Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, o ile przepisy lub statut nie stanowi inaczej (art. 41 Kodeksu cywilnego, dalej: k.c.). W przepisach Kodeksu cywilnego nie ma definicji oddziału spółki, natomiast jest uregulowana kwestia oznaczania takiego oddziału. Firma (nazwa) oddziału osoby prawnej zawiera pełną nazwę tej osoby oraz określenie „oddział" ze wskazaniem miejscowości, w której oddział ma siedzibę (art. 436 k.c.).Definicji oddziału spółki nie zawiera także Kodeks spółek handlowych. Jedynie w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r., nr 220, poz. 1447, z późn. zm.) można znaleźć definicję oddziału przedsiębiorcy. Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oddziałem jest wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.
W przypadku gdy jednostka spółki spełnia powyższe kryteria, a więc jest wyodrębniona i samodzielna pod względem organizacyjnym oraz znajduje się poza siedzibą główną spółki, jest to oddział spółki. Oddział spółki prowadzi samodzielnie księgowość, posiada także organ decyzyjny i zarządzający tym oddziałem.
Siedziba oddziału spółki oraz jej adres podlega wpisaniu do KRS. Ponadto, jeżeli spółka powołała do życia oddział po wpisaniu spółki do KRS, musi złożyć wniosek o zmianę danych do KRS. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej wnioskiem o zmianę danych podmiotu w KRS jest formularz KRS Z3. Natomiast zmianę, polegającą na wpisaniu do KRS oddziałów i terenowych jednostek organizacyjnych należy zgłosić do rejestru wypełniając formularz KRS ZA.
Warto dodać, że do KRS muszą być także wpisani przedsiębiorcy zagraniczni, którzy tworzą oddziały swojej spółki na terytorium Polski.
Podstawa prawna:
• art. 41, art. 436 Kodeksu cywilnego
• art. 5 pkt 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r., nr 220, poz. 1447, z późn. zm.)
• art. 38 pkt 1 lit. d), art. 38 pkt 14 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. Dz.U. z 2007 r., nr 168, poz. 1186, z późn. zm.).
