Spis treści
Moduł fiskalny to istotny element urządzenia rejestrującego sprzedaż. Zapisywane są na nim wszystkie informacje dotyczące dokonanych transakcji, m.in. w formie raportów dobowych. Pojemność rzędu 1 830 rekordów, którą oferuje większość kas fiskalnych, jest liczbą wystarczającą na co najmniej 5 lat pracy (przy założeniu, że firma prowadzi handel codziennie).
Jeśli zbliża się moment zapełnienia modułu, a przedsiębiorca chce kontynuować obsługę klientów indywidualnych, niezbędne będzie podjęcie odpowiednich kroków. Niemniej, zarówno w przypadku wymiany pamięci w starej kasie, jak i zakupu nowego urządzenia, należy się liczyć z kilkoma konsekwencjami. Poza tym, decyzję najlepiej podjąć około 30-60 dni przed wyczerpaniem modułu. Pozwoli to na spokojne przejście przez wszystkie formalności.
Wymiana modułu fiskalnego oznacza przestój w sprzedaży
Wymiany modułu fiskalnego nie da się załatwić podczas jednorazowej wizyty w firmie serwisującej. To czasochłonny proces, który składa się z wielu etapów. Najpierw trzeba m.in. zlecić odczyt dotychczasowej pamięci fiskalnej oraz zadbać o to, aby kasa została wyrejestrowana z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy. A kiedy moduł fiskalny zostanie już wymieniony, niezbędne będzie ponowne zgłoszenie urządzenia do naczelnika właściwego US oraz wykonanie fiskalizacji. Szczegółowy opis wszystkich procedur zawarto w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku.
Osobną kwestią jest inwestowanie w kasę, która była użytkowana przynajmniej przez 5 lat. Za wymianę modułu fiskalnego trzeba bowiem zapłacić i to około kilkaset złotych. Część urządzeń po takim czasie może być wyraźnie wyeksploatowana. Nie to jednak jest największym minusem. Wymiana pamięci w urządzeniu zawsze będzie oznaczała konieczność zawieszenia sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych (jeżeli firma nie korzysta z innych kas lub nie posiada urządzenia rezerwowego). W niektórych przypadkach handel może zostać wstrzymany nawet na 3-4 tygodnie.
Zakup nowego urządzenia i decyzja dotycząca starego
Wymiana modułu i zaprzestanie obsługiwania osób fizycznych na pewien czas to na szczęście nie jedyna opcja. Przedsiębiorca może także kupić, zarejestrować i zafiskalizować nowe urządzenie. Będzie ono bardziej zaawansowane technologicznie, objęte gwarancją producenta oraz niewyeksploatowane. Ponadto, jeżeli zrobi to zanim moduł fiskalny w dotychczasowej kasie się zapełni, zyska możliwość płynnego przejścia na rejestrowanie obrotu przy użyciu nowego modelu.
Przed podjęciem decyzji warto dodatkowo przemyśleć przyszłość urządzenia używanego dotychczas. Stary model można bowiem nie tylko „zamknąć”, a więc zlecić odczyt jego pamięci fiskalnej, ale także zachować jako rezerwowy. W drugim przypadku przedsiębiorca zyska zapasową kasę, która pozwoli na kontynuowanie pracy np. w sytuacji nieoczekiwanej awarii. Jak należy postąpić, aby skorzystać z takiego udogodnienia? Przynajmniej 30 raportów dobowych przed zapełnieniem modułu fiskalnego w starym urządzeniu, należy zacząć używać nowego. Wtedy do dyspozycji przedsiębiorcy będzie kasa rezerwowa, która umożliwi obsługiwanie klientów przez co najmniej miesiąc.
Niemniej, posiadanie 2 urządzeń fiskalnych niesie za sobą pewne konsekwencje, a dotyczą one wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych. Po pierwsze, prawdopodobnie wzrośnie koszt zlecania tych usług. Po drugie, trzeba pamiętać o terminach przeglądów obydwu kas – podstawowej i rezerwowej.
Jeżeli jednak zapadnie decyzja o „zamknięciu” starego urządzenia, nie można go po prostu sprzedać lub oddać do utylizacji. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest dopełnienie wszystkich formalności, związanych z odczytem pamięci kasy, która zakończyła pracę w trybie fiskalnym. Wymaga to m.in. złożenia wniosku do właściwego Urzędu Skarbowego – w terminie 7 dni od daty zapełnienia modułu.
