Pracodawcy mogą finansować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wycieczki, pikniki, festyny, imprezy sportowo-kulturalne, imprezy integracyjne i inne podobne formy działalności socjalnej. Wypłata świadczeń socjalnych przyznawanych w ramach ZFŚS podlega jednak konkretnym zasadom – pracodawca nie może dobrowolnie rozdzielać zgromadzonych w nim środków. Byłoby to bowiem sprzeczne z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Decydujący czynnik w zakresie udzielenia pomocy socjalnej przez zatrudniającego został oznaczony w art. 8 w/w aktu prawnego.
Zgodnie z treścią tego przepisu, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz. Prawidłowa interpretacja powyższego przepisu nie zezwala na przyznanie przez pracodawcę świadczeń z ZFŚS pracownikom w takiej samej wysokości, z pominięciem indywidualnej analizy ich sytuacji pod kątem wskazanego w tym przepisie kryterium socjalnego. Takie przyzwolenie byłoby traktowane jako przyznanie dodatków do wynagrodzenia. Powyższy przepis wyraźnie określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia, a sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. To powiązanie może oznaczać tylko jedno: im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Nakłada to na przyznających świadczenia obowiązek indywidualnej (w żadnym wypadku zbiorowej) kwalifikacji wniosków.
Jak zaznaczył sąd apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 14 czerwca 2013 r. (sygn. akt III AUa 1299/12), kryteria socjalne wymienione w art. 8 ust 1 ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie pozostają względem siebie w koniunkcji, ani w alternatywie. Tezy takiej nie można wyprowadzić na podstawie treści językowej i wykładni systemowej przepisu. Wydaje się, że redakcyjna kolejność kryteriów socjalnych ma charakter przypadkowy, a ustawodawca nie przywiązuje do niej wagi. Doniosłości konkretnych kryteriów należy poszukiwać w istocie poszczególnych świadczeń. To charakter usługi wyznacza czy decydującym do jej przyznania okaże się sytuacja życiowa, rodzinna, czy też materialna. Kryteria socjalne w procesie redystrybucji środków funduszu nie konkurują ze sobą. Ich relacja polega na wzajemnym uzupełnianiu się. Oznacza to, że przywiązywanie nadmiernej wagi do kryterium majątkowego może okazać się zawodne. Świadczenia wypłacane z funduszu świadczeń socjalnych nie konweniują z odpłatnością za pracę. Stanowią realizację postulatu ochrony interesów socjalnych pracowników. Podobnie zwolnienie tych należności z obowiązku składkowego zostało podyktowane brakiem związku pomiędzy przychodem a realizacją zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Znaczy to tyle, że cecha ta może być miarodajna w procesie kwalifikacji.
Podsumowując – fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Dlatego brak jest możliwości przyznawania ulgowych usług i świadczeń z Funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo".
