Kto musi sporządzić sprawozdanie?
Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, którzy udzielą w 2012 r. zamówień o wartości powyżej 14.000 euro. Co za tym idzie, zamawiający, którzy w 2012 r. nie udzielą żadnych zamówień lub wartość tych zamówień nie przekroczy progu 14.000 euro nie będą musieli składać takiego sprawozdania. Należy jednak pamiętać, że oprócz zamawiających z sektora publicznego obowiązek sporządzenia sprawozdania obciąża również podmioty prywatne. Dotyczy to zamawiających, którzy udzielą chociaż jednego zamówienia na roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi, o wartości równej lub przekraczającej 14.000 euro, które w ponad 50% zostanie sfinansowane ze środków publicznych. Z kolei zamawiający udzielający zamówień sektorowych muszą uwzględnić w przedmiotowym sprawozdaniu także informacje dotyczące udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż 14.000 euro. Jakie dane powinno zawierać sprawozdanie roczne?
Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego, w tym przypadku będą to dane za cały 2012 rok. Muszą się w nim znaleźć informacje o wszystkich umowach w sprawie zamówienia publicznego zawartych w 2012r. przez zamawiającego. Nie ma znaczenia, czy umowy te będą obejmowały okres całego roku, część roku, czy będą wykraczały poza 2012r., ani też, czy umowa zostanie wykonana i środki zostaną wydatkowane. Ważne jest tylko to, że umowa o określonej wartości zostanie formalnie zawarta w roku sprawozdawczym, a tym samym zamawiający udzieli określonego kwotowo zamówienia publicznego
Sposób składania sprawozdania
Sprawozdanie o udzielonych zamówieniach za rok 2012r. należy złożyć drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych (UZP). Przepisy nie przewidują obowiązku wysyłania do UZP wydruku sprawozdania pocztą, czy faksem, dlatego też trzeba to zrobić drogą elektroniczną. Jest to możliwe jedynie wtedy, gdy zamawiający podmiot posiada login i hasło umożliwiające korzystanie z Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP). Podmioty, które nie posiadają hasła i loginu zgłosić się do BZP w sprawie ich uzyskania. Formularz ten należy wypełnić i wysłać on-line przez stronę portalu. Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w dokumencie sprawozdania numeru referencyjnego i daty, wygenerowanych z systemu UZP. Na koniec trzeba wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym i zachować w aktach. Należy pamiętać, żeby zrobić to do 1 marca 2013r.
