Sprawozdania finansowe składają do publikacji (ogłoszenia) jednostki gospodarcze wymienione w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli jednostki, których roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Do jednostek tych zalicza się:
1) banki oraz zakłady ubezpieczeń (a od 18.06.2009 r. także zakłady reasekuracji),
2) jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych,
3) jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
4) spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji,
5) pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.
Jak już wyżej wskazano złożeniu do ogłoszenia podlegają:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- zestawienie zmian w kapitale własnym,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- opinia biegłego rewidenta lub – w miejsce opinii – informacja o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia – jeśli jednostka sporządza uproszczone sprawozdanie finansowe,
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
Składając dokumenty do publikacji należy ponadto pamiętać o piśmie przewodnim zlecającym publikację, zawierającym:
- dokładną nazwę i adres jednostki (ewentualnie poprzednią nazwę i datę zmiany),
- adres korespondencyjny (jeżeli występuje),
- nazwę i adres jednostki, na którą zostanie wystawiona faktura VAT,
- numery: NIP, REGON, PKD,
- telefon kontaktowy.
Komplet dokumentów składanych do ogłoszenia w Monitorze Polskim B jest wyceniany zgodnie z zasadami kalkulacji wydawniczej (opłata za 1 stronę wynosi – 745,91 zł brutto), a wycena wysyłana jest do adresata. Dokonanie wpłaty, czego potwierdzeniem jest wystawiana faktura VAT, jest niezbędne dla rozpoczęcia prac związanych z procesem wydawniczym.
Powyższe przepisy obowiązują do 31.12.2012 roku. Po tej dacie ogłoszenie następować będzie w ogólnokrajowym dzienniku urzędowym "Monitor Sądowy i Gospodarczy", gdzie będzie jedynie informacja o publikacji sprawozdania finansowego a nie będzie publikowane cale sprawozdanie finansowe. Do tego czasu wiele firm będzie musiało sporo zapłacić za to ogłoszenie. Średnia wartość ogłoszenia tych dokumentów to koszt wynoszący ok. 7.000 złotych, stąd też łączne roczne wpływy z tego tytułu sięgające blisko 100 mln zł stanowią nie małe wsparcie budżetu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, gdzie znajduje się Centrum Usług Wspólnych Dział Monitora Polskiego B
(02-903 Warszawa, ul. Powsińska 69/71). Z uwagi jednakże na tak duże koszty związane z publikacja jedynie ok. 40 % podmiotów wykonywało obowiązek publikacji. To po części uzasadnia likwidację tego obowiązku. Należy także przypomnieć, że wszystkie spółki wpisane do rejestru sądowego składają sprawozdania finansowe i publikują informacje w tym zakresie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, stąd Monitor Polski B jako dodatkowy publikator est zbędny.
