Anonimowy i jawny whistleblowing – wady i zalety
Anonimowy whistleblowing ma zarówno dobre, jak i złe strony. Jest to rozwiązanie zachęcające potencjalnego informatora do tego, aby dla dobra wspólnego podzielił się swymi obserwacjami. Anonimowość daje sygnaliście poczucie komfortu w postaci teoretycznie niższego ryzyka działań odwetowych. Natomiast zgłoszenie jawne, choć pozbawione tej zalety, umożliwia pracodawcy podjęcie realnych działań zmierzających do ochrony sygnalisty przed odwetem. Jawność nie musi zatem oznaczać braku bezpieczeństwa. To, co odróżnia zgłoszenia jawne od anonimowych, wyraża się również w jakości wewnętrznego dochodzenia oraz podejmowanych działań następczych. Pracodawcy trudniej jest prowadzić dochodzenie na podstawie anonimowego zgłoszenia z powodu braku kontaktu z sygnalistą. Tymczasem w zgłoszeniu jawnym otwarcie można zwrócić się do sygnalisty z prośbą o udzielenie dalszych wyjaśnień. Ma to ogromny wpływ na efektywność postępowania nakierowanego na zdefiniowanie i usunięcie powstałego w firmie problemu. Wreszcie anonimowość niesie za sobą ryzyko w postaci dokonywania zgłoszeń wrogich, niemających pokrycia w rzeczywistości.
Sygnalista anonimowy w świetle prawa Unii Europejskiej
Na gruncie prawa UE obowiązuje zasada, wedle której decyzja o obowiązku przyjmowania anonimowych zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania w związku z nimi działań następczych należy do państw członkowskich. Jeżeli dane państwo członkowskie umożliwia sygnalistom dokonywanie zgłoszeń anonimowych, funkcjonujący na jego obszarze pracodawcy powinni przewidzieć taką możliwość w ramach zakładowych procedur sygnalizowania. Wewnętrzna procedura mówiąca o tym, jak stosować whistleblowing, powinna obejmować szereg elementów, a w nich określenie zasad podejmowania działań następczych w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych, o ile prawo krajowe przewiduje takie działania. Z punktu widzenia powyższych rozważań stwierdzić zatem trzeba, że prawodawca unijny jedynie otwiera drogę dla dokonywania anonimowych zgłoszeń wewnętrznych, czyniąc je rozwiązaniem fakultatywnym.
Anonimowość sygnalisty w Polsce
W najnowszym projekcie polskiej ustawy implementującej dyrektywę proponuje się elastyczne podejście w odniesieniu do możliwości wdrożenia anonimowego trybu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Przepisy ustawy stosowane będą do anonimowego zgłoszenia informacji wyłącznie w przypadkach, gdy taką możliwość przewiduje regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Polski prawodawca nie ogranicza zatem rozwiązania zaproponowanego przez UE. Wręcz przeciwnie – daje pracodawcom prawo honorowania zgłoszeń anonimowych sygnalistów, o ile uważają oni, że taka potrzeba w konkretnym zakładzie pracy istnieje. Ustawodawca dostrzega, że anonimowość może sprzyjać dokonywaniu nieprawdziwych zgłoszeń. Warto zauważyć, że instytucja sygnalisty ma na celu usprawnienie funkcjonowania zakładu pracy, a dokonywanie nieprawdziwych zgłoszeń może realizację tego celu zakłócić. Do tego dochodzą trudności w uzyskaniu dalszych informacji od anonimowego zgłaszającego, gdy przekazane informacje są istotne, lecz niepełne. Z drugiej strony polski prawodawca przyznaje, że w pewnych warunkach zgłoszenie anonimowe może być uzasadnionym rozwiązaniem. W efekcie jednak projektowana ustawa za punkt wyjścia przyjmuje zgłoszenia jawne, zastrzegając jedynie możliwość wdrożenia procedur zgłoszeń anonimowych. Decyzja o przetwarzaniu informacji otrzymywanych anonimowo pozostawiona jest więc uznaniu pracodawcy, który ze względu na specyfikę ustanowionej procedury oraz stosownie do potrzeb może zdecydować o przetwarzaniu informacji otrzymywanych w sposób anonimowy.
Rozwiązania organizacyjne odpowiednie dla zgłoszeń anonimowych
Podejmując próbę udzielenia odpowiedzi na pytanie postawione w tytule artykułu – polski ustawodawca preferuje zgłoszenia jawne. Najprawdopodobniej jednak pracodawcy będą mogli przyjmować także zgłoszenia anonimowe. Dla obsługi zgłoszeń anonimowych konieczne będzie ustanowienie odpowiednich procedur wewnątrzzakładowych (regulaminów) oraz rozwiązań organizacyjnych zapewniających ochronę sygnalistów i poufność przekazywanych przez nich danych. Do bezpiecznych oraz funkcjonalnych rozwiązań w tej mierze zaliczyć można profesjonalne systemy przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, takie jak np. WhistBoard. Założeniem systemu WhistBoard jest umożliwienie dokonania zarówno jawnego, jak i całkowicie anonimowego zgłoszenia wewnętrznego bez potrzeby rejestrowania danych sygnalisty. Dzięki temu każdy zobowiązany do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych przedsiębiorca ma możliwość dostosowania swojej firmy do nowych regulacji prawnych.
Źródło:
Uzasadnienie projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, https://legislacja.gov.pl/projekt/12352401 [dostęp: 24.4.2022 r.].
