Zasadniczym przepisem w tej materii jest art. 86 PZP, zgodnie z którym z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. Samo otwarcie ofert jest już jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. Pamiętajmy, że bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. Wszystkie powyższe informacje przekazuje się niezwłocznie wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, nie zapominajmy jednak, że może to nastąpić wyłącznie na ich wniosek.
Z powyższego wynika zatem, że oferty są udostępniane dopiero po ich otwarciu. Pamiętajmy jednak, że nie wolno udostępniać informacji innych niż wskazane powyżej – przykładowo takich, które dotyczą spełnienia warunków udziału w postępowaniu przetargowym. Zgodnie z art. 96 PZP, w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zawierający co najmniej:
- opis przedmiotu zamówienia;
- informację o trybie udzielenia zamówienia;
- informacje o wykonawcach;
- cenę i inne istotne elementy ofert;
- wskazanie wybranej oferty lub ofert.
Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. Sam protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Zamawiający zwraca wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożone przez nich plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały.
Reasumując zapoznanie się z ofertą przetargową jest możliwe wyłącznie na wniosek w przedmiocie udostępnienia protokołu wraz z załącznikami w wybranej formie. Jednakże nigdy nie otrzymamy informacji, które stanowią tajemnicę innego przedsiębiorcy.
