Spis treści
Kiedy pracodawca przetwarza dane osobowe?
Pracodawca przetwarza dane osobowe nie tylko w procesie rekrutacji pracownika. Zgodnie z art. 22(1) § 2 i 4 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika, którego zdecydował się zatrudnić, podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji, także:
- innych jego danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- jego numeru PESEL,
- innych danych osobowych niż pozyskane w procesie rekrutacji i wskazane wyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Z przetwarzaniem danych osobowych mamy do czynienia również w związku z realizacją świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pomimo tego, że funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) określają przepisy prawa, a zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z niego finansowanych oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS określa pracodawca w regulaminie, to kwestią nieuregulowaną pozostaje kwestia gromadzenia danych, które mają świadczyć o sytuacji materialnej pracownika uprawniającej go do skorzystania z finansowanych z Funduszu świadczeń.
Świadczenia z ZFŚS
Środki zakładowego funduszu socjalnego pracodawca może przeznaczyć na dofinansowanie zakładowych ośrodków wczasowych i kolonijnych, domów wypoczynkowych, sanatoriów, ogrodów działkowych, obiektów sportowo rekreacyjnych, żłobków, klubów dziecięcych i przedszkoli oraz obiektów służących działalności kulturalnej. A contrario wyklucza to finansowanie z funduszu socjalnego takich świadczeń socjalno-bytowych, których pracodawca udziela pracownikom w związku z ich zatrudnieniem i przede wszystkim w celu zaspokojenia swoich interesów, np. zakwaterowanie w hotelach pracowniczych, dowóz do pracy, wyżywienie, stypendia szkoleniowe.
Przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę nie tylko wynagrodzenie pracownika, lecz także dochody osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem. Natomiast oparcie kryterium dostępności świadczeń z funduszu socjalnego wyłącznie z uwzględnieniem wysokości wynagrodzenia zasadniczego uzyskiwanego u płatnika nie spełnia wymogu badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, w szczególności na tle sytuacji życiowej innych pracowników uprawnionych do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Zasady przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu świadczeń socjalnych
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. . "Kryterium socjalne", o którym mowa w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s., wyraźnie wiąże zasadę korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Istnieje bowiem ścisły związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia, a łącznie rozpatrywaną, sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Im sytuacja osoby uprawnionego jest trudniejsza, tym wyższe przysługuje mu świadczenie. Pracodawca musi więc poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego też w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.
Zakres uprawnień pracodawcy w związku z realizacją usług socjalnych na rzecz pracownika
Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Co istotne, jak już wyżej wspomniano, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia.
Zdaniem UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.
Pracodawcy nie powinni także zapominać o przetwarzając dane osobowe, nie powinni też zapominać o zasadach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).
UWAGA! Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej przedstawia pracownik.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w świetle RODO
Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.
Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi natomiast ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Co równie istotne, przepisy ustawy o ZFŚS zakładają, że pracodawca w ramach Funduszu przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (np. zobowiązania podatkowe ulegają przedawnieniu po pięciu latach). Od 4 maja 2019 r. nowe przepisy nakładają również obowiązek dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu – nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca jest zobowiązany również mocą powyższych przepisów do usuwania danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne.
Jak wskazuje prezes UODO, RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu. Dlatego pracodawcy prowadzący ZFŚS muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Co ważne, przegląd dotyczy całości dokumentacji.
Podstawa prawna:
Art 1, art. 2, art. 4, art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r.o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j.Dz.U. z 2019 r., poz. 1352 ze zm.).
Źródło:
Oficjalna strona UODO
