Zgodnie z nowym rozporządzeniem postępowanie kwalifikacyjne do Służby Więziennej, przeprowadza komórka kadrowa jednostki organizacyjnej Służby Więziennej o przyjęcie, do której ubiega się kandydat do Służby Więziennej. Postępowanie sprawdzające wobec kandydata, mające na celu ustalenie, czy kandydat daje rękojmię zachowania tajemnicy w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.2)), przeprowadza właściwy pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych. Liczba oraz terminy prowadzonych postępowań kwalifikacyjnych są uzależnione od istniejących w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej potrzeb i możliwości w zakresie przyjęć do służby. Kierownicy jednostek organizacyjnych, w których jest przeprowadzane postępowanie kwalifikacyjne, publikują ogłoszenia o przyjęciach do Służby Więziennej w prasie lub na stronach internetowych swojej jednostki, a także umieszczają takie ogłoszenia w jednostkach organizacyjnych właściwych terytorialnie powiatowych i wojewódzkich urzędach pracy. Takie ogłoszenie powinno zawierać w szczególności informacje o liczbie osób przewidzianych do przyjęcia do służby, wymaganiach stawianych kandydatom, określonych w ustawie z dnia 26 kwietnia 1996 r. o Służbie Więziennej, ewentualnych preferencjach dotyczących wyboru kandydatów – w tym w zakresie wykształcenia i kwalifikacji zawodowych, a także przebiegu postępowania kwalifikacyjnego i wymaganych dokumentach oraz terminie i miejscu uzyskania szczegółowych informacji odnośnie do postępowania kwalifikacyjnego. Zgodnie z ustawą z dnia 26 kwietnia 1996 r. o Służbie Więziennej funkcjonariuszem może być obywatel polski o nieposzlakowanej opinii, niekarany, korzystający z pełni praw publicznych i cywilnych, posiadający, co najmniej średnie wykształcenie, odpowiednie kwalifikacje zawodowe oraz zdolność fizyczną i psychiczną do służby w formacjach uzbrojonych. Jednak w wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor Generalny Służby Więziennej może wyrazić zgodę na przyjęcie do Służby Więziennej osoby nieposiadającej średniego wykształcenia, jeżeli w postępowaniu kwalifikacyjnym stwierdzono, że kandydat wykazuje szczególne predyspozycje do Służby Więziennej.
Kandydat, wraz z pisemnym zgłoszeniem chęci podjęcia służby musi złożyć w terminie określonym przez komórkę kadrową jednostki organizacyjnej następujące dokumenty: wypełnioną ankietę personalną, dwie aktualne fotografie kolorowe w formacie wymaganym do dowodu osobistego, świadectwa pracy lub służby z poprzednich miejsc pracy lub służby, dokumenty potwierdzające posiadane wykształceni, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe i specjalistyczne, wypełnioną ankietę bezpieczeństwa osobowego, określoną w ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych, lub aktualne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego, wymagane na danym stanowisku, zaświadczenie lekarskie stwierdzające zdolność do przystąpienia do testu sprawności fizycznej oraz inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, a także odpis skrócony aktu urodzenia własny, małżonka i dzieci oraz odpis skrócony aktu małżeństwa. Ponadto kandydat może złożyć inne dokumenty – w szczególności te, które potwierdzą jego dodatkowe umiejętności, osiągnięcia zawodowe i naukowe, a także opinie polecające. W przypadku niezłożenia przez kandydata dokumentów w wyznaczonym terminie albo złożenia niekompletnych lub wadliwie wypełnionych dokumentów wzywa się kandydata do usunięcia braków w wyznaczonym dodatkowym terminie.
Postępowanie kwalifikacyjne składa się z kilku etapów. Pierwszym z nim jest ocena złożonych dokumentów oraz przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej mającej na celu, w szczególności, ocenę umiejętności formułowania myśli, nawiązywania i podtrzymywania kontaktu, autoprezentacji oraz motywacji kandydata do służby. Następnie przeprowadzane są badania psychologiczne, które określają predyspozycje intelektualne i osobowościowe kandydata, przeprowadzonego przez psychologa w ramach komisji lekarskiej podległej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych oraz testy sprawności fizycznej kandydata według kryteriów określonych w rozporządzeniu. Kandydat sprawdzany jest również w rejestrach skazanych i ukaranych oraz przeprowadzane jest postępowanie sprawdzające o ile kandydat nie posiada aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego. Kolejnym etapem wyszczególnionym w rozporządzeniu jest sprawdzenie kandydata w ewidencjach, rejestrach i kartotekach prawdziwości danych zawartych w ankiecie personalnej oraz ustalenia przez właściwą miejscowo komisję lekarską, w drodze orzeczenia, zdolności fizycznej i psychicznej kandydata, w sposób określony w rozporządzeniu. Na końcu następuje sporządzenie arkusza oceny predyspozycji kandydata oraz zatwierdzenie listy kandydatów przez kierownika jednostki organizacyjnej.
