Taki regulamin jest wprowadzany w zakładzie pracy, w którym nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub który zatrudnia nie mniej, niż dwudziestu pracowników. Ustalenie treści regulaminu pracy może odbyć się w dwojaki sposób. Jeśli w zakładzie działa zakładowa organizacja związkowa, wówczas pracodawca ustala regulamin po uzgodnieniu z tą organizacją. W sytuacji, gdy w zakładzie działa więcej niż jedna organizacja, organizacje te przedstawiają wspólnie ustalone stanowisko w tej kwestii. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy pracodawca ustala samodzielnie.
Przepisy prawa pracy nie regulują dokładnie, jakie postanowienia powinien zawierać taki regulamin. Wskazują jedynie, że powinny to być w szczególności ustalenia określające:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Regulamin powinien zawierać także informację o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
W takim regulaminie mogą być uregulowane także inne, niewymienione w Kodeksie pracy, zagadnienia dotyczące prawa pracy.
W regulaminie może więc być zapisany obowiązek przestrzegania zakazu konkurencji dotyczący wszystkich pracowników a nie wyłącznie tych, z którymi zawarto stosowne umowy o zakazie konkurencji. W regulaminie pracy można też określić zasady dotyczące stroju pracowników w pracy, zwłaszcza tych, którzy mają bezpośredni kontakt z klientem. Postanowienia regulaminu często dotyczą też sposobu korzystania przez pracowników ze sprzętu komputerowego, służbowego samochodu czy telefonu a w szczególności zakazu wykorzystywania tych rzeczy do prywatnego użytku. Mogą też znaleźć się w nim szczegółowe kwestie dotyczące palenia tytoniu lub spożywania alkoholu w pracy.
Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników, niż postanowienia Kodeksu pracy.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Powinien być wywieszony w widocznym miejscu lub udostępniony w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu przed rozpoczęciem przez niego pracy. Regulamin wydaje się na czas nieokreślony i obowiązuje on dopóki nie nastąpi jego zmiana lub likwidacja zakładu pracy.
