Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych przez spółki został określony w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego spółki, a także przedstawienia go właściwym organom spółki do zatwierdzenia spoczywa zawsze na kierowniku danej jednostki. W praktyce w spółkach kapitałowych takie czynności będą obciążać konkretnego członka zarządu lub innego organu zarządzającego. W przypadku spółki cywilnej lub osobowej spółki prawa handlowego będą to wspólnicy prowadzący sprawy spółki, ewentualnie w przypadku spółki partnerskiej – członkowie zarządu (oczywiście tylko wtedy, gdy taki organ został w ogóle w spółce partnerskiej powołany).
Pamiętajmy przy tym, że kierownik jednostki (a w praktyce wszystkie podmioty wcześniej przeze mnie wymienione) oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.
Sprawozdanie finansowe sporządza się zasadniczo na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.
Zgodnie z treścią art. 50 ustawy o rachunkowości, informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być wykazywane ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki. Jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęła dwóch z następujących trzech wielkości:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2.000.000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4.000.000 euro
– może sporządzić sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej, wykazując informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 do ustawy, literami i cyframi rzymskimi. Informację dodatkową sporządza się w odpowiednio uproszczonej formie. W przypadku gdy informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok poprzedzający rok obrotowy, to przy sporządzaniu sprawozdania finansowego pozycje te pomija się. Warto przy tym pamiętać, że średnie i małe jednostki gospodarcze podlegające ustawie o rachunkowości mogą sporządzać sprawozdania finansowe w formie uproszczonej ograniczając się do pozycji oznaczonych w załączniku nr 1 do tej ustawy do liter i cyfr rzymskich. Przepisowi temu nie podlegają jednak banki i zakłady ubezpieczeniowe.
Kierownik jednostki musi zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.
Czasu na odbycie zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki nie pozostało już dużo. Jeśli spółka przyjmuje za rok oborowy rok kalendarzowy, to musi zatwierdzić swoje sprawozdanie do 30 czerwca. Niesporządzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy skutkuje powstaniem odpowiedzialności karnej. Zgodnie z treścią art. 77 omawianej ustawy, każdy kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Jednocześnie każdy kto wbrew przepisom ustawy:
- nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
- nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
- nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
- nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
- nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych wymaganych ustawą dokumentów
– podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Jak się okazuje nie jest to jednak jedyny termin, o którym musi pamiętać spółka. Roczne sprawozdanie musi bowiem zostać złożone do rejestru sądowego, dotyczy to nie tylko sprawozdań finansowych, ale także sprawozdania zarządu z działalności spółki, opinii biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało audytowi), odpisu uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe oraz uchwały dotyczącej podziału zysku lub pokrycia straty. Czas na dokonanie tej czynności, zgodnie z regulacją art. 69 ustawy o rachunkowości to 15 dni od dnia odbycia zgromadzenia wspólników. Kara za niedopełnienie powyższego obowiązku jest taka sama jak w przypadku niesporządzenia sprawozdania finansowego, a zatem będzie to grzywna lub ograniczenie wolności.
