Weryfikacja na etapie rejestracji w KRS
Pierwszy rodzaj komunikacji między KRS i KRK polega na weryfikacji danych osobowych przekazywanych do KRK przez KRS na etapie dokonywania wpisu podmiotu do rejestru bądź przy dokonywaniu zmian osobowych w organach podmiotu wpisanego do KRS. Jeżeli chodzi o weryfikację osób podlegających wpisowi do KRS co do ich figurowania w określonym zakresie w KRK, to okoliczności te są weryfikowane na podstawie żądania kierowanego automatycznie do KRK przez system teleinformatyczny KRS. Procedura ta jest taka sama jak działająca już procedura weryfikacji oznaczenia osób wpisywanych do KRS w systemie PESEL. Po wprowadzeniu danych osoby fizycznej celem weryfikacji, żądanie jest więc przesyłane zarówno do systemu PESEL, jak i systemu KRK. W systemie KRK najpierw następuje sprawdzenie, czy dana osoba jest wpisana w KRK w związku z popełnieniem czynów, o których mowa w przepisach ustanawiających wymogi niekaralności. W rezultacie tego sprawdzenia sąd rejestrowy otrzymuje informację, że osoba taka nie figuruje w danym zakresie w KRK, bądź jest w tym zakresie w KRK wpisana. Dopiero po otrzymaniu przez sąd rejestrowy informacji, iż dana osoba jest wpisana do KRK, następuje dalsza weryfikacja danych. Potem KRK przez system teleinformatyczny przekazuje sądowi rejestrowemu dokładną informację wraz ze wskazaniem danych dotyczących konkretnego skazania (orzeczenia sądu).
Przekazywanie informacji z KRK
Drugi rodzaj komunikowania się między rejestrami polega na informowaniu przez KRK o skazaniu określonych osób już wpisanych w KRS w związku ze skazaniem za czyny, o których mowa w przepisach wprowadzających wymogi niekaralności, a także o osobach, wobec których orzeczono środki karne z art. 39 pkt 2 kk. Informacje w tym zakresie są przesyłane z urzędu z systemu KRK do systemu KRS. Jeżeli KRK otrzyma zwrotną informację, że konkretna osoba jest wpisana do KRS (z wyjątkiem wpisu w charakterze wspólnika), wówczas właściwy sąd rejestrowy otrzyma dokładne informację dotyczące skazania lub orzeczonych w stosunku do tej osoby w/w środków karnych. Pozwoli to sądowi na ewentualne wszczęcie postępowania z urzędu mającego na celu wykreślenie danej osoby z KRS.
Pozostałe zmiany
Zmiany dotyczą również funkcjonowania samego Krajowego Rejestru Karnego oraz sądów powszechnych w zakresie, w jakim sądy te sporządzają dokumenty podlegające rejestracji w KRK. Sądy, w których pozwala na to stan przygotowań technicznych, mają obowiązek przekazywania kart rejestracyjnych i zawiadomień, tj. dokumentów, na podstawie których przetwarza się dane osobowe lub dane o podmiotach zbiorowych na potrzeby KRK, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ponieważ wiele sądów musi dostosować swoje warunki techniczne do standardów umożliwiających wdrożenie systemu teleinformatycznego, przez pewien czas będzie jeszcze równolegle funkcjonować także tradycyjna papierowa forma dokumentów przesyłanych pocztą. Nowelizacja zawiera także regulację dotyczącą kwestii uwierzytelniania kart rejestracyjnych i zawiadomień przekazywanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Od tej pory zarówno zawiadomienia, jak i karty rejestracyjne przekazywane do KRK za pośrednictwem systemu teleinformatycznego powinny być opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem wystawianym przez Ministra Sprawiedliwości, zwanym „sądowym podpisem elektronicznym”. Ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym została uzupełniona o regulacje dotyczące przesyłania przez KRK za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, informacji do sądów o ponownym skazaniu oraz zawiadomień o udzieleniu skazanemu zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego. Takie rozwiązanie ma znacznie przyspieszyć przekazywanie sądom tych danych.
