, które zamieszcza się w formacie pdf. Podmiot, który prowadzi placówkę zajmującą się wysyłkową sprzedażą produktów leczniczych musi wyznaczyć farmaceutę posiadającego prawo wykonywania zawodu farmaceuty lub technika farmaceutycznego posiadającego dwuletnią praktykę w aptece w pełnym wymiarze czasu pracy, odpowiedzialnego za prawidłową realizację sprzedaży wysyłkowej produktu leczniczego. Do zadań tej osoby należy w szczególności sprawdzenie, czy sposób przygotowania wysyłki i warunki transportu produktów leczniczych zapewniają identyfikację produktu leczniczego, identyfikację placówki wysyłającej produkt leczniczy, odbiorcy i miejsca dostarczenia produktu leczniczego, zabezpieczenie przed wzajemnym skażeniem produktów leczniczych, zabezpieczenie przed zanieczyszczeniem, uszkodzeniem mechanicznym lub kradzieżą oraz zabezpieczenie przed szkodliwym działaniem wysokiej i niskiej temperatury, światła i wilgotności oraz innych niekorzystnych czynników i temperaturę określoną przez podmiot odpowiedzialny lub odpowiednią farmakopeę. Podmiot prowadzący placówkę zajmującą się wysyłkową sprzedażą produktów leczniczych musi również zapewnić pacjentom możliwość kontaktu telefonicznego w godzinach pracy placówki oraz przez dwie godziny po ustalonych godzinach dostaw w zakresie dotyczącym jakości i bezpieczeństwa stosowania produktu leczniczego będącego przedmiotem sprzedaży wysyłkowej. W przypadku zwrotu przez odbiorcę produktu leczniczego placówka zapewnia unieszkodliwienie zwróconego produktu.
