Zgodnie z treścią § 19 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Musimy przy tym pamiętać, że nie dotyczy to jednak kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas.
Od 1 stycznia 2013 r. dotychczas obowiązujący 2 letni okres przechowywania paragonów został wydłużony aż do 5 lat. Zmiany zostały wymuszone niejako przez ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a dokładniej przez jej art. 112. Zgodnie z powyższym przepisem, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty (a zatem także paragony) związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi w praktyce 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dłuższy termin to spore udogodnienie, ale raczej nie dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Zmiany będą korzystne w zasadzie tylko dla organów kontroli skarbowej, ponieważ będą one mogły żądać udokumentowania przez przedsiębiorcę dokonanej czynności sprzedaży nawet za 5 lat wstecz. Niestety nowelizacja odbije się negatywnie wobec przedsiębiorców, którzy poniosą dodatkowe koszty związane z dłuższym okresem przechowywania paragonów – a nie jest to takie proste, zwłaszcza w sytuacji, gdy mamy do czynienia z dużą firmą o ogromnych obrotach handlowych. Problem może dotyczyć także popularnej kwestii blaknięcia paragonów. Zdaniem Ministerstwa Finansów dotyczy to jedynie przedsiębiorców, którzy korzystają z kas rejestrujących z kopią papierową, bez atestowanych gatunków papieru i/lub nie zapewniają prawidłowych warunków przechowywania. Nie wiemy jednak w praktyce ilu takich przedsiębiorców jest w Polsce. Z drugiej strony można skorzystać z nowocześniejszych rozwiązań, jak choćby zakupu kas z elektronicznym zapisem kopii – jest to jednak kolejny wydatek.
Ministerstwo podkreśla, że zmiany zostały podyktowane na prośbę samych przedsiębiorców. Wg wiceministra finansów Macieja Grabowskiego „Wprowadzenie tego szczególnego rozwiązania związane było z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania znacznej ilości rolek dokumentacji paragonowej oraz wprowadzeniem nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych”.
