Warunki zawieszenia działalności gospodarczej reguluje art. 14a Ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010r., Nr 220, poz. 1447 ze zm.). Zawieszenie działalności gospodarczej jest możliwe jedynie w odniesieniu do przedsiębiorcy, który nie zatrudnia pracowników. Zawieszenie oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następuje na wniosek przedsiębiorcy, złożony na piśmie właściwemu organowi ewidencyjnemu. Składając taki wniosek przedsiębiorca nie musi osobno zawiadamiać Urzędu Skarbowego ani ZUS, gdyż tych czynności dokonuje za niego organ ewidencyjny.
Zawieszenia można dokonać na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Jeśli okres ten obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty, to wynosi on 28 albo 29 dni, zależnie od tego, ile dni ma ten miesiąc w danym roku kalendarzowym. Okres zawieszenia może być oznaczony w dniach lub miesiącach albo w miesiącach i dniach. W przypadku wykonywania działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników. Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach. Jeżeli wykonuje on działalność gospodarczą w różnych formach prawnych, może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form. Okres zawieszenia trwa od dnia wskazanego przez przedsiębiorcę (nie wcześniej niż od dnia złożenia wniosku) i kończy się w dniu zgłoszenia informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej albo we wskazanym przez niego dniu późniejszym.
W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
W tym czasie ma on jednak prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w związku z czym może przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia od spłaty kredytów, dlatego też przedsiębiorca ma obowiązek regulować zobowiązania zaciągnięte w trakcie swojej aktywności. Ma on również prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie oraz osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej. Powinien także uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem oraz wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa. Zawieszenie działalności nie zwalnia go również z kontroli, której może być poddany na warunkach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.
Z zawieszeniem działalności wiążą się pewne korzyści finansowe. W momencie, kiedy działalność przedsiębiorstwa jest zawieszona, jego właściciel zwolniony jest z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy, zryczałtowanego podatku dochodowego oraz poza wyjątkami przewidzianymi w ustawie, składania deklaracji VAT. Ponadto przedsiębiorca nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne. Składki na ubezpieczenia emerytalne lub rentowe są w tym okresie dobrowolne.
Jeżeli w okresie 24 miesięcy od dnia zgłoszenia informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca nie zgłosi informacji o wznowieniu działalności gospodarczej, organ prowadzący ewidencję, po pisemnym wezwaniu do wznowienia działalności w terminie 30 dni, wykreśli przedsiębiorcę z ewidencji. Wnioski o wpis informacji o zawieszeniu albo wznowieniu działalności gospodarczej są zwolnione z opłat.
