Podstawowe zasady kontroli
Przedsiębiorcę należy zawiadomić o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
– w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
– w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
– w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
– w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie.
Upoważnienie
Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organów kontroli po okazaniu (bądź to przedsiębiorcy bądź osobie przez niego upoważnionej) legitymacji służbowej, upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Upoważnienie musi zawierać co najmniej: wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonywania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą, określenie zakresu przedmiotowego kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.
Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby upoważnionej, czynności kontrolne mogą być wszczęte po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego przedsiębiorcy lub w obecności świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę. Przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej kontrolujący ma obowiązek poinformować kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli. Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego. Nie dotyczy to sytuacji, gdy kontrola ma zapobiec popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, jest konieczna dla zabezpieczenia dowodów, jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego lub też jest prowadzona w sprawach dotyczących ochronny konkurencji i konsumentów. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego jej wykonywania. Za zgodą kontrolowanego kontrola może być przeprowadzona również w siedzibie organu kontroli jeżeli usprawni to jej przeprowadzenie. Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowanie pracy przedsiębiorstwa.
Obowiązek prowadzenia książki kontroli
Przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Książka kontroli może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W praktyce często przyjmuje formę zbioru dokumentów. Przedsiębiorca prowadząc książkę w formie elektronicznej dokonuje wpisów i aktualizacji. Dane zawarte w książce mającej formę elektroniczną muszą znaleźć potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez podmiot gospodarczy. W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli, chyba że jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W przypadku prowadzenia książki w formie elektronicznej należy przekazać wydruk z systemu z poświadczonym podpisem przedsiębiorcy. Organ kontroli dokonuje wpisów w książce kontroli. Taki wpis obejmuje:
– oznaczenie organu kontroli,
– oznaczenie upoważnienia,
– zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
– daty podjęcia i zakończenia kontroli,
– zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
– uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
– uzasadnienie wszczęcia kontroli,
– uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,
– uzasadnienie wprowadzenia przerwy w trakcie trwania kontroli.
Prawo sprzeciwu
Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania czynności kontrolnych. Powyższej czynności może dokonać w przypadku naruszenia przez organ kontroli przepisów ustawy, np. niedopełnienie obowiązku dostarczenia przez organ zawiadomienia o wszczęciu czynności kontrolnych, brak upoważnienia do dokonania kontroli, czy brak legitymacji służbowej. Sprzeciw wnosi się w formie pisemnej do organu kontroli, w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. W wniesieniu sprzeciwu należy także pisemnie zawiadomić kontrolującego. Czynność ta musi być uzasadniona. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych. W takim przypadku organ kontroli może w drodze postanowienia dokonać zabezpieczenia dowodów. Zabezpieczeniu podlegają dokumenty, informacje, próbki wyrobów i inne nośniki informacji. Organ ten rozpatruje sprzeciw w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania oraz wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub o kontynuowaniu tych czynności. Na takie postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie, które należy wnieść w terminie 3 dni od dnia jego otrzymania. Rozstrzygnięcie zażalenia następuje w drodze postanowienia, nie później niż w terminie 7 dnia od dnia jego wniesienia. Nierozpatrzenie zażalenia w tym terminie jest równoznaczne z jego uznaniem i odstąpieniem od czynności kontrolnych.
