Kodeks spółek handlowych nie precyzuje w jakim czasie sprawozdanie zarządu winno zostać sporządzone. Datami granicznymi są z jednej strony zakończenie roku obrachunkowego a z drugiej zatwierdzenie takiego sprawozdania, które winno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego. Zgodnie z przepisami K.s.h. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki powinno odbyć się podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy. Każdy ze wspólników ma jednakże prawo do żądania przedstawienia mu dokumentów związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego w tym sprawozdania zarządu przed terminem zgromadzenia. Dokumenty takie powinny być udostępnione wspólnikom lub akcjonariuszom co najmniej na 15 dni przed zgromadzeniem, stąd datą graniczną dla sporządzenia sprawozdania zarządu nie jest dzień zgromadzenia ale właśnie termin na 15 dni przed wyznaczonym zgromadzeniem. W praktyce sprawozdanie zarządu czy też rady nadzorczej sporządzane jest po sporządzeniu sprawozdania finansowego, a także po sporządzeniu opinii biegłego jeżeli taka jest wymagana gdyż wiele elementów w tych dokumentach można w nim zamieścić.
Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o
1) zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
2) przewidywanym rozwoju jednostki;
3) ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
4) aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
5) nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów (akcji) w przypadku ich zbycia;
6) posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);
7) instrumentach finansowych w zakresie:
a) ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
b) przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń
8) stosowaniu zasad ładu korporacyjnego w przypadku jednostek, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Sprawozdanie z działalności jednostki powinno również obejmować – o ile jest to istotne dla oceny sytuacji jednostki – wskaźniki finansowe i niefinansowe, łącznie z informacjami dotyczącymi zagadnień środowiska naturalnego i zatrudnienia, a także dodatkowe wyjaśnienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym
Zgodnie z art. 49 ustawy o rachunkowości obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki, czyli w przypadku spółki akcyjnej odpowiedzialność ta ciąży na zarządzie spółki. Chodzi o zarząd aktualny na dzień sporządzenia sprawozdania. Przy przygotowywaniu jednak takiego sprawozdania nowy zarząd może żądać współdziałania osób wchodzących w skład poprzedniego zarządu. Zgodnie z art. 370 § 3 K.s.h. (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością art. 203 § 3 K.s.h.) odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany złożyć wyjaśnienia w toku przygotowywania sprawozdania zarządu i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu.
Były członek Zarządu ma także prawo wglądu w treść sprawozdania z działalności i sprawozdania finansowego spółki (wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta), a także składania spółce pisemnej opinii dotyczącej tych dokumentów. Prawem i obowiązkiem byłego członka zarządu jest obecność na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy, na którym będzie podejmowana uchwała zatwierdzająca sprawozdania a także uchwała o udzieleniu absolutorium z wykonanych obowiązków.
Jarosław Olejarz
www.SerwisPrawa.pl
