Chodzi tu zarówno o kwestię podróży służbowych właścicieli firm transportowych, jak i delegowanych przez nich pracowników. Wątpliwości te były podnoszone przez dłuższy czas, ponieważ w przepisach prawnych brak były definicji podroży służbowej. Ponadto podnoszone były głosy, że przemieszczanie się należy do podstawowych obowiązków osób trudniących się zawodem kierowcy, zaś podróż służbowa jest zdarzeniem incydentalnym w ogóle obowiązków pracownika i z tego tytułu nie można mówić o tym, że kierowcom przysługują diety z tytułu podróży służbowych.
Kwestia powyższa wywoływała liczne spory przed sądami.
Z dniem 3 kwietnia 2010 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o transporcie drogowym oraz niektórych innych ustaw, w tym ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. nr 43, poz. 246), która w ustawie o czasie pracy kierowców wprowadziła definicję podroży służbowej. Zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców podrożą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
- przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki lub też w inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, chodzi tu przede wszystkim filie, przedstawicielstwa i oddziały,
- wyjazdu poza miejscowość, której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki lub też w inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, chodzi tu przede wszystkim filie, przedstawicielstwa i oddziały w celu wykonania przewozu drogowego (art. 7 pkt a i b ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. nr 94, poz. 879, z późn. zm.).
Jednocześnie kierowcy w podroży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w art. 775 § 3-5Kodeksu pracy. Obowiązujące na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu pracyrozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990) przewiduje, że pracownikowi przebywającemu w delegacji przysługują diety oraz zwrot wydatków na:
- przejazdy,
- noclegi,
- dojazdy środkami komunikacji miejscowej,
- inne udokumentowane wydatki.
Przechodząc na grunt przepisów podatkowych należy wskazać, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych, osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 21 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307, z późn. zm., dalej: u.p.d.o.f.). Oznacza to, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach zakreślonego limitu, tj. w wysokości diet przysługujących pracownikom. Zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. odesłanie do odrębnych przepisów dotyczy bowiem tylko wysokości diet przysługujących pracownikom, a nie definicji podróży służbowej pracowników.
Dlatego też nie można twierdzić, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że przy ustalaniu czy podatnik odbywał podroż służbową organy podatkowe nie mogą różnicować osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności (tak orzekł np. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 26 października 2011 r., sygn. akt II FSK 732/10).
Aneta Mościcka
