Kto zwołuje zgromadzenie wspólników?
Zasadą jest, że zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zwołuje zarząd. Wynika to z art. 235 § 1 Kodeksu spółek handlowych, dalej: k.s.h.).
Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna ma prawo zwołać:
• zwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w k.s.h. (a więc za dwutygodniowym wyprzedzeniem) lub w terminie wynikającym z umowy spółki, jak też
• nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli jego zwołanie uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
W umowie spółki można zapisać, że zgromadzenie wspólników może być zwołane także przez inne niż wskazane wyżej osoby.
Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jak również umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. Żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników. W umowie spółki z o.o. można zapisać, że powyższe prawo będzie przysługiwało wspólnikom reprezentującym mniej niż jedną dziesiątą kapitału zakładowego.
Przepisy regulują także kwestię skutków niezwołania przez zarząd nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, mimo wezwania do zarządu do dokonania tej czynności. Jeżeli bowiem w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia żądania zarządowi nadzwyczajne zgromadzenie wspólników nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, upoważnić do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników występujących z tym żądaniem (art. 237 § 1 k.s.h.). Jednocześnie sąd wyznacza przewodniczącego tego zgromadzenia.
Miejsce i sposób zwołania zgromadzenia wspólników
Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub zawiadomień nadanych pocztą kurierską. Zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia należy wysłać na co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia. Wspólnik może wyrazić w formie pisemnej zgodę na zawiadamianie go o terminach zgromadzeń wspólników także w drodze mailowej, na podany przez tego wspólnika adres mailowy. Zaproszenie musi zawierać wskazanie dnia, godziny i miejsca odbycia zgromadzenia, jak też szczegółowy porządek obrad.
Zasadą jest, że zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, chyba, że:
• umowa spółki określa inne miejsce odbywania zgromadzeń spółki
• jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na odbycie zgromadzenia w innym miejscu niż siedziba spółki.
Zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników
Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 k.s.h.).
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest:
• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Zgromadzenie zwyczajne może być także zwołane w innych sprawach niż wymienione wyżej. Zarząd jest także, i to niezwłocznie, zobowiązany zwołać zgromadzenie wspólników, jeżeli okaże się, że bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (art. 233 ks.h.). W takiej sytuacji zgromadzenie wspólników zwołuje się w celu powzięcia uchwały w sprawie dalszego istnienia spółki.
Natomiast zgromadzenie nadzwyczajne wspólników spółki z o.o. zwołuje się:
• w przypadkach określonych przede wszystkim w umowie spółki oraz w przepisach k.s.h.
• jeżeli organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane (art. 232 k.s.h.).
Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym mogą być uchwalone, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad.
Tajność i jawność głosowania
Zasadą jest jawność głosowań na zgromadzeniu wspólników (art. 247). Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Głosowanie jest tajne także, jeżeli nawet jeden wspólnik wystąpi z takim z żądaniem.
Wspólnicy mogą wyznaczyć pełnomocników:
• do udziału w samym zgromadzeniu wspólników,
• do głosowania.
Wspólnik nie może natomiast ani osobiście, ani przez pełnomocnika głosować:
• przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki, w tym udzielenia absolutorium,
• zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz
• sporu między nim a spółką.
Przewiduje to art. 244 k.s.h.
