Zgodnie z treścią art. 67 ust. 1 pkt 5-7 PZP, zamówienie dodatkowe może być udzielone wyłącznie dla wykonawcy zamówienia podstawowego i to tylko, gdy nie przekracza łącznie 50% wartości realizowanego dotychczas zamówienia. Zamówienie dodatkowe musi być dodatkowo niezbędne do prawidłowego wykonania podstawowego zamówienia, którego wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli:
- z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub
- wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego.
Zamówienie dodatkowe będzie mogło zostać udzielone także, jeśli w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
Taka możliwość istnieje również w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy dostaw, zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
Tak naprawdę zmówienia dodatkowe powinny być stosowane tylko w wyjątkowych okolicznościach, zwłaszcza gdy potrzeba ich zastosowania pojawia się nagle i nie była możliwa do przewidzenia na początkowym etapie czy to organizacji samego przetargu, czy też wykonywania zamówienia podstawowego. Jak podkreśla NSA w Warszawie w wyroku z dnia 14 czerwca 2011 r. (sygn. akt II GSK 688/10), sytuacja, w której wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia (dodatkowego czy uzupełniającego), powinna być dla zamawiającego nieprzewidywalna. Należy przez to rozumieć takie zdarzenie, którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy byłoby mało prawdopodobne, przy czym przewidywalność określonych zdarzeń przez zamawiającego powinna być postrzegana w kategoriach obiektywnych, podobnych do należytej staranności, którą winien zachować dłużnik. Okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia będą w szczególności zjawiska losowe i niezależne od zamawiającego (np. katastrofy, awarie). Charakter niemożliwy do przewidzenia będzie miała również konieczność natychmiastowego udzielenia zamówienia, będąca rezultatem przeciągającego się, bez winy zamawiającego, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Na zakończenie pamiętajmy, że udzielenie dodatkowego czy uzupełniającego zamówienia będzie nieważne, gdy zamawiający uczyni to bez zajścia potrzebnych do tego, a wymienionych już, ustawowych przesłanek. Umowa będzie podlegać unieważnieniu na podstawie art. 146 ust.1 pkt 6 PZP.
