Zgodnie z wypracowaną praktyką ostatnich lat, ewidencję z tytułu wpłaconego wadium księguje się na koncie „pozostałe rozrachunki”. Saldo konta do momentu rozliczenia powinno wykazywać saldo wpłaconego lub otrzymanego wadium. W przypadku, gdy spółka wygra przetarg, co do zasady wpłaconą kwotę może rozliczyć z przyszłą zapłatą, natomiast gdy przetargu nie wygra, kwota jest zwracana i saldo jest rozliczane wraz ze zwróconą kwotą wadium. W tym przypadku prezentacja w bilansie jako „należności pozostałe” nie powinna budzić wątpliwości.
Zdarza się jednak, że wadium zostało zwrócone z tytułu niewygrania przetargu dosłownie w ciągu paru dni po zakończeniu roku obrotowego np. 4 stycznia. W tym przypadku sama ewidencja nie powinna być inna niż opisana powyżej. Można natomiast polemizować nad jej prezentacją w sprawozdaniu finansowym. Należy zauważyć, że ani Ustawa o Rachunkowości, ani Międzynarodowe Standardy Rachunkowości nie precyzują dokładnie tej kwestii.
Należności stanowią wynikłe z przeszłych zdarzeń uprawnienia podmiotu do otrzymania określonego świadczenia pieniężnego lub rzeczowego od innych podmiotów. Są one wynikiem działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Dlatego konieczne jest rozważenie, czy kwotę pieniężną, która została zwrócona 4 stycznia i nie była wynikiem transakcji kupna- sprzedaży, należy w bilansie prezentować jako należności? Ponieważ firma wie, że są to środki pieniężne, które zostały zwrócone na jej rachunek bankowy, dla lepszego odzwierciedlenia transakcji można w takim przypadku zaprezentować je w bilansie jako środki pieniężne.
Prezentacja w bilansie jest ważna, ponieważ ma wpływ na wskaźniki finansowe. W analizie wskaźnikowej spółka uzyska lepsze wskaźniki płynności, gdy taki przypadek wadium zostanie zaprezentowany jako środki pieniężne.
Oczywiście należy wziąć pod uwagę, że omówiony tu został specyficzny przypadek wpłaconego wadium, które zostało zwrócone spółce w ciągu kilku dniu po zakończeniu roku obrotowego. Spółka na moment przygotowywania sprawozdania wiedziała, że pieniądze zostały zwrócone na rachunek bankowy. Zaprezentowanie tego w środkach pieniężnych ma przede wszystkim na celu bardziej rzeczywiste odzwierciedlenie danego zdarzenia gospodarczego. Do tak nietypowych przypadków osoby odpowiedzialne za przygotowanie sprawozdania finansowego powinny jednak zawsze podchodzić indywidualnie, kierując się fundamentalną zasadą rachunkowości jaką jest zasada przewagi treści nad formą. Dotyczy ona prezentowania zgromadzonej w rachunkowości informacji zgodnie z rzeczywistością (treścią ekonomiczną), nawet wtedy, gdy jest to sprzeczne z wymogami formalnymi. Podstawę prawną stanowi w tym przypadku art. 4 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości.
