Które zgłoszenia sygnalistów trzeba obsługiwać?
Obowiązek zgłaszania naruszeń dotyczy prawa ogólnie obowiązującego. To, czy warto objąć systemem także regulacje wewnętrzne (np. procedury, regulaminy, kodeksy etyczne) zależy od potrzeb danej organizacji, jej rozmiarów i branży, w której działa. Uwzględnienie szerszego zakresu zgłoszeń będzie się wiązać z otrzymywaniem większej ilości bardziej zróżnicowanych powiadomień.
Prawo do zgłaszania naruszeń powinni posiadać przynajmniej wszyscy pracownicy organizacji. Pracodawca może włączyć do grona uprawnionych także inne podmioty, np. akcjonariuszy, kontrahentów lub klientów. W takiej sytuacji również można się spodziewać, że zgłoszenia będą bardziej różnorodne.
Zakres tematyczny zgłoszeń może okazać się szeroki nawet w przypadku obsługi powiadomień w „podstawowym” wariancie, w którym uprawnieni do zgłaszania naruszeń są jedynie pracownicy. Zgodnie z projektem ustawy naruszenia mogą dotyczyć m.in.:
• zamówień publicznych,
• prania brudnych pieniędzy,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• ochrony środowiska,
• bezpieczeństwa żywności,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
Szeroki zakres tematyczny zgłoszeń nie powinien budzić obaw, ponieważ osoba zajmująca się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nie musi posiadać wiedzy w każdej wymienionej dziedzinie. Wystarczy, że w razie potrzeby będzie miała możliwość skonsultowania się z odpowiednim specjalistą, który dostarczy informacji potrzebnych do rozpatrzenia zgłoszenia. Przydatne podczas obsługi zgłoszeń będą natomiast doświadczenie lub przeszkolenie z zakresu rozpatrywania skarg i wniosków oraz dobry kontakt z innymi pracownikami. Warto również pamiętać, że może być to zajęcie czasochłonne, dlatego osoba obsługująca zgłoszenia powinna mieć przestrzeń czasową na przyjęcie tych obowiązków.
Czy dział HR powinien obsługiwać zgłoszenia?
Obsługą zgłoszeń sygnalistów w dużych organizacjach najczęściej zajmuje się zespół ds. compliance lub osoba na stanowisku compliance officera. Jednak w wielu polskich przedsiębiorstwach takie stanowiska nie funkcjonują. W takim wypadku można rozważyć zlecenie opieki nad systemem pracownikom działu HR.
Przydzielenie im tego zadania ma niewątpliwie zalety–zespół HR ma zazwyczaj szeroką wiedzę o funkcjonowaniu całej organizacji oraz posiada informacje na temat składu personalnego poszczególnych zespołów. Ma także doświadczenie w rozpatrywaniu skarg i wniosków z zakresu pracowniczego. Zaangażowanie działu HR w obsługę zgłoszeń może okazać się wskazane w sytuacji, w której procedura obejmować będzie regulacje wewnętrzne.
Jednak nie wszystkie zgłoszenia dział HR będzie mógł rozwiązać samodzielnie. Nieprawidłowości związane z szeroko rozumianymi kwestiami prawnymi, takie jak np. naruszenia wymagań giełdowych, księgowych, środowiskowych, z zakresu bezpieczeństwa produktów itd. będą wymagały dodatkowej konsultacji ze specjalistą. W takiej sytuacji pracownicy działu HR mogą pełnić funkcję wstępnych weryfikatorów i pośredników pomiędzy osobą zgłaszającą a ostatecznie podejmującą decyzję w sprawie.
Jakie rozwiązanie jest najkorzystniejsze?
Wybór podmiotu obsługującego zgłoszenia jest uzależniony od rodzaju spodziewanych zgłoszeń, doświadczenia w sprawach z obszaru compliance, zasobów kadrowych organizacji oraz wewnętrznego systemu podejmowania wiążących decyzji. Trzy najczęściej wybierane do tego zadania podmioty to:
• pracownicy działu HR ze wsparciem innych osób z organizacji (np. działu prawnego),
• specjalny zespół/komisja ds. zgłoszeń o stałym lub zmiennym składzie,
• podmiot zewnętrzny.
Bez względu na to, komu pracodawca zleci obsługę zgłoszeń sygnalistów, trzeba będzie podjąć podobne działania z zakresu organizacji pracy. Wyznaczone osoby powinny zostać wyposażone w dodatkowe uprawnienia i narzędzia umożliwiające im wykonanie pracy. Warto także zawczasu przewidzieć, jaką formę przyjmą wewnętrzne procedury konsultacyjne (zarówno w zakresie konsultacji wewnętrznych, jak i zewnętrznych, np.przy pomocy kancelarii prawnej lub biura księgowego). Pracodawca może zdecydować się na jednorazową współpracę lub stałe członkostwo specjalistów albo komisji rozpatrującej zgłoszenia.
Pomocne w obsłudze zgłoszeń sygnalistów są również specjalne systemy elektroniczne, np. WhistBoard .Takie narzędzie umożliwia sygnaliście dokonanie zgłoszenia, które zostaje przyjęte i potwierdzone przez przypisanego operatora. W kolejnych etapach obsługi zgłoszenia system pozwala m.in. na bezpieczną komunikację ze zgłaszającym i skuteczne zarządzanie zgłoszeniami.Pomaga również dokumentować podjęte działania oraz zachować poufność i ochronę danych osobowych sygnalistów.
