Prowadzenie ksiąg rachunkowych należy do podstawowych obowiązków każdego księgowego. W praktyce zakres prac księgowego wyznacza nie tylko ustawa o rachunkowości, ale także liczne ustawy podatkowe, Ordynacja podatkowa, czy wreszcie wewnętrzne regulaminy przedsiębiorstw, które księgowego zatrudniają. Generalnie rzecz ujmując, księgowy prowadzi dekretację dokumentów, terminowe i prawidłowe ewidencjonowanie księgowe, bieżące rozliczenia z bankami i innymi instytucjami finansowymi, okresowe kontrole kont (analiza rozrachunków z klientami, publiczno-prawnych, kosztowych), wprowadzanie i wysyłanie przelewów za faktury, sporządza przelewy wynagrodzeń, sporządza bilans zysków i strat, czy też bilans i rachunki wyników na koniec miesiąca. Oczywiście podstawową wytyczną w zakresie prac księgowego jest rzetelne, uczciwe i prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań natury finansowej.
Praca księgowego jest trudna, biorąc pod uwagę zwłaszcza fakt, że przepisy podatkowe nie należą do najprzyjemniejszych. Jednocześnie zmieniają się one w ciągu roku nawet kilkukrotnie. Pamiętajmy także, że każdy księgowy ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy, które popełni w związku z wykonywaną przez siebie pracą. Zasadniczo kwestię tę rozstrzyga art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Księgowy podlega także pod regulację Kodeksu karnego skarbowego, bowiem jak stanowi jego art. 9 § 1 – odpowiada za sprawstwo nie tylko ten, kto wykonuje czyn zabroniony sam albo wspólnie i w porozumieniu z inną osobą, ale także ten, kto kieruje wykonaniem czynu zabronionego przez inną osobę lub wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, poleca jej wykonanie takiego czynu. Księgowi będą ponosić zatem odpowiedzialność karną skarbową za uchylanie się od opodatkowania, nie ujawnianie właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania, nie składanie deklaracji, o podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie (art. 54 KKS). Za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy albo nie dopełnienie obowiązku zawiadomienia o zmianie danych objętych deklaracją lub oświadczeniem, co podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie (art. 56 KKS). Za nie prowadzenie księgi, nie przechowywanie księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, co podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych (art. 60 KKS). Za nierzetelnie prowadzenie księgi, wadliwie prowadzenie księgi, co podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych (61 KKS).
Jednocześnie warto wiedzieć, że w zakresie odpowiedzialności cywilnej, księgowy podlega pod regulacje Kodeksu pracy. Zgodnie z treścią art. 114 – 122 KP, odpowiedzialność taka jest ograniczona do 3-krotności jego miesięcznego wynagrodzenia.
Na zakończenie musimy pamiętać także o najsurowszym rodzaju odpowiedzialności – odpowiedzialności karnej. Jak stanowi art. 77 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
- nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
- niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych
– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
