Zgodnie z treścią art. 24a w/w aktu prawnego, księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona przez:
- osoby fizyczne,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych oraz
- spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą.
Księga musi być prowadzona w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Dodatkowo podatnicy będący przedsiębiorcami żeglugowymi w rozumieniu ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym, prowadzący działalność opodatkowaną podatkiem tonażowym oraz inną działalność opodatkowaną podatkiem dochodowym są obowiązani w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębnić przychody i związane z nimi koszty na poszczególne rodzaje działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem tonażowym i podatkiem dochodowym.
Obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:
- wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
- prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
- duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:
- opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
- wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
- wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
- dokonują odpłatnego zbycia składników majątku: – po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, – otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.
Ważną informacją jest to, że jeżeli podatnik nie zastosuje się do obowiązujących zasad prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ponieważ za podstawę wpisów przyjmuje faktury, które nie odzwierciedlają rzeczywistych transakcji gospodarczych, to tym samym uniemożliwia określenie dochodu z uwzględnieniem dowodu, jaki stanowią te księgi. O nierzetelności księgi można mówić również wówczas, gdy podatnik ewidencjonuje zakupy towarów na podstawie dowodów nierzetelnych, tzn. na podstawie dowodów wystawionych przez podmiot rzeczywiście niedokonujący dokumentowanych zdarzeń (tzw. "puste faktury"). Zasadniczym warunkiem uznania ksiąg rachunkowych za rzetelne jest zatem oparcie zapisów w tych księgach zawartych na rzetelnych dowodach księgowych (np. fakturach), czyli takich, które zgodne są z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych. Skoro dowód księgowy winien wskazywać strony transakcji, to oczywiście taki dowód, w którym chociażby jedna ze stron jest określona sprzecznie z rzeczywistością nie może być uznany za rzetelny, a tym samym, w zakresie tego zapisu księga rachunkowa także za takową nie może być uznana. Wadliwość ksiąg podatkowych (nierzetelność) nie pozbawia podatnika kosztów uzyskania przychodów bezwarunkowo i w każdej sytuacji, ale też dotyka istotnej kwestii – środków dowodowych, które podatnik może użyć dla dowodzenie faktycznego poniesienia wydatku. Jeśli organ "z urzędu" zgromadzi albo podatnik w toku postępowania wskaże wiarygodne dowody, to organy, mimo nierzetelności ksiąg podatkowych (wynikającej z oparcia zapisów w nich na nierzetelnych fakturach), mają obowiązek uwzględnić taki koszt w decyzji podatkowej, ewentualnie szacować podstawę opodatkowania. Organy podatkowe są obowiązane do szacowania kosztów uzyskania przychodu w razie stwierdzenia nierzetelności ksiąg, jeśli z zebranych przez te organy dowodów wynika, że koszty takie rzeczywiście zostały poniesione oraz ich poniesienie miało związek z przychodem, lecz ich wysokość pozostaje wątpliwa.
