Kiedy należy się odprawa zwalnianemu pracownikowi? Przepisy i obliczenia

Kiedy odprawa przysługuje zwalnianemu pracownikowi?

Pracownikowi przysługuje odprawa pieniężna, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana z przyczyn leżących wyłącznie po stronie pracodawcy. Chodzi tu m.in. o:

• likwidację stanowisk,
• redukcję etatów,
• reorganizację zakładu,
• inne przyczyny o charakterze organizacyjnym lub ekonomicznym.

Uprawnienie dotyczy wszystkich osób zatrudnionych na umowę o pracę, niezależnie od jej formy. Warunkiem jest jednak, by pracodawca zatrudniał co najmniej 20 pracowników w dniu rozwiązania umowy — wymóg ten wynika z przepisów o zwolnieniach grupowych. Prawo do odprawy powstaje też wtedy, gdy pracodawca proponuje nowe, nieakceptowalne warunki pracy, a pracownik odmówi, co skutkuje rozwiązaniem umowy z winy pracodawcy. Odprawa ma formę jednorazowego świadczenia pieniężnego i ma rekompensować utratę pracy spowodowaną przez pracodawcę.

Czy odprawa przysługuje przy zwolnieniach grupowych i indywidualnych?

Odprawa pieniężna przysługuje zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych, pod warunkiem że rozwiązanie umowy następuje z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Muszą być też zachowane odpowiednie przepisy prawa pracy.

W przypadku zwolnień grupowych zastosowanie ma ustawa o zwolnieniach grupowych — definiuje ona minimalne progi liczby zwalnianych pracowników oraz nakłada obowiązek konsultacji z przedstawicielami załogi i zgłaszania zamiaru zwolnień do urzędów pracy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 osób musi przestrzegać tych regulacji.

Przy zwolnieniach indywidualnych prawo do odprawy pojawia się wtedy, gdy przyczyny mają charakter organizacyjno-ekonomiczny, na przykład:

• likwidacja stanowisk,
• redukcja etatów,
• reorganizacja zakładu.

Odprawę można też ustalić w porozumieniu stron — wtedy jest ona wypłacana niezależnie od formalnego trybu zwolnienia. Kodeks pracy nie określa konkretnej wysokości odpraw; warunki i obowiązki związane z ich wypłatą wynikają z ustawy o zwolnieniach grupowych oraz wewnętrznych regulacji zakładu pracy.

Czy pracodawca musi zatrudniać co najmniej 20 pracowników?

Prawo do ustawowej odprawy pieniężnej zależy od progu zatrudnienia — wynosi on 20 pracowników. Zgodnie z ustawą z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, obowiązek wypłaty odprawy powstaje, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób. Liczbę tę ustala się na dzień rozwiązania umowy i uwzględnia jedynie osoby na podstawie umowy o pracę.

Gdy zatrudnienie jest mniejsze niż 20 osób, pracodawca nie musi wypłacać ustawowej odprawy, chyba że kwestie te zostały przewidziane w:

• umowie,
• regulaminie wynagradzania,
• układzie zbiorowym,
• w porozumieniu stron — wtedy obowiązek może wynikać z tych źródeł.

Przepis ma zastosowanie zarówno do zwolnień grupowych, jak i indywidualnych z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Warto też pamiętać, że mowa o formalnym zatrudnieniu według prawa pracy — osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych nie są wliczane do wspomnianego progu.

Kiedy odprawa nie przysługuje zwalnianemu pracownikowi?

Odprawa nie przysługuje, gdy przyczyna rozwiązania umowy nie leży po stronie pracodawcy. Przykłady takich sytuacji to:

• wygaśnięcie stosunku pracy wraz z upływem czasu określonego w umowie — dotyczy to umów na czas określony lub kontraktów z konkretną datą zakończenia,
• rozwiązanie z winy pracownika — np. w wyniku ciężkiego naruszenia obowiązków służbowych czy zwolnienia dyscyplinarnego,
• wypowiedzenie lub porozumienie na wniosek pracownika — gdy to sam pracownik inicjuje zakończenie zatrudnienia,
• zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych — osoby pracujące na zlecenie lub przy umowie o dzieło nie mają ustawowego prawa do odprawy,
• pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników — w takim przypadku odprawa nie przysługuje, chyba że została przewidziana w umowie, układzie zbiorowym lub regulaminie,
• przyczyny niezależne od pracodawcy — na przykład wygaśnięcie umowy z powodu okoliczności zewnętrznych.

Jednocześnie pracodawca może dobrowolnie wypłacić odprawę lub uregulować jej wypłatę w porozumieniu stron, regulaminie, układzie zbiorowym bądź w samej umowie o pracę.

Ile wynosi odprawa według stażu i jak ją obliczyć?

Pracownicy zatrudnieni krócej niż 2 lata otrzymują odprawę w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Osoby z okresem zatrudnienia od 2 do 8 lat mają prawo do dwumiesięcznej odprawy, natomiast ci, którzy pracują co najmniej 8 lat, mogą liczyć na trzymiesięczne wynagrodzenie. W praktyce wysokość odprawy zależy więc od długości stażu pracy.

Do obliczenia odprawy bierze się przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z trzech miesięcy poprzedzających rozwiązanie umowy. Proces jest prosty:

1. sumuje się brutto za te trzy miesiące,
2. dzieli przez 3, by otrzymać średnie miesięczne wynagrodzenie,
3. mnoży przez odpowiedni współczynnik — 1, 2 lub 3, w zależności od prawa do jednomiesięcznej, dwumiesięcznej lub trzymiesięcznej odprawy.

Należy też sprawdzić limit ustawowy: maksymalna kwota odprawy to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu zwolnienia. Jeśli obliczona odprawa przekracza ten próg, stosuje się ograniczenie do tej wartości. Pracodawca ma jednak możliwość wypłaty wyższej kwoty niż przewidziana ustawowo.

Przykład: przy przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu brutto 6 000 zł i stażu 5 lat, dwumiesięczna odprawa wyniesie 12 000 zł (6 000 × 2). Jeśli 15-krotność minimalnego wynagrodzenia wynosi 45 000 zł, to limit ten nie ogranicza takiej kwoty.

Czy odprawa podlega opodatkowaniu?

Odprawa jest traktowana jako przychód ze stosunku pracy, więc podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (PIT). Pracodawca oblicza i pobiera zaliczkę na PIT w chwili wypłaty tego świadczenia, a później uwzględnia je w rocznym rozliczeniu pracownika w formularzu PIT-11. Zazwyczaj do odpraw doliczane są też składki ZUS, choć sposób ich naliczania zależy od rodzaju świadczenia i obowiązujących przepisów. Na przykład odprawa emerytalna może być rozliczana inaczej lub korzystać ze zwolnień przewidzianych w prawie pracy i podatkowym.

Warto pamiętać, że wypłacona suma:

• zwiększa podstawę opodatkowania,
• może wpłynąć na osiągniętą w roku stawkę podatkową — w 2024 roku obowiązuje 12% do 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty.

Przy wypłacie pracownik otrzymuje informacje o potrąceniach oraz o rozliczeniu podatkowym; gdyby pojawiły się wątpliwości, warto skonsultować się z działem płac lub doradcą podatkowym, by wyjaśnić szczegóły.

Do kiedy można dochodzić wypłaty odprawy?

Roszczenie o wypłatę odprawy przedawnia się po upływie trzech lat od zakończenia stosunku pracy — termin liczy się od dnia rozwiązania umowy. Odprawa powinna być wypłacona najpóźniej w dniu rozwiązania umowy lub razem z ostatnią pensją; jeśli pracodawca zwleka, pracownik może domagać się ustawowych odsetek. Odsetki nalicza się od daty, w której świadczenie stało się wymagalne, aż do dnia rzeczywistej zapłaty.

Po ustaniu zatrudnienia warto niezwłocznie sprawdzić, czy przysługuje nam odprawa i w razie potrzeby działać szybko. Gdy pracodawca odmawia wypłaty, roszczenie najlepiej zgłosić na piśmie — to ułatwia późniejsze dochodzenie praw. Należy też gromadzić dowody:

• świadectwo pracy,
• umowę,
• korespondencję,
• paski wynagrodzeń,
• które potwierdzą zarówno zatrudnienie, jak i wysokość płac.

Pozew do sądu pracy można wnieść w ciągu trzech lat od dnia rozwiązania stosunku pracy; dla przykładu, umowa rozwiązana 1 stycznia 2024 r. przedawni się 1 stycznia 2027 r. W żądaniu warto dokładnie wskazać kwotę odprawy, sposób jej obliczenia oraz żądanie odsetek — dołączone dokumenty zwiększą szanse na pozytywne rozstrzygnięcie.