Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Czym jest dokumentacja pracownicza?

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:
 

• akta osobowe pracowników (A, B, C, D),
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
   

Dokumentację pracowniczą należy odróżnić od dokumentacji prowadzonej dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.

Jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej.  Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
 

UWAGA! Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

Dokumentację należy przechowywać:

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 r. lub później
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w  firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożono do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
  1.   oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  2.   raport informacyjny (ZUS RIA).
• przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w  firmie przed 1 stycznia 1999 r. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

UWAGA! Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie. Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 r. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 r.

Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych?

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części: A, B, C, D i obejmują:
 

• w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

1.   umowę o pracę,
2.   oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
3.   zakres czynności (zakres obowiązków),
4.   potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
5.   dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
6.   dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
7.   potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
8.   oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
9.   dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
10.   dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
11.   dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
12.   dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
13.   skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
14.   dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

• w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

1.   oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
2.   dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
3.   kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
4.   potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowywać należy w porządku chronologicznym i numerowane. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych wydzielonych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Jaka dokumentacja jest związana ze stosunkiem pracy?

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:
 

• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy),
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:
 

• ewidencja czasu pracy obejmująca:
•   pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury,
•   urlopy,
•   zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
•   czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
• wnioski pracownika dotyczące m.in.:
•   udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
•   ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
•   ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
•   stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
• dokumentacja związana:
•   ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
•   z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
•   z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
• zgody:
•   pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
•   pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).