Rozporządzenie stanowi, iż Policja, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Straż Graniczna, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego, Żandarmeria Wojskowa przekazują Biuru Ochrony Rządu informacje uzyskane w czasie wykonywania czynności służbowych w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 16 marca 2001 r. o Biurze Ochrony Rządu oraz do porównania, czy posiadane informacje są kompletne i aktualne lub zgodne ze stanem faktycznym. Art. 2 ust. 1 ustawy stanowi, iż do zadań BOR należy ochrona:
-
Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Marszałka Sejmu, Marszałka Senatu, Prezesa Rady Ministrów, wiceprezesa Rady Ministrów, ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz ministra właściwego do spraw zagranicznych,
-
innych osób ze względu na dobro państwa,
-
byłych prezydentów Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie ustawy z dnia 30 maja 1996 r. o uposażeniu byłego Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
-
delegacji państw obcych przebywających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
-
polskich przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych oraz przedstawicielstw przy organizacjach międzynarodowych poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,
-
obiektów i urządzeń o szczególnym znaczeniu oraz zapewnienie ich funkcjonowania,
-
prowadzenie rozpoznania pirotechniczno-radiologicznego obiektów Sejmu i Senatu,
-
obiektów służących Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej, Prezesowi Rady Ministrów, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych oraz ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych.
Jednakże należy podkreślić, że podmioty takie jak Policja, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Straż Graniczna, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego oraz Żandarmeria Wojskowa mogą odmówić przekazania informacji lub ograniczyć ich zakres, w przypadku, gdy mogłoby to uniemożliwić realizację ich ustawowych zadań. Odmowa przekazania informacji lub ograniczenie ich zakresu wymaga pisemnego uzasadnienia. Biuro Ochrony Rządu może wystąpić do tych podmiotów o udzielenie informacji w warunkach, gdy jest to niezbędne do prowadzenia działań profilaktycznych w celu ustalenia stopnia zagrożenia i wskazania obszarów wymagających podniesienia stanu bezpieczeństwa dla chronionych osób, obiektów lub urządzeń.
Szef komórki organizacyjnej Biura Ochrony Rządu prowadzącej działania profilaktyczne albo upoważnieni przez niego funkcjonariusze występują w formie teleinformatycznej lub w formie pisemnej do właściwych jednostek organizacyjnych podmiotów udzielenie informacji. Wystąpienie powinno zawierać dane umożliwiające wyszukanie informacji w zbiorach ewidencyjnych i archiwalnych, aktach działań profilaktycznych oraz aktach spraw operacyjno-rozpoznawczych. Przed wystąpieniem o udzielenie informacji w Biurze Ochrony Rządu dokonuje się niezbędnych sprawdzeń we własnych zbiorach ewidencyjnych i archiwalnych.
Zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu Policja przekazuje informacje w formie teleinformatycznej, a w przypadku braku możliwości technicznych przekazu teleinformatycznego – w formie pisemnej. Natomiast Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Straż Graniczna, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego i Żandarmeria Wojskowa przekazują informacje w formie pisemnej. Jednak w sytuacjach niecierpiących zwłoki przekazywanie informacji przez te podmioty może nastąpić w formie teleinformatycznej.
Informacje udokumentowane w aktach spraw operacyjno-rozpoznawczych lub w zbiorach ewidencyjnych albo archiwalnych przekazują w Komendzie Głównej Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Komendzie Głównej Straży Granicznej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Żandarmerii Wojskowej – kierownicy jednostek organizacyjnych prowadzących czynności operacyjno-rozpoznawcze lub ewidencyjno-archiwalne albo osoby przez nich upoważnione oraz komendanci wojewódzcy Policji i komendanci oddziałów Straży Granicznej albo osoby przez nich upoważnione. Przekazywanie informacji dokumentuje się w aktach działań profilaktycznych – notatką służbową bądź w zbiorach ewidencyjnych. W aktach działań profilaktycznych – notatka służbowa zawiera dane dotyczące: daty i miejsca wystąpienia o udzielenie informacji, osoby występującej o udzielenie informacji, czasu i miejsca przekazania informacji, zakresu udzielonych informacji, formy przekazania informacji, w przypadku odmowy przekazania informacji lub ograniczenia zakresu przekazywanych informacji – powodów odmowy lub ograniczenia oraz osób odpowiedzialnych za przekazanie, odmowę przekazania lub ograniczenie zakresu przekazywanych informacji. Natomiast w zbiorach ewidencyjnych dokumentuje się w w teczkach materiałów dotyczących działań profilaktycznych – notatką służbową zawierającą dane takie same jak w aktach działań profilaktycznych, bądź w kartotekach, skorowidzach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych – dostosowaną do metodycznych wymagań tych zbiorów adnotacją zawierającą dane takie jak w notatce służbowej.
