Zgodnie z treścią art. 105 ust. 4 Prawa bankowego, banki mogą, wspólnie z bankowymi izbami gospodarczymi, utworzyć instytucje upoważnione do gromadzenia, przetwarzania i udostępniania:
- bankom – informacji stanowiących tajemnicę bankową w zakresie, w jakim informacje te są potrzebne w związku z wykonywaniem czynności bankowych oraz w związku ze stosowaniem metod statystycznych;
- innym instytucjom ustawowo upoważnionym do udzielania kredytów – informacji stanowiących tajemnicę bankową w zakresie, w jakim informacje te są niezbędne w związku z udzielaniem kredytów, pożyczek pieniężnych, gwarancji bankowych i poręczeń;
- instytucjom kredytowym – informacji stanowiących tajemnicę bankową w zakresie niezbędnym do oceny ryzyka kredytowego konsumenta, o którym mowa w art. 9 ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o kredycie konsumenckim.
Ważną kwestią jest to, że banki i SKOKi mają prawo do aktualizowania zgromadzonych danych raz w miesiącu. Nie stoi to jednak na przeszkodzie, aby taka aktualizacja odbywała się znacznie częściej. Funkcjonowanie BIK jest dla instytucji bankowy dużym ułatwieniem podczas procedury rozpatrywania zdolności kredytowej konkretnego klienta, szczególnie gdy zaciągał on wcześniej kredyt czy nawet niewielką pożyczkę (niezależnie od tego, w jakim banku czy SKOKu). W praktyce dane zgromadzone w BIK są bardzo często wykorzystywane i w dużym stopniu mogą wpływać na właściwą decyzję co do przyznania kredytu.
Udostępnianie zgromadzonych danych może nastąpić, jeżeli wierzyciel występujący o udostępnienie tych danych uzyskał pisemne upoważnienie osoby, której dotyczą te dane. Upoważnienie określa zakres danych przeznaczonych do udostępnienia. Sposób udostępniania danych określa umowa o współpracy między instytucją BIK a biurem informacji gospodarczej. Banki mogą udostępniać biurom dane o zobowiązaniach powstałych z tytułu umów związanych z dokonywaniem czynności bankowych, jeżeli umowy te zawierają klauzule informujące o możliwości przekazania danych do tych biur. Zarówno banki jak i instytucje utworzone na podstawie art. 105 ust. 4 Prawa bankowego (a więc i Biuro Informacji Kredytowej) mogą przetwarzać informacje stanowiące tajemnice bankową dotyczącą osób fizycznych po wygaśnięciu zobowiązania wynikającego z umowy zawartej z bankiem lub inną instytucją ustawowo upoważnioną do udzielania kredytów, bez zgody osoby, której informacje dotyczą, dla stosowania metod statystycznych, o których mowa w art. 128 ust. 3 Prawa bankowego. Z żadnego przepisu nie wynika, by powyższy przepis dotyczył wyłącznie informacji uzyskanych tylko w tym celu.
Ważną informacją jest także to, że tajemnicą bankową są objęte nie tylko informacje o czynnościach banków, ale i nośniki informacji (w tym dokumenty) zawierające te informacje. Inaczej powstałaby sytuacja, w której nośnik informacji byłby wydawany bez uchylenia tajemnicy bankowej, a udzielenie informacji zawartej na tym nośniku podlegałoby tajemnicy. Tajemnicą bankową są objęte wszystkie informacje powierzone bankowi przez klienta, także dla przygotowania czynności banków, jak wniosek kredytowy i jego uzasadnienie wraz z załączonymi dokumentami. Informacje te warunkują czynności banków, bo bez nich nie doszłoby do tych czynności, dlatego przesłanki objęcia ich tajemnicą bankową są identyczne jak przesłanki tajemnicy samych czynności.
Biura Informacji Kredytowej mogą udostępniać instytucjom finansowym, będącym podmiotami zależnymi od banków, informacje o zobowiązaniach powstałych z tytułu umów związanych z wykonywaniem czynności bankowych, jeżeli umowy te zawierają klauzule informujące o możliwości przekazania danych do tych instytucji finansowych. Pamiętajmy przy tym, że bank ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z ujawnienia tajemnicy bankowej i wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem. Z drugiej jednak strony nie ponosi on odpowiedzialności za szkodę wynikającą z ujawnienia tajemnicy bankowej przez osoby i instytucje upoważnione przez ustawę do żądania od banków udzielania informacji stanowiących tajemnicę bankową.
Ustawodawca przewidział, że zgromadzone w BIK dane dotyczące konkretnej osoby mogą zostać usunięte. Dane – jeśli w ocenie banku lub SKOK-u zaistnieje do tego podstawa prawna lub faktyczna – mogą być usunięte tylko na pisemny wniosek tego banku lub SKOK-u – jako dysponenta danych i pierwotnego administratora. Również w przypadku jeśli dane są niepoprawne lub nieaktualne – na pisemny wniosek banku lub SKOK- u BIK zobowiązany jest do ich poprawienia.
