Spis treści
Monitoring ryzyk
Niepewne otoczenie biznesowe, wahania koniunkturalne, sytuacja geopolityczna determinują konieczność powołania jednostki, która będzie monitorowała i analizowała zagrożenia dla działalności konkretnego podmiotu w ramach jego struktury. Compliance ma za zadanie dostarczać swoistego rodzaju rozwiązania pozwalające obniżyć występowanie różnego rodzaju ryzyka, które związane jest z podejmowaniem decyzji biznesowych.
Budowanie działu compliance
Jak zorganizować dział compliance? To częste pytanie, które jest zdeterminowane przede wszystkim cechami podmiotu, który zamierza wprowadzić taką strukturę. Pierwszą zmienną od której zależy model działu compliance jest zakres zadań objętych procedurami zgodności. Jeśli zakres tych zadań jest niewielki, to warto zastanowić się nad rozdysponowaniem zadań z zakresu szeroko pojętego compliance w ramach istniejącego już zespołu (np. reorganizacja działu audytu, działu prawnego). Ogólni przyjętą praktyką, w ramach realizacji zadań z zakresu zgodności, jest zbudowanie autonomicznego działu compliance. Alternatywną formą urzeczywistniania zadań dotyczących zgodności jest ich zlecenie wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu w ramach outsourcingu.
Struktura działu compliance
Jeśli podjęliśmy się stworzenia nowej wyodrębnionej struktury w ramach naszej organizacji w postaci wewnętrznego działu compliance, powinniśmy być świadomi jakie stworzymy stanowiska i jaki zakres odpowiedzialności i kompetencji wiąże się z poszczególnym stanowiskiem. Podstawowym stanowiskiem dla wyodrębnionego działu compliance jest „Compliance Manager” (w literaturze i praktyce wyróżnia się różne nazewnictwo). Jest to osoba, która zarządza zespołem compliance. Osoba sprawująca tą funkcję musi posiadać bardzo dużą wiedzę o organizacji. Ponadto, osoba zatrudniona na tym stanowisku musi mieć zapewnioną niezależność od zarządu. Compliance Manager powinien być budowniczym zespołu w poszczególnej organizacji. Kolejnym stanowiskiem w dziale compliance jest „Compliance officer”, którym jest wyspecjalizowany pracownik, który wykonuje zadania z zakresu compliance. Ponadto trzeba wyróżnić stanowiska charakterystyczne dla działów Compliance instytucji finansowych. W ramach tych podmiotów należy wyróżnić m.in.: ,,kontrolera zgodności”, który zajmuje się np. kontrolą przestrzegania przez bank obowiązków w zakresie ustawy o obrocie instrumentami finansowymi oraz „ specjalistę AML” , którym jest pracownik znający regulację i procedury w zakresie zapobiegania praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Co więcej do działu compliance można włączyć osobę Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zajmującą się kwestiami ochrony danych osobowych.
Jak usprawnić pracę działu compliance?
Czynnikiem znacząco zwiększającym efektywność pracy działu i obniżającym koszty jest korzystanie przez pracowników zajmujących się compliance z dedykowanych systemów informatycznych dla działów compliance. Wartościowym narzędziem dla pracy w dziale compliance jest system neoCompliance opracowany przez wrocławską firmę Prawo & Biznes sp. z o.o. NeoCompliance, oprócz cech właściwych dla standardowego systemu informacji prawnej posiada wiele funkcjonalności przeznaczonych dla Compliance tj. jak np. automatyczną weryfikację treści pod kątem obecności podmiotów znajdujących się na listach sankcyjnych oraz listach PEP. System umożliwia także automatyczną kontrolę dokumentów w kontekście zawartości ewentualnych klauzul niedozwolonych. Ponadto użytkownik posiada możliwość bieżącego monitoringu działalności organów regulacyjnych na szczeblu krajowym jak i Unii Europejskiej.
