Należy mieć tu szczególnie na uwadze wiedzę o charakterze ustroju prawnego podmiotów, z którymi chcemy rozpocząć współpracę, dane dotyczące tych podmiotów znajdujące się odpowiednich rejestrach, umocowanie osób reprezentujących kontrahenta jak też warunki umów, które mają wiązać strony.W większości państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) rejestry przedsiębiorców są bezpłatne, dostępne na stronach internetowych i można z nich uzyskać podstawowe informacje o kontrahentach. Niejednokrotnie ważnym źródłem informacji są też rejestry podmiotów będących w upadłości, bądź likwidacji. W wielu krajach EOG funkcjonują już publiczne darmowe internetowe wyszukiwarki tych podmiotów (np. Holandia), w innych trzeba korzystać z serwisów płatnych. Jest to o tyle istotne, że w poszczególnych krajach (tu na uwagę zasługują np. Niemcy), można przeprowadzić likwidację czy upadłość podmiotu w błyskawicznym tempie – nawet do jednego miesiąca.
W rejestrach podmiotów gospodarczych poza kwestiami dotyczącymi samego bytu danego podmiotu możemy często uzyskać dostęp do bilansu czy sprawozdań finansowych podmiotów zarejestrowanych w rejestrach przedsiębiorców. O zagranicznym kontrahencie, można także szukać informacji przy pomocy wywiadowni gospodarczych, polskich konsulatów, jak też zagranicznych izb handlowych z siedzibą w Polsce. Konsulaty RP udzielają z reguły podstawowych danych o konkretnych podmiotach obrotu handlowego i najczęściej bezpłatnie. Podobnie ma się rzecz z zagranicznymi wydziałami promocji handlu i inwestycji, podlegającymi Ministerstwu Gospodarki.
Sprawdzając dany podmiot musimy pamiętać o różnicach ustrojowych pomiędzy podobnymi rodzajami działalności gospodarczej w różnych krajach np. w zakresie odpowiedzialności za zobowiązania, sposobie reprezentacji i relacji pomiędzy podmiotami w grupach kapitałowych. Może mieć to bezpośrednie przełożenie przykładowo na związanie kontrahenta umową lub ustalenie podmiotów odpowiedzialnych za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy. Często też, dokonując analizy kontrahenta musimy mieć na uwadze, iż jest on częścią większej grupy powiązanych ze sobą podmiotów. Warto wówczas pozyskać informacje dotyczące danych rejestrowych czy związanych z likwidacją bądź upadłością tych podmiotów.
Równie istotna jest treść podpisywanej umowy. W naszej praktyce spotykamy się z sytuacjami, gdy polscy przedsiębiorcy nie przywiązują wagi do zapisów umownych, czym narażają się niejednokrotnie na bardzo przykre następstwa prawne i finansowe. Spośród ważnych zapisów dla polskiego kontrahenta można wymienić:
(a) klauzule wyboru prawa oraz jurysdykcji;
(b) klauzule arbitrażowe;
(c) klauzule odwołujące się do międzynarodowych standardów handlowych (np. INCO-TERMS) czy też do standardów danego typu umów (np. umowy budowlane zgodne ze standardem FIDIC).Należy pamiętać także, iż korzystne jest stosowanie szeregu zabezpieczeń transakcji transgranicznych w tym m.in. w postaci akredytyw czy ubezpieczeń transakcji. Dość często spotyka się sytuacje, w których instytucje finansowe (szczególnie międzynarodowe) służą swoim klientom w ramach stosowania zabezpieczeń dodatkowo informacjami dotyczącymi zagranicznych kontrahentów.
Warto zaznaczyć, iż poziom dostępu do przedstawionych wyżej informacji o podmiotach transakcji handlowych w krajach Unii Europejskiej, czy szerzej EOG jest stosunkowo wysoki i wykazuje tendencję do wzrostu przejrzystości i dostępności. Również legislacja dotycząca funkcjonowania czy ustroju podmiotów gospodarczych jest stosunkowo podobna co znacznie ułatwia obrót i pozwala na zmniejszanie ryzyka transakcyjnego. Dodatkowo szereg regulacji UE wdrażanych przez państwa członkowskie do ich prawodawstwa (w tym np. dyrektywy dotyczące prawa upadłościowego, terminów transakcji handlowych itd.) ujednolica obrót handlowy i ułatwia dochodzenie roszczeń w transakcjach trans-granicznych. W krajach spoza Unii Europejskiej w szczególności takich jak Ukraina, Rosja czy Chiny, z którymi polscy kontrahenci prowadzą ożywioną współpracę handlową, dostęp do informacji
o przedsiębiorcach oraz przejrzystość prawa handlowego w tych państwach pozostawia wiele do życzenia. W tym wypadku bardzo często nieodzowna jest współpraca z konsulatami, wyspecjalizowanymi izbami handlowymi czy wywiadowniami gospodarczymi.
Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje, że gdy przedsiębiorca dostarcza towary do innego kraju UE, musi dołożyć wszelkich starań, aby ustalić, czy odbiorca podaje prawidłowy numer identyfikacji podatkowej (NIP). W przypadku, gdy przedsiębiorca tego nie dopilnuje, a odbiorca towaru okaże się nierzetelnym kontrahentem, nie ma możliwości skorzystania z zerowej stawki podatku od towarów i usług (VAT). Stąd też, niezwykle istotną kwestią dla polskiego przedsiębiorcy jest sprawdzenie autentyczności NIP zagranicznego kontrahenta.
