Zasadą jest, że zgromadzenia wspólników spółki powinny się odbywać w siedzibie spółki, co wynika z przepisów art. 234 i 403 Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.). Umowa spółki może przewidywać, że zgromadzenie wspólników może się odbywać w innym miejscu niż siedziba spółki, ale może to być tylko terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (art. 234 § 1 k.s.h.). Ponadto zgromadzenie wspólników może odbyć się w innym miejscu na terytorium Polski, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie (art. 234 § 2 k.s.h.).
Pod pojęciem „terytorium Polski” należy rozumieć nie tylko geograficzny obszar naszego kraju, ale także polskie placówki dyplomatyczne (ambasady i konsulaty) oraz polskie statki morskie i powietrzne. W umowie spółki miejsce zwoływania zgromadzenia wspólników musi być określone dokładnie, poprzez wskazanie konkretnej miejscowości na terytorium Polski. Dlatego też nie jest możliwe zapisanie w umowie spółki, że zgromadzenie wspólników odbywać się będzie na np. polskim statku morskim. Natomiast obrady zgromadzenia wspólników może się odbyć na polskim statku morskim, jeżeli wyrażą na to zgodę wszyscy wspólnicy na piśmie, zgodnie z art. 234 § 2 k.s.h.
W odniesieniu do spółek akcyjnych obowiązują podobne zasady dotyczące miejsca odbywania walnego zgromadzenia. Zasadą jest, że walne zgromadzenie spółki akcyjnej odbywa się w siedzibie spółki. Statut spółki akcyjnej może przewidywać, że walne zgromadzenie odbędzie się poza siedzibą spółki, ale może to nastąpić wyłącznie na terytorium Polski.. Ponadto walne zgromadzenie spółki publicznej, a więc notowanej na giełdzie może się także odbyć w miejscowości będącej siedzibą spółki prowadzącej giełdę, na której akcje tej spółki są przedmiotem obrotu (art. 403 k.s.h.).
Kwestia odbywania zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki budzi w praktyce szereg wątpliwości. Np. dotyczy to kwestii odbywania zgromadzeń wspólników za pośrednictwem Internetu. Przepisy nie regulują kwestii odbywania zgromadzeń wspólników przez Internet. Z uwagi na to możliwe jest, że zgromadzenie wspólników odbędzie się w drodze elektronicznej w taki sposób, że część wspólników uczestniczy w zgromadzeniu poprzez internet. Należy tu jednak, tak jak przy odbywaniu zgromadzenia w siedzibie spółki określić miejsca zgromadzenia. Chodzi tu np. o to, że musi być określone miejsce, w którym ma być sporządzony notarialny protokół ze zgromadzenia. Możliwość uczestniczenia poprzez internet w zgromadzeniu wspólników dotyczy zwłaszcza wspólników pochodzących z różnych krajów.
W razie gdy część wspólników spółki w trakcie zgromadzenia wspólników przebywa za granicą wspólnicy przebywający za granicą mogą podejmować uchwały w drodze pisemnego glosowania. Wówczas uchwała jest podjęta, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte. Zgoda wszystkich wspólników jest także potrzebna, aby głosowanie w drodze pisemnej się odbyło.
Zgromadzenia wspólników, i to zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne odbywają się co do zasady w siedzibie spółki, a konkretnie w miejscowości gdzie ma siedzibę zarząd spółki. Siedziba spółki powinna być określona w umowie spółki. W pojęciu ‘siedziba spółki” mieści się nie biuro spółki, ale o miejscowość, w której znajduje się siedziba zarządu. Możliwe jest także, że zgromadzenie wspólników odbywa się w różnych miejscach w tej samej miejscowości.
Jeśli umowa spółki określa inne miejsce niż siedziba spółki wówczas zgromadzenie wspólników odbywa się w tym właśnie miejscu, a nie alternatywnie albo w siedzibie spółki, albo w tym innym miejscu poza siedzibą spółki.
W przypadku zwoływania zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki zgoda wspólników na zgromadzenie wspólników poza siedzibą spółki musi być wyrażona na piśmie. Na odbycie zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki muszą się zgodzić wszyscy wspólnicy, a nie tylko ich część lub ich większość. Ponadto zgoda wszystkich wspólników na odbycie zgromadzenia poza siedzibą spółki musi być wyrażona na piśmie przed rozpoczęciem zgromadzenia.
