Zgodnie z treścią art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnicy podatku VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Od 1 stycznia 2013 r. w polskim systemie prawnym pojawiła się możliwość wystawiania tzw. faktur zbiorczych, a powyższy przepis zostanie uchylony.
Pomimo wprowadzonej nowelizacji obowiązek wystawiania faktur VAT przez podatników tego podatku nie zostanie zniesiony. Zgodnie z nowymi przepisami, fakturę wystawia się, co do zasady nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano lub przemieszczono towar. W przypadku świadczenia usług, dla których miejscem świadczenia jest miejsce określone w art. 28b ustawy o VAT:
- na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych dla podatku od wartości dodanej lub obowiązanych do takiej identyfikacji, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca,
- stanowiących import usług – fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę.
Mając powyższe na uwadze, zbiorcze faktury VAT wystawiane są w praktyce dla kilku odrębnych dostaw towarów lub świadczonych usług. Jedynym warunkiem uprawniającym do wydania takiej faktury jest powstanie wymagalnego podatku dla wymienionych towarów lub usług w tym samym miesiącu kalendarzowym.
Warto jednocześnie podkreślić, że nie wszystkie dostarczane towary i usługi mogą zostać ujęte w zbiorczej fakturze VAT, nawet jeśli będą dostarczane w tym samym miesiącu. Przepisy wyraźnie wskazują, że wyłączone z nowej regulacji zostały towary i usługi o charakterze ciągłym. Pozostałe transakcje, które nie spełnią takiego wymogu mogą zostać udokumentowane inną faktura zbiorczą albo kilkoma fakturami wystawionymi w zwykłym trybie. Wg W. Vargi „W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. W doktrynie wyrażono stanowisko, że moment podatkowy dla podatku VAT przypada w takich przypadkach nie w dacie wystawienia faktury (w kolejnym miesiącu), ale siódmego dnia od daty wykonania każdej cząstkowej usługi lub wydania towaru (w poprzednim miesiącu). Argumentem powoływanym w tym zakresie jest okoliczność, że wystawienie zbiorczej faktury nie oznacza możliwości przesunięcia obowiązku podatkowego na kolejny miesiąc”.
Wprowadzenie do Polski faktur zbiorczych było obowiązkowe ze względu na unijną regulację wynikającą z art. 223 dyrektywy 2006/112, która ma ujednolicić zasady fakturowania we wszystkich krajach Wspólnoty.
