Zgodnie z treścią art. 55 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, do rejestru dłużników niewypłacalnych wpisuje się z urzędu: osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie ich upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych; wspólników ponoszących odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, z wyłączeniem komandytariuszy w spółce komandytowej, jeżeli ogłoszono jej upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie jej upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych; dłużników, którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu egzekucyjnym; osoby, które przez sąd upadłościowy zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym lub spółdzielni; dłużników, którzy zalegają z zapłatą ponad 6 miesięcy.
Tak jak wpis do rejestru może zostać dokonany na wniosek, tak też można domagać się jego usunięcia. Zgodnie z art. 59 ustawy, sąd rejestrowy z urzędu wykreśla wpisy z rejestru dłużników niewypłacalnych w razie uchylenia lub zmiany postanowienia, na którego podstawie wpisy były dokonane. Wpisy te nie podlegają ujawnieniu. Sąd rejestrowy z urzędu dokonuje wykreślenia wpisów, gdy uchylono orzeczenie o ogłoszeniu upadłości, albo na wniosek osoby wpisanej do rejestru dłużników niewypłacalnych, gdy tytuł wykonawczy, który stanowił podstawę wpisu, został prawomocnym orzeczeniem sądu pozbawiony wykonalności. Wpisy wykreślone w całości nie podlegają ujawnieniu. Wpisy dokonane w rejestrze dłużników niewypłacalnych podlegają wykreśleniu z urzędu po upływie 10 lat od dokonania wpisu. Jeżeli w orzeczeniu sądu prowadzącego postępowanie upadłościowe został oznaczony krótszy termin zakazu, wykreślenie może nastąpić na wniosek dłużnika po upływie tego terminu. Wpisy wykreślone w całości nie podlegają ujawnieniu. Pamiętajmy przy tym, że postanowienie o zakończeniu postępowania upadłościowego, wydane po zaspokojeniu przez dłużnika wszystkich wierzycieli, nie stanowi podstawy do wykreślenia go z rejestru dłużników niewypłacalnych. Taką podstawą jest jednak umorzenie postępowania o wyjawienie majątku.
Wykreślenie wpisu z rejestru może odbyć się także na wniosek osoby wpisanej do rejestru w sytuacji, gdy tytuł wykonawczy stanowiący podstawę wpisu, został pozbawiony wykonalności prawomocnym orzeczeniem sądu. W tym celu zainteresowany musi złożyć wniosek do KRS na formularzu KRS-D3, pamiętając przy tym o dołączeniu do niego powyższego prawomocnego orzeczenia.
