Funkcjonujące prawo wymaga od podatnika, aby przechowywał kopię paragonu fiskalnego przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wystawiony. Dostępne na polskim rynku kasy fiskalne oferują dwie formy archiwizowania danych – elektroniczną lub tradycyjną (papierową). Dokumentacja musi być nie tylko dostępna przez cały wspomniany czas (5 lat), ale także czytelna. Dlatego warto przywiązywać dużą wagę do sposobu przechowywania kopii paragonów, aby istotne dane nie uległy uszkodzeniu.
Urządzenie wyposażone w funkcję elektronicznej kopii paragonów zapisuje dane na karcie pamięci. Rozwiązanie to działa automatycznie, ale wymaga kontroli ze strony operatora. Wskazuje na to Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Można w nim przeczytać, że użytkownik powinien na bieżąco nadzorować prawidłowe i terminowe przekazywanie danych do archiwizowania, korzystać z autoryzowanego przez producenta programu archiwizującego (zgodnego z kartą kasy) oraz stosować urządzenia i nośniki informatyczne określone w książce danego modelu.
Najczęściej stosowanymi kartami pamięci są te o pojemności 2 lub 4 GB. Obydwie wielkości zapewniają pracę co najmniej przez kilka lat. Moment zapełnienia cyfrowego nośnika zależy oczywiście od liczby wystawianych paragonów fiskalnych. Im dowodów sprzedaży jest więcej, tym szybciej wystąpi konieczność wymiany karty pamięci. Ponadto, dobrym rozwiązaniem jest zarchiwizowanie danych na komputerze, płycie DVD lub dysku zewnętrznym. Dodatkowa kopia to zawsze większa pewność, że istotna dokumentacja finansowa nie zostanie utracona.
Przechowywanie danych wygląda zupełnie inaczej w przypadku technologii papierowej. Urządzenie drukuje wtedy nie tylko paragon fiskalny, ale także jego kopię. Dowód sprzedaży należy wydać klientowi, natomiast drugi z wystawionych dokumentów – zachować. Użytkownik kasy powinien dopilnować, aby rolki z wydrukami znajdowały się w chłodnym i suchym miejscu, do którego nie dociera światło słoneczne. Da to większą gwarancję, że nawet po upływie kilku lat dokumenty będą czytelne. Co więcej, dla lepszego zabezpieczenia kopii paragonów, warto umieścić rolki np. w szczelnej, foliowej torbie.
