Pojęcie i funkcja podpisu
Jak wskazano w literaturze przedmiotu podpis jest cechą konstytutywną dokumentu. Obowiązek podpisu dotyczy nie tylko dokumentów urzędowych, ale i dokumentów prywatnych, stąd przyznać należy, iż jego rola jest ogromna. Sama treść podpisu winna odpowiadać czterem funkcjom, które spełnia podpis pod dokumentem. Są to:
1. funkcja identyfikacyjna (ustalenie tożsamości wystawcy dokumentu);
2. funkcja polegająca na zamiarze wywołania określonych skutków prawnych (dotyczy to przede wszystkim dokumentów zawierających oświadczenia woli);
3. funkcja polegająca na wskazaniu, że podpisywany dokument zawiera wersję ostateczną zawartego w nim oświadczenia, zaakceptowaną przez jego autora;
4. funkcja zakończenia dokumentu poprzez jego podpisanie.
Prawidłowy podpis powinien zatem obejmować imię i nazwisko wystawcy bądź pierwszą literę imienia i nazwisko wystawcy, bądź co najmniej samo nazwisko wystawcy. Nie można natomiast za podpis uznać tzw. parafy, czyli napisania wyłącznie inicjałów podpisującego. Od samej parafy odróżnić należy jeszcze skrót podpisu. Nie stanowi więc dokumentu prawidłowo podpisanego (a zatem nie jest dokumentem w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego) pismo, w którego podpisie nazwisko zastąpione zostało pseudonimem, przydomkiem, przezwiskiem, cudzym nazwiskiem (np. mężatka podpisująca się nazwiskiem panieńskim po zawarciu małżeństwa i zmianie nazwiska lub panna podpisująca się przed zawarciem małżeństwa nazwiskiem przyszłego męża, konkubina podpisująca się nazwiskiem swojego konkubenta, wnioskodawca wszczynający postępowanie administracyjne o zmianę nazwiska i podpisujący się nowym nazwiskiem przed ostateczną decyzją w tej sprawie). Nie jest dokumentem pismo podpisane poprzez wskazanie stopnia pokrewieństwa bądź powinowactwa w rodzinie (np. wyrazem – wujek, teść, matka) oraz pismo podpisane samym tylko imieniem. (Por. K. Knoppek, Komentarz do art. 244 Kodeksu postępowania cywilnego, (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Artykuły 1-366, pod red. H. Doleckiego, wyd. 2, Warszawa 2010.)
Na czym polega tzw. podpis zastępczy
Zgodnie z normą art. 90 ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego (dalej zwanej k.p.c.), za stronę, która nie może się podpisać, podpisuje pełnomocnictwo osoba przez nią upoważniona, z wymienieniem przyczyny, dla której strona sama się nie podpisała.
Przyczyny podpisu zastępczego
Z instytucji podpisu zastępczego mogą korzystać jedynie osoby, którego nie umieją bądź z innych powodów nie mogą się podpisać. Przepis ten dotyczy więc mocodawców, którzy nie mogą zastosować formy pisemnej przy ustanowieniu pełnomocnika procesowego. Jak wskazano w literaturze przedmiotu, przyczyną, z powodu której osoba ta nie jest w stanie posługiwać się pismem, jest:
- analfabetyzm,
- choroby psychiczne,
- brak kończyn górnych,
- paraliż, choroba Parkinsona,
- choroba Alzheimera i itp. (Por. K. Knoppek, Komentarz do art. 90 Kodeksu postępowania cywilnego, (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Artykuły 1-366, pod red. H. Doleckiego, wyd. 2, Warszawa 2010).
Tym samym nie można uznać za przeszkodę, a zarazem przyczynę aktualizująca normą art. 90 k.p.c., taką sytuację, w której jeden ze wspólników spółki cywilnej przebywa na wakacjach, a do ustanowienia pełnomocnictwa procesowego konieczne są podpisy wszystkich wspólników. Wówczas drugi wspólnik ani żadna inna osoba trzecia nie może złożyć podpisu zastępczego.
Osoby składające podpis zastępczy
Podpis zastępczy składa osoba trzecia, upoważniona przez mocodawcę, który nie może się podpisać. Wraz ze złożeniem podpisu konieczne jest wskazanie przyczyny, dla której strona sama się nie podpisała.
W literaturze przedmiotu wskazuje się, że z reguły osobą trzecią będzie członek rodziny strony lub inna osoba bliska. W praktyce podpisanie za stronę pełnomocnictwa będzie polegało na sporządzeniu pełnomocnictwa w całości łącznie z jego podpisaniem, chyba że tekst pełnomocnictwa przygotował adwokat lub radca prawny. Przyczyna upoważnienia osoby trzeciej do podpisania (wystawienia) pełnomocnictwa musi zostać wskazana w samym pełnomocnictwie. Nie budzi nadto wątpliwości, że strona nie może upoważnić zastępcy procesowego do podpisania pełnomocnictwa, ponieważ przepis wymaga uwierzytelnienia braku zdolności postulacyjnej strony przez osobę trzecią. (Podobnie K. Knoppek, Komentarz do art. 90 Kodeksu postępowania cywilnego, (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Artykuły 1-366, pod red. H. Doleckiego, wyd. 2, Warszawa 2010. Zobacz T. Telenga, Komentarz do art.90 Kodeksu postępowania cywilnego, (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, pod red. A. Jakubeckiego, wyd. 5, Wolters Kluwer 2012).
Podstawa prawna:
Art. 90 Ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego.
Literatura:
Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Artykuły 1-366, red. H. Dolecki, wyd. 2, Warszawa 2010.
Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, red. A. Jakubecki, wyd. 5, Wolters Kluwer 2012.
