W projekcie ustawy pozostawiono bez zmian podstawową zasadę zgodnie, z którą czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuj kierownik USC lub jego zastępca. Funkcję kierownika USC z mocy prawa ma pełnić wójt lub burmistrz (prezydent), który pełnienie powyższych obowiązków może powierzyć również innej osobie. Natomiast nowym rozwiązaniem zaproponowanym w projekcie nowelizacji jest odstąpienie od wymogu podjęcia przez radę gminy uchwały o powołaniu kierownika USC i jego zastępcy oraz określenie zasad naboru na przedmiotowe stanowiska w ustawie „O pracownikach samorządowych”. Zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, tryb powoływania kierowników USC oraz ich zastępców przebiega dwuetapowo. Utrzymanie aktualnie obowiązującego sposobu powoływania kierowników USC ogranicza rolę uchwały rady gminy oraz może doprowadzić do konieczności wielokrotnego powtarzania postępowania konkursowego, w sytuacji, gdy ocena kandydata dokonana przez radę gminy nie będzie spójna z oceną komisji kwalifikacyjnej.
Kolejna propozycja polega na obligatoryjnym zatrudnieniu zastępców kierowników USC oraz kierowników USC w miejscowościach powyżej 50.000 mieszkańców. Przypadkowy charakter zdarzeń, jakie podlegają wpisowi do ksiąg stanu cywilnego przesądza o konieczności zagwarantowania ciągłości rejestracji stanu cywilnego. Spełnienie takiego obowiązku wymaga, aby w urzędzie stanu cywilnego stale przebywała osoba uprawiona do dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Mając to na uwadze, ustawodawca zmienia fakultatywne dotychczas powoływanie innego niż wójt lub burmistrz (prezydent) kierownika USC na obowiązkowe zatrudnienie dodatkowej osoby. Obowiązek zatrudnienia dodatkowego pracownika w każdym urzędzie stanu cywilnego zastrzeżono w odniesieniu do zastępców kierowników USC, natomiast w miejscowościach powyżej 50.000 mieszkańców przewidziano dodatkowo wymóg zatrudnienia kierownika USC.
W projekcie zaproponowano również określenie kwalifikacji, jakie powinien posiadać kierownik USC oraz jego zastępca. W związku z tym w projekcie dodano art. 6a, który stanowi, iż na stanowisko kierownika USC oraz jego zastępcy może zostać zatrudniona osoba, która ma obywatelstwo polskie i korzysta w pełni z praw publicznych, ukończyła studia prawnicze lub administracyjne i uzyskała tytuł magistra lub podyplomowe studia administracyjne. Ponadto osoba ta musi posiadać łącznie, co najmniej pięcioletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub biurach jednostek samorządu terytorialnego lub w służbie cywilnej, lub w urzędach państwowych, bądź w służbie zagranicznej – z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi.
Projekt nowelizacja zakłada równie usankcjonowanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonanych przez kierownika USC oraz jego zastępcę, którzy zostali powołani uchwałą rady gminy, bez przeprowadzenia otwartego naboru. Konieczność wprowadzenia przepisu sankcjonującego czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, jakie zostały dokonane przez kierowników USC (zastępców) zatrudnionych bez przeprowadzenia otwartego postępowania konkursowego po dniu 7 sierpnia 2005 r., wynika zarówno ze skali zjawiska, jak również z charakteru przedmiotowych czynności oraz możliwości wystąpienia ich negatywnych konsekwencji. Zgodnie z art. 3 projektu stosunki pracy osób zatrudnionych na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcy kierownika urzędu cywilnego w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy przekształcają się w stosunki pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Natomiast osoby zatrudnione na stanowisku kierownika USC lub jego zastępcy przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy nieposiadającego odpowiedniego wykształcenia są zobowiązane uzyskać wymagane wykształcenie – nie później niż po upływie 6 lat od dnia wejścia w życie ustawy. Należy również podkreślić, iż czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonane w okresie od dnia 7 sierpnia 2005 r. do dnia wejścia w życie niniejszej ustawy przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub jego zastępcę powołanych uchwałą rady gminy na podstawie art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego bez przeprowadzenia otwartego naboru w trybie art. 3a – 3d ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, należy uznać za dokonane przez uprawniony organ.
Ostatnią zmianą zawartą w projekcie nowelizacji jest doprecyzowanie zasad pobierania opłaty skarbowej od pozostałych decyzji kierownika USC i jego zastępcy. W części I ust. 4 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku „O opłacie skarbowej” dookreślono, że opłata skarbowa w wysokości 39 zł pobierana będzie wyłącznie od „pozostałych decyzji uwzględniających wnioski stron wydawanych przez kierownika urzędu stany cywilnego, cywilnego nie jak dotychczas od „pozostałych decyzji wydawanych przez kierownika urzędu stanu cywilnego”. Pozwoli to na wyeliminowanie nietuzinkowych sytuacji, gdy wyższa opłata skarbowa pobierana jest od decyzji negatywnej kierownika USC, niż od wydanej przez niego decyzji pozytywnej – np. decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego. Równocześnie nowe brzmienie przepisu zrówna wysokość opłaty skarbowej pobieranej od decyzji kierownika urzędu stanu cywilnego z wysokością opłaty pobieranej od decyzji innych organów administracji publicznej, która jest zróżnicowana w zależności od tego, czy decyzja czyni zadość wnioskowi strony, czy jest negatywna.
