Formularz KW-ZAD — jak go wypełnić i gdzie złożyć?

Co to jest formularz KW-ZAD?

Formularz KW‑ZAD obowiązuje od 1 lipca 2016 r. i stanowi oficjalny załącznik do wniosków dotyczących ksiąg wieczystych, takich jak KW‑ZAL (wniosek o założenie księgi) czy KW‑WPIS (wniosek o wpis). Służy do zgłaszania żądań wpisu w księdze wieczystej oraz do doprecyzowywania informacji, których główny formularz nie obejmuje.

Używa się go przede wszystkim do:

• ujawniania współwłaścicieli,
• opisu prawa,
• wskazywania ograniczeń,
• określania treści hipotecznych.

W praktyce pozwala rozwinąć i uszczegółowić treść wniosku, co zmniejsza ryzyko braków formalnych i konieczności uzupełnień. KW‑ZAD jest formularzem urzędowym stosowanym przez sądy rejonowe prowadzące księgi wieczyste. Należy go wypełniać po polsku, zaznaczając tylko właściwe pola; pola niewypełnione trzeba przekreślić.

Elektroniczna wersja może wymagać jednorazowej instalacji programu DRUKI Gofin, który ułatwia drukowanie i automatyczne przekreślanie pustych pól. Przykładowo, przy ujawnianiu współwłaścicieli formularz powinien zawierać:

• nazwiska,
• udział procentowy,
• opis tych udziałów.

KW‑ZAD pełni funkcję uzupełniającą względem głównych formularzy, pomagając jasno określić treść wpisu i przyspieszyć procedurę.

W jakich wnioskach używa się KW-ZAD?

Formularz KW‑ZAD najczęściej pełni rolę załącznika do wniosków KW‑ZAL (o założenie księgi wieczystej) oraz KW‑WPIS (o wpis w księdze wieczystej). Stosuje się go też przy zmianach lub wykreśleniach istniejących wpisów. Przykładowe sytuacje, gdy trzeba dołączyć KW‑ZAD, to między innymi:

• ujawnienie dodatkowego współwłaściciela wraz z określeniem udziału (np. 1/2, 1/4),
• doprecyzowanie treści hipoteki — np. podanie kwoty zabezpieczenia, numeru umowy czy rodzaju zabezpieczenia,
• opis służebności, obejmujący trasę, zakres uprawnień i granice korzystania,
• wpis roszczeń lub ograniczeń dotyczących rozporządzania nieruchomością,
• zmiana danych wpisu po nabyciu części udziałów lub po podziale nieruchomości,
• wykreślenie hipoteki po przedstawieniu dokumentu potwierdzającego spłatę.

KW‑ZAD jest oficjalnym załącznikiem, dostępnym jako „Załącznik - Żądanie wpisu w księdze wieczystej” i można go pobrać w formatach PDF i Word na stronach z wnioskami wieczystoksięgowymi. Pamiętaj, że formularz ten wykorzystuje się zawsze, gdy główny wniosek (KW‑ZAL lub KW‑WPIS) nie obejmuje wszystkich żądań albo wymaga doprecyzowania wpisu.

Jak wypełnić formularz KW-ZAD?

Wnioskodawca powinien wypełnić formularz w języku polskim. Puste rubryki przekreślaj lub skorzystaj z automatycznego przekreślania w programie DRUKI Gofin. Ważne jest jasne określenie rodzaju żądania — wpis, zmiana lub wykreślenie — oraz precyzyjny opis treści, której dotyczy wniosek.

1. Dane identyfikacyjne: Podaj numer księgi wieczystej, oznaczenie nieruchomości (adres, obręb, numer działki) oraz dane wnioskodawcy.
2. Określenie żądania: Sformułuj krótkie, zrozumiałe zdanie opisujące żądanie. Przykład: „Wnoszę o ujawnienie współwłaściciela: Jan Kowalski, PESEL/NIP, udział 1/2 (50%).”
3. Współwłaściciele: Każdego współwłaściciela wpisz w osobnej rubryce, podając imię, nazwisko i wielkość udziału zarówno ułamkiem, jak i procentem (np. 1/4 = 25%).
4. Opis prawa i ograniczeń: Jeśli dotyczy to hipoteki, służebności lub innego ograniczenia, określ rodzaj prawa, dokładne brzmienie, podstawę prawną (np. umowa z dnia 02.02.2020 r.), wskazując wierzyciela lub uprawnionego oraz datę dokumentu.
5. Wartość przedmiotu żądania: Wpisz konkretną kwotę i walutę, gdy jest wymagana (np. 150 000 PLN). Przy hipotece podaj kwotę zabezpieczenia oraz, jeżeli występują, procenty.
6. Forma zapisu treści wpisu: Zaproponuj precyzyjne brzmienie do wpisu w księdze — każde sformułowanie zapisuj oddzielnie i unikaj nieoficjalnych skrótów.
7. Załączniki i pełnomocnik: Dołącz listę załączników (np. akt notarialny, umowa, dowód spłaty) oraz pełnomocnictwo, jeśli działasz przez pełnomocnika.
8. Kontrola formalna: Przed złożeniem sprawdź zgodność danych z głównym wnioskiem (KW-ZAL lub KW-WPIS). Podpisz formularz i dołącz wymagane załączniki oraz pokwitowanie opłat sądowych. Wypełniając formularz, zachowaj precyzję — używaj pełnych danych identyfikacyjnych i zapisuj kwoty liczbami. Formularz jest załącznikiem do wniosku i ma wpływ na przebieg postępowania, dlatego unikaj skrótów i wieloznaczności.

Jak zażądać ujawnienia budynku w formularzu?

W formularzu wyraźnie zaznacz, że żądasz „ujawnienia budynku”, i powiąż to żądanie z konkretnym oznaczeniem działki ewidencyjnej (obręb i numer działki). W polu „opis żądania” podaj podstawowe dane obiektu:

• rodzaj (np. budynek mieszkalny),
• adres,
• numer porządkowy,
• powierzchnię użytkową w m²,
• liczbę kondygnacji,
• rok budowy.

Gdy budynek zajmuje części kilku działek, wymień je wszystkie, podając przypisane do każdej udziały procentowe lub ułamkowe. Wnioskodawca powinien wskazać listę współwłaścicieli z pełnymi danymi osobowymi i wielkością udziałów (np. 1/2 = 50%). W uzasadnieniu podaj podstawę prawną ujawnienia — na przykład:

• odpis aktu notarialnego z datą,
• decyzję o pozwoleniu na budowę z numerem i datą,
• orzeczenie sądu ze sygnaturą,
• wypis z rejestru budynków.

Do formularza KW‑ZAD dołącz mapę ewidencyjną z zaznaczonym obrysem budynku. Jeśli masz aktualną mapę sytuacyjno‑wysokościową sporządzoną przez geodetę, także ją załącz. Dołącz też kopie dokumentów potwierdzających prawo własności lub użytkowanie wieczyste, takie jak:

• odpis aktu notarialnego,
• wypis z rejestru gruntów i budynków,
• decyzja o pozwoleniu na użytkowanie.

Jeżeli budynek nie ma formalnego pozwolenia, dołącz:

• protokół odbioru,
• decyzję administracyjną legalizującą obiekt,
• oświadczenie geodety opisujące stan faktyczny.

Przykładowa treść żądania do wpisania w KW‑ZAD może brzmieć: „Wnoszę o ujawnienie w księdze wieczystej budynku mieszkalnego, ul. X 5, budynek nr 1, powierzchnia użytkowa 120,00 m², 2 kondygnacje, położonego na działce nr 123/4, obręb 001; podstawą stanowi akt notarialny z dnia 01.01.2020 r. (odpis w załączeniu).” Sprawdź zgodność danych z głównym wnioskiem (np. o założenie księgi wieczystej lub o wpis w księdze) i dołącz potwierdzenie opłaty oraz pełnomocnictwo, jeśli działa pełnomocnik. Formularz wypełnij po polsku i złóż w sądzie rejonowym prowadzącym księgi wieczyste dla danej nieruchomości. Brak dokumentów lub nieprecyzyjne oznaczenie działki może spowodować wezwanie do uzupełnienia.

Jak opisać hipotekę i ograniczenia w formularzu?

Aby złożyć wniosek o wpis hipoteki, trzeba podać kilka istotnych informacji. Poniżej znajdziesz elementy, które należy uwzględnić:

1. Strony: podaj pełne dane wierzyciela lub uprawnionego. Dla osoby fizycznej wpisz imię, nazwisko i PESEL, dla podmiotu – nazwę, NIP, REGON oraz numer KRS.
2. Rodzaj hipoteki: określ, czy chodzi o hipotekę umowną, przymusową czy kaucyjną.
3. Wartość zabezpieczenia: wskaż konkretną kwotę i walutę (np. 250 000 PLN). Przy hipotece kaucyjnej podaj maksymalną sumę. Jeśli dokument tego wymaga, wartość podaj cyframi i słownie.
4. Zakres i treść roszczenia: zdefiniuj dokładne brzmienie roszczenia lub ograniczenia oraz napisz, czy dotyczy całej nieruchomości, czy tylko części (np. 1/2 = 50%).
5. Kolejność wpisu: określ priorytet, np. pierwsza hipoteka, druga hipoteka, albo użyj formuły „z pierwszeństwem/bez pierwszeństwa”.
6. Terminy i warunki: podaj datę powstania zobowiązania, termin wymagalności oraz warunki wykreślenia (np. po przedstawieniu dowodu spłaty).
7. Pełnomocnik: gdy wnioskuje pełnomocnik, dołącz jego dane oraz pisemne pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy.

Przykładowe sformułowania do wpisu:

• „Wnoszę o ujawnienie hipoteki umownej na rzecz XYZ Sp. z o.o., KRS 0000123456, NIP 1112223334, w wysokości 500 000 PLN, zabezpieczającej wierzytelność wynikającą z umowy z dnia 01.02.2024 r. (odpis umowy w załączeniu).”
• „Wnoszę o ujawnienie hipoteki kaucyjnej na rzecz ABC Bank S.A., NIP 2223334445, do kwoty 300 000 EUR, ustanowionej na podstawie aktu notarialnego z dnia 10.10.2023 r. (odpis aktu w załączeniu).”
• „Wnoszę o wpis ograniczenia w rozporządzaniu nieruchomością: zakaz zbywania i obciążania części udziału 1/3 należącego do Jana Kowalskiego, PESEL 89010112345, na podstawie umowy z dnia 05.05.2022 r. (odpis w załączeniu).”

Dokumenty do załączenia:

• odpis aktu notarialnego lub umowy potwierdzającej powstanie hipoteki;
• wyciąg z KRS lub zaświadczenie o wpisie (dla wierzyciela–firmy);
• dowód wysokości wierzytelności (np. aneks, harmonogram spłat), gdy podajesz kwotę;
• dokumenty potwierdzające udział współwłaścicieli, jeśli hipoteka dotyczy udziału;
• pełnomocnictwo z potwierdzonym podpisem mocodawcy, gdy działa pełnomocnik;
• dowód spłaty lub orzeczenie sądu przy żądaniu wykreślenia.

Uwagi praktyczne:

• Podawaj dane identyfikacyjne w pełnym brzmieniu.
• Unikaj nieformalnych skrótów; wpisuj numery dokumentów i dokładne daty.
• Przy ograniczeniach w rozporządzaniu opisz zakres uprawnień oraz ewentualne terminy i warunki wykonania roszczenia.
• Brak dokumentu potwierdzającego podstawę prawną skutkuje wezwaniem do uzupełnienia.
• Wszystkie informacje umieszczaj w polu opisu żądania w formularzu KW‑ZAD, a załączniki numeruj i wymień w oddzielnej liście.

Jakie załączniki dołączyć do formularza?

Dokumenty potwierdzające podstawę żądania trzeba dołączyć w oryginale lub jako uwierzytelnioną kopię. Poniżej znajdziesz szczegółowy wykaz oraz zasady ich załączania:

1. Dowody podstawy prawnej: załącz odpisy aktów notarialnych, wyciągi z umów, orzeczenia sądowe oraz odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego. Wydruki nie powinny być starsze niż 3 miesiące.
2. Identyfikacja wnioskodawcy: osoba fizyczna powinna podać PESEL i dołączyć kopię dokumentu tożsamości. W przypadku firmy konieczne są NIP, REGON i odpis z KRS. Pełnomocnictwo dostarcz w oryginale albo jako uwierzytelnioną kopię; jeśli jest notarialne, dołącz odpis aktu.
3. Dokumenty dotyczące nieruchomości: dołącz mapę ewidencyjną z oznaczeniem działki (obręb i numer), wypis i wyrys z rejestru gruntów oraz, jeśli są dostępne, wypisy z mapy sytuacyjno‑wysokościowej sporządzone przez geodetę.
4. Dokumentacja techniczno‑administracyjna: załącz pozwolenie na budowę, pozwolenie na użytkowanie, protokoły odbioru oraz decyzje administracyjne. Jeśli brakuje formalnych pozwoleń, dołącz oświadczenia geodety lub inne dokumenty legalizujące obiekt.
5. Dokumenty przy hipotece i ograniczeniach: dołącz umowę hipoteczną lub aneks, harmonogram spłat oraz dowód spłaty przy wniosku o wykreślenie. Zamieść także dokumenty potwierdzające udziały współwłaścicieli.
6. Forma plików przy złożeniu elektronicznym: preferowany jest format PDF; formularze dostępne są też w formacie Word. Skanuj tak, aby numery i podpisy były wyraźne.
7. Nazewnictwo i porządek: numeruj załączniki (np. 1. Akt_notarialny_01.pdf), sporządź wykaz załączników i odwołuj się do numerów w polu „załączniki” formularza. Zachowaj spójność tytułów dokumentów z treścią żądania.
8. Uwierzytelnienia i tłumaczenia: jeśli nie dołączasz oryginału, dołącz uwierzytelnioną kopię. Dokumenty w języku obcym muszą mieć tłumaczenie przysięgłe.
9. Liczba egzemplarzy i oryginały: dołącz tyle kopii, ile wymaga sąd; oryginały przedstawiaj na jego żądanie. W razie wątpliwości dołącz uwierzytelnione kopie, by uniknąć wezwania do uzupełnienia.
10. Odniesienie do wniosków wieczystoksięgowych: opisuj załączniki tak, aby jednoznacznie łączyły się z wpisem w KW‑ZAD oraz z głównym wnioskiem (KW‑ZAL lub KW‑WPIS). Oznacz dokumenty powiązane z konkretną treścią żądania wprost — komplet dokumentów zmniejsza ryzyko wezwania do uzupełnienia i przyspiesza rozpatrzenie wniosku.

Gdzie złożyć formularz KW-ZAD i jakie są opłaty?

Aby ustalić właściwy sąd, uwzględnij miejsce położenia nieruchomości oraz numer księgi wieczystej. Te dane możesz potwierdzić w Biurze Obsługi Interesantów właściwego sądu rejonowego albo sprawdzić na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Dokumenty składa się właśnie w Biurze Obsługi Interesantów sądu prowadzącego księgi wieczyste — osobiście, przez pełnomocnika (pamiętaj o załączeniu pełnomocnictwa) lub elektronicznie, jeśli dany sąd udostępnia system online. Przy wysyłce elektronicznej korzystaj z oficjalnych formularzy i narzędzi, np. DRUKI Gofin lub e-usług Ministerstwa Sprawiedliwości. Opłaty sądowe zależą od rodzaju żądania oraz wartości przedmiotu wniosku; stawki i zasady obliczania znajdziesz w taryfie opłat sądowych określonej przepisami. Typowe kategorie to:

• założenie księgi,
• wpis,
• wykreślenie,
• wydanie odpisu.

Każda ma przypisaną kwotę lub formułę wyliczenia. Zanim złożysz wniosek, sprawdź aktualną tabelę opłat na stronie sądu lub w Biurze Obsługi Interesantów i dołącz dowód uiszczenia opłaty (np. potwierdzenie przelewu). Brak takiego dokumentu może skutkować wezwaniem do uzupełnienia albo zwrotem wniosku. Warto też zapytać w Biurze, jakie formy płatności są akceptowane i jaki jest numer konta sądu. Praktyczne kroki:

1. Ustal właściwy sąd — potwierdź to w Biurze Obsługi Interesantów lub na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości.
2. Sprawdź w taryfie opłat, ile wynosi opłata dla Twojego żądania.
3. Przygotuj wszystkie wymagane załączniki oraz dowód uiszczenia opłaty.
4. Złóż formularz osobiście, przez pełnomocnika (dołącz pełnomocnictwo) lub elektronicznie, używając systemu informatycznego i dostępnych narzędzi typu DRUKI Gofin.
5. W razie wątpliwości skontaktuj się z obsługą interesanta sądu lub zasięgnij porady prawnej.

Słowa kluczowe: Sąd Rejonowy, Biuro Obsługi Interesantów, opłaty sądowe, pełnomocnik, system informatyczny, DRUKI Gofin, Ministerstwo Sprawiedliwości, formularz, wniosek KW-ZAD.