Szczegółowa regulacja kapitału zapasowego umieszczona została w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także w Kodeksie spółek handlowych. Kapitał zapasowy został stworzony przez ustawodawcę przede wszystkim na potrzeby spółki akcyjnej. Zgodnie z treścią art. 396 KSH, na pokrycie straty należy utworzyć kapitał zapasowy, do którego przelewa się co najmniej 8% zysku za dany rok obrotowy, dopóki kapitał ten nie osiągnie co najmniej jednej trzeciej kapitału zakładowego. Do kapitału zapasowego należy przelewać nadwyżki, osiągnięte przy emisji akcji powyżej ich wartości nominalnej, a pozostałe – po pokryciu kosztów emisji akcji. Do kapitału zapasowego wpływają również dopłaty, które uiszczają akcjonariusze w zamian za przyznanie szczególnych uprawnień ich dotychczasowym akcjom, o ile te dopłaty nie będą użyte na wyrównanie nadzwyczajnych odpisów lub strat. Statut może przewidywać tworzenie innych kapitałów na pokrycie szczególnych strat lub wydatków (są to kapitały rezerwowe). O użyciu kapitału zapasowego i rezerwowego rozstrzyga walne zgromadzenie; jednakże części kapitału zapasowego w wysokości jednej trzeciej kapitału zakładowego można użyć jedynie na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym.
Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że źródłem kapitału zapasowego w spółce akcyjnej są:
- zysk za dany rok obrotowy (co najmniej 8%);
- agio, czyli nadwyżka osiągnięta przy emisji akcji powyżej wartości nominalnej;
- inne nadwyżki po pokryciu kosztów emisji akcji;
- dopłaty za przyznanie akcjom lub akcjonariuszom szczególnych uprawnień.
Jak podkreśla A. Kidyba „Kapitał zapasowy może być ponadto uzupełniony dopłatami, które wnoszą akcjonariusze w zamian za przyznanie szczególnych uprawnień zarówno inkorporowanych w akcjach, jak i przyznanych osobiście indywidualnemu akcjonariuszowi. W art. 396 § 3 KSH mowa jest o akcjach, ale nie ma przeszkód, aby dopłaty takie były uiszczane za przyznanie akcjonariuszom praw przyznanych im osobiście. Wpłaty te są jednak przeznaczane w pierwszym rzędzie na wyrównanie nadzwyczajnych strat i odpisów, a jeżeli nie zostaną wykorzystane, przekazywane są na kapitał zapasowy”.
O użyciu kapitału zapasowego rozstrzyga każdorazowo walne zgromadzenie spółki akcyjnej. Warto wiedzieć, że decyzja w tej materii nigdy nie będzie należała do zarządu czy rady nadzorczej, nie może także określać jej statut spółki. W spółce powinien pozostać kapitał zapasowy na poziomie co najmniej 1/3 kapitału zakładowego – z tej kwoty można skorzystać jedynie celem pokrycia straty (zwykłej), która została wykazana w sprawozdaniu finansowym.
