Podstawowym aktem prawnym regulującym możliwość umarzania składek ubezpieczeniowych jest oczywiście ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jej zapisami, omawiane należności mogą być umarzane przez ZUS w całości lub w części – decyduje o tym organ rentowy. Warto już w tym miejscu zaznaczyć, że umorzenie składek powoduje także umorzenie odsetek za zwłokę, kosztów upomnienia i dodatkowej opłaty. Tak naprawdę należności z tytułu składek mogą być umarzane tylko w przypadku ich całkowitej nieściągalności. Ustawodawca wyjaśnia jednocześnie kiedy zachodzi sytuacja całkowitej nieściągalności. Będzie to miało miejsce, gdy:
- dłużnik zmarł nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia i jednocześnie brak jest następców prawnych oraz nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie;
- sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn, o których mowa w art. 13 i art. 361 pkt 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze;
- nastąpiło zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku majątku, z którego można egzekwować należności, małżonka, następców prawnych, możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa;
- nie nastąpiło zaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym;
- wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym;
- naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję;
- jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.
Powyższe okoliczności nie uzasadniają jednak umorzenia składek pracowniczych – tzn. pracodawca może starać się o umorzenie składek za swoją osobę, ale nie składek za swoich pracowników. Te bowiem muszą być przez niego bezwzględnie opłacane. Brak jest zatem podstaw do umorzenia składek pracowniczych finansowanych przez płatnika, na podstawie art. 28 ust. 3a ustawy systemowej. Za takim twierdzeniem przemawia sama treść powyższego przepisu. Ustawodawca postanowił, że umorzeniu w oparciu o wskazaną podstawę prawną podlegają jedynie należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne ubezpieczonych będących płatnikami składek. Chodzi więc o należności przysługujące Zakładowi od płatnika z tytułu jego ubezpieczenia, nie ubezpieczenia pracowników.
Składki mogą być umarzane także w sytuacji, gdy całkowita nieściągalność nie istnieje (a więc wtedy, gdy teoretycznie można ściągnąć zaległość). Trzeba przy tym należycie uzasadnić wniosek dotyczący takiego umorzenia – muszą pojawić się szczególnie ważne okoliczności. Zgodnie z wyrokiem NSA w Warszawie z dnia 17 kwietnia 2013 r. (sygn. akt II GSK 44/12), pomimo braku całkowitej nieściągalności, mogą być umarzane tylko składki ubezpieczonych będących równocześnie płatnikami. W przypadku wniosku o umorzenie należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne ubezpieczonego, który był jednocześnie płatnikiem tych składek, organ stosuje art. 28 ust. 2 i 3 omawianej ustawy i bada, czy zachodzi przypadek całkowitej nieściągalności składek, a w przypadku stwierdzenia, że nie występuje całkowita nieściągalność, bada sprawę pod kątem istnienia przesłanek, czy zobowiązany wykazał, że opłacenie należności pociągnęłoby zbyt ciężkie skutki dla niego i jego rodziny.
