Przedsiębiorca, który chce uzyskać dotację na prowadzenie swojej działalności powinien określić, w jakim celu chce ją uzyskać. Środki Unii Europejskie są przeznaczone na różnego rodzaju obszary działalności, dlatego też przy złożeniu wniosku o dotację należy określić:
• cel projektu oraz
• dziedzinę, jakiej ma dotyczyć prowadzona działalność gospodarcza.Środki unijne na wsparcie określonych programów przyznawane są w kilku trybach: konkursowym, systemowym lub w ramach projektu indywidualnego.
Tryb konkursowy polega na ogłoszeniu naboru wniosków na zasadach powszechności, jawności i powszechnego dostępu. Podana jest data trwania naboru oraz kryteria, które projekt musi spełnić. Wnioski są oceniane, zaś najlepsze z nich mogą otrzymać dofinansowanie.
Projekty indywidualne natomiast są to projekty, których realizacja jest ważna z punktu widzenia realizacji strategii danego sektora, w ramach której dany projekt jest realizowany.
Część wydatków, które ponosi osoba starająca się o wsparcie ze środków unijnych nie jest dofinansowywana. Chodzi tu np. o:
• prowizje pobierane w ramach wymiany walut,
• odsetki od zadłużenia,
• kary i grzywny,
• koszty poniesione w związku z wypełnieniem formularza wniosku o dofinansowanie.
Wniosek o dofinansowanie projektu składa się za pomocą formularza, który zawsze dostępny jest na stronach odpowiedniego programu. Aby uzyskać dofinansowanie np. na rozwój firmy, nie wystarcza samo złożenie wniosku. Do wniosku muszą być bowiem dołączone załączniki, jakie wymagane są w danym programie.
Jeżeli wniosek spełnia wymogi formalne, następuje jego ocena merytoryczna. Ocena merytoryczna wniosku o dofinansowanie polega na sprawdzeniu, w jakim stopniu cel projektu realizuje cel danego programu, który podlega dofinansowaniu. Jeżeli wnioski podlegają ocenie konkursowej projekty są porównywane ze sobą na podstawie zdobytych punktów, a dofinansowanie otrzymują najlepsze projekty.
Jeżeli wniosek zostanie pozytywnie zweryfikowany pod względem formalnym i merytorycznym, przedsiębiorca podpisuje umowę z instytucją, która będzie przekazywać dotację.
W umowie, o której mowa wyżej zawarte są:
• prawa i obowiązki beneficjenta dotacji,
• dokładny harmonogram realizacji danego projektu,
• rozliczanie i zasady promocji projektu,
• sposób postępowania w sytuacji, jeżeli wykonanie projektu okaże się niemożliwe.Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez przedsiębiorcę projektu. Jeżeli po podpisaniu umowy o dofinansowanie okaże się, że zajdą zmiany w projekcie muszą być zapisane w aneksie do umowy o dofinansowanie. Jeżeli w zakresie realizacji projektu zajdą zmiany przedsiębiorca ma obowiązek poinformować o tym instytucję, która przyznała dotację. Trzeba też zaznaczyć, że nie w każdym przypadku zmiana bądź zmiany w projekcie będą mogły być zapisane w aneksie do umowy o dofinansowanie. Chodzi o to, że środki z UE są przeznaczone na konkretny dany program i od celu projektu nie powinno być odstępstw.
Należy pamiętać o tym, że otrzymana dotację należy zwrócić, między innymi jeżeli:
• przedsiębiorca realizuje cel niezgodnie z założeniami, które opisał we wniosku o dofinansowanie,
• nie osiągnął zamierzonego celu (np. nie zatrudnił 20 osób w swojej firmie, który to cel wskazał we wniosku o dofinansowanie).
Dotacja podlega zwrotowi w całości lub w części.
Ponadto w umowie o dofinansowanie znajdują zapisy dotyczące zabezpieczenia realizacji projektu. Zabezpieczeniem może być np. hipoteka, cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, gwarancja bankowa. Jeżeli przedsiębiorca nie złoży stosowanego zabezpieczenia, może to wiązać się z tym, że nie otrzyma dotacji, a jeśli umowa została już podpisana – umowa ta może ulec rozwiązaniu.
Generalnie zasadą jest, że przedsiębiorca może zacząć wydatkować otrzymane środki w dniu następnym po podpisaniu umowy o dofinansowanie.
Jeżeli wniosek o dofinansowanie wiąże się z zakupem, np. środków trwałych należy przechowywać stosowne dokumenty. Chodzi o to, że przedsiębiorca na żądanie będzie zmuszony je okazać.
Wniosek o płatność trzeba sporządzić na specjalnym formularzu. Jest on składany w trakcie trwania projektu objętego wsparciem oraz na zakończenie; wniosek ten jest weryfikowany i po akceptacji staje się podstawą do rozliczenia projektu i wypłacenia dotacji.
Do wniosku o płatność dołączeniu podlegają dowody zapłaty, np. faktury, potwierdzające poniesione wydatki. Wszystkie przedmioty zakupione lub wytworzone z funduszy unijnych (produkty czy środki trwałe, takie jak maszyny, urządzenia) powinny zostać oznakowane plakietkami informacyjnymi – zgodnie ze wzorem przedstawionym w dokumentacji konkursowej. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma dofinansowanie ze środków UE powinien w widocznym miejscu umieścić symbole unijne tak, aby w ten sposób pokazać wkład Unii Europejskiej we własnym projekcie i zachęcić innych do ubiegania się o środki unijne w swoim środowisku. Taka informacja może zostać umieszczona np. na stronie internetowej firmy. Ponadto istotne jest umieszczenie logo i nazwy programu, z którego korzystał przedsiębiorca.
Zanim nastąpi płatność, trzeba złoży wniosek o płatność. Jego częścią jest sprawozdanie z realizacji projektu. W sprawozdaniu z realizacji projektu należy zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów projektu, zgodnie wnioskiem o dofinansowanie. W części sprawozdawczej wniosku o płatność trzeba opisać między innymi dalsze etapy, które w następnej kolejności będą realizowane.
Wniosek o płatność trzeba składać regularnie, nawet gdy w danym okresie przedsiębiorca nie poniósł żadnych wydatków. Spełnia on wtedy rolę sprawozdania z realizacji projektu.
Są dwie formy otrzymania dofinansowanie ze środków UE:
• zaliczka, czyli środki, które otrzymuje się przed poniesieniem wydatków,
• refundacja, czyli zwrot środków, które wcześniej poniesiono (np. ze środków własnych lub kredytu) i wydano w ramach projektu.
Aby otrzymać dofinansowanie na konto, konieczne jest rozliczenie projektu. W tym celu należy złożyć wniosek o płatność. Wniosek o płatność składa się gdy:
• beneficjent dotacji wnioskuje o refundację kosztów, które już poniósł,
• wnioskuje się o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
• gdy chodzi o otrzymane zaliczki – wtedy trzeba wykazać wydatki, które zostały poniesione i opłacone z otrzymanych wcześniej zaliczek,
• przekazywane są informacje o postępie projektu.
Jeżeli wniosek o płatność zawiera błędy, musi być uzupełniony. Umowa o dofinansowanie wskazuje, ile jest czasu na rozliczenie projektu lub jego etapów.
Najważniejszym załącznikiem do wniosku o płatność są kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych, które stanowią dowód zakupu oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Każda faktura musi być odpowiednio opisana oraz zatwierdzona przez upoważnioną do tego osobę – zgodnie z zasadami księgowymi. Podstawowym programem, które są skierowane do przedsiębiorców jest Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka. Program ten ma na celu wspieranie innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw.
Ponadto w tzw nowej perspektywie finansowej 2007-2013 mniejsze projekty mogą uzyskać dotację w ramach tzw zdecentralizowanych regionalnych programów operacyjnych. Każde z województw otrzymało pulę środków na realizacje takich programów. W ramach programów regionalnych realizowane są m.in. działania podlegające na wsparciu finansowym inwestycji dokonywanych przez przedsiębiorców oraz wsparcie firm w dostosowaniu się do wymogów ochrony środowiska. Obecnie każda osoba, która chce uzyskać dotację na rozwój formy może się starać o jej przyznanie. Dotacja wynosi do 40 tys. zł. lub 20 tys. zł. dla spółdzielni socjalnych. Jeżeli firma nie będzie funkcjonowania na rynku co najmniej rok otrzymaną dotację trzeba zwrócić.
Zasady przyznawania dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej mają się zmienić i być może będą one polegać na pożyczkach udzielanych firmom.
