Każdorazowa zmiana adresu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się przede wszystkim z podjęciem odpowiednich działań tak przed sądem, jak i przed odpowiednimi urzędami. Adres spółki jest widoczny nie tylko w umowie tego podmiotu, ale także w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Zmiana adresu wiąże się oczywiście z koniecznością ponoszenia kosztów, na chwile obecną będą to wydatki w wysokości 250 zł za znaczki sądowe oraz 250 zł za ogłoszenie zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Powyższe opłaty są obowiązkowe, dlatego też ustawodawca nie przewiduje żadnej formy zwolnienia z obowiązku ich uiszczenia. Zmiana adresu wymaga zatem konieczności aktualizacji danych zawartych w KRS. W związku z tym musimy prawidłowo wypełniony wniosek KRS-Z3 złożyć do siedziby KRS, do którego przypisana jest nasza działalność. Pamiętajmy, aby na ostatniej stronie powyższego formularza nakleić zakupione wcześniej w kasie sądowej, znaczki sądowe.
Aktualizacja informacji w KRS nie jest jednak jedynym prawnym wymogiem w przypadku zmiany adresu spółki. Powinniśmy o powyższym zdarzeniu zawiadomić także:
- Urząd Skarbowy – przy pomocy formularza NIP-2;
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych – przy pomocy formularza ZUS ZPA;
- Urząd Statystyczny – przy pomocy formularza RG-1.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że powyższe formularze (oczywiście prawidłowo wypełnione) załączamy do wniosku kierowanego do KRS. Pobrać możemy je bezpośrednio w siedzibie właściwych urzędów, jak i za pośrednictwem oficjalnych stron internetowych tych instytucji. Sąd rejestrowy przekaże je do właściwych urzędów, w związku z tym obowiązek informacyjny powyższych instytucji nie spoczywa bezpośrednio na wspólnikach spółki z o.o. Pamiętajmy jednocześnie, że oprócz w/w formularzy, do wniosku KRS-Z3 musimy dołączyć uchwałę zarządu o zmianie adresu spółki (ewentualnie uchwałę nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników), umowę najmu lokalu, w którym funkcjonuje nasza spółka (chodzi oczywiście o adres nowego lokalu), a także potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej za ogłoszenie zmian w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Kolejną ważną informacją jest podpis uprawnionej osoby na składanych dokumentach. Brak podpisu bądź podpis osoby nieuprawnej będzie dla sądu nieważny, tym samym zmiana adresu spółki z o.o. nie dojdzie do skutku. Prawo do podpisywania dokumentów powyższego podmiotu wynika bezpośrednio z umowy spółki, tam też powinniśmy szukać niezbędnych informacji w omawianym zakresie. Praktyczną czynnością będzie także wydrukowanie wypełnionego formularza KRS-Z3 w dwóch egzemplarzach, tak aby jeden z nich został w siedzibie spółki (oczywiście wcześniej wniosek ten powinien zostać podbity przez pracownika KRS – jako przyjęty). W razie ewentualnych problemów z potwierdzeniem złożenia przedmiotowego formularza, będziemy mieli niezaprzeczalny dowód tego, że dopełniliśmy wszystkich wymaganych czynności.
Prawidłowo złożone dokumenty będą skutkowały wydaniem postanowienia przez właściwy sąd – orzeczenie to zostanie przesłane na podany przez wnioskodawcę adres korespondencyjny. Z reguły sąd wydaje przedmiotowe postanowienia w terminie od 1 do 2 tygodni. Gdyby jednak dokumenty zawierały błędy lub były niekompletne, sąd rejestrowy wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia braków pod rygorem zwrotu wniosku.
