Trzy pierwsze cyfry każdego numeru NIP oznaczają kod urzędu skarbowego, który nadał dany numer. W kodzie tym występują wyłącznie cyfry od 1 do 9 – teoretycznie cyfra 0 nie powinna być w nim generowana. W wyjątkowych przypadkach kod urzędu skarbowego może zawierać jednak cyfrę 0 na drugiej pozycji, gdyż w roku 2004 dla kilkudziesięciu urzędów skarbowych uczyniono wyjątek od dotychczasowej reguły, i tak np. kod 106 oznacza Małopolski Urząd Skarbowy w Krakowie, więc nadany przez niego NIP 106-00-00-062 jest prawidłowy. Zwyczajowo NIP zapisuje się, oddzielając grupy cyfr łącznikiem. Dla osób fizycznych numer dzielony jest na grupy 123-456-78-90, a dla osób prawnych, bądź ułomnych osób prawnych, na grupy 123-45-67-890. Dziesiąta cyfra NIP-u jest cyfrą kontrolną, obliczaną według specjalnego algorytmu.
Nadanie numeru NIP następuje w drodze decyzji wydanej przez naczelnika urzędu skarbowego. W celu uzyskania numeru NIP należy złożyć zgłoszenie identyfikacyjne do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Formularze zgłoszeń identyfikacyjnych są dostępne w urzędzie skarbowym lub na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Zgłoszenie identyfikacyjne złożone jest przez podatnika w celu uzyskania NIP. Jednakże może je również złożyć pełnomocnik. Musi on wówczas dołączyć do zgłoszenia uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do zgłoszenia dołącza się oryginał pełnomocnictwa.
Z ustawowego obowiązku jednokrotnego składania zgłoszenia identyfikacyjnego wynika zasada, że dany podmiot nie może posiadać więcej niż jeden NIP. W przypadku wydania dwóch decyzji przyznających NIP temu samemu podatnikowi zachodzi konieczność uchylenia decyzji wydanej z naruszeniem prawa. Najczęstszą przyczyną uzasadniającą stwierdzenie nieważności NIP jest konieczność wyeliminowania z obiegu prawnego decyzji ostatecznej, która dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją. Od powyższej normy nie przewidziano żadnych wyjątków ma, więc ona charakter bezwzględnie obowiązujący. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych podatków, formę opodatkowania czy liczbę i rodzaj prowadzonych przedsiębiorstw. W wypadku zgonu podatnika decyzja o nadaniu numeru NIP wygasa z mocy samego prawa.
Jako podatnicy jesteśmy zobowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego na drukach:
- NIP-1 – dla osób fizycznych prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą,
- NIP-2 – jest przeznaczony dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej, osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem,
- NIP-3 – jeśli jako osoby fizyczne nie prowadzimy samodzielnie działalności gospodarczej, bądź jesteśmy wspólnikami spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych lub komandytowo – akcyjnych, jeżeli poza uczestnictwem w tych spółkach nie prowadzimy innej działalności gospodarczej. Druk NIP-3 składamy również wtedy, gdy jesteśmy płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych oraz płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne nie będąc jednocześnie podatnikami.
Zgodnie z art. 13 ust. 3 "ustawy o NIP" naczelnik urzędu skarbowego zobowiązany jest do potwierdzenia, na wniosek zainteresowanego, faktu nadania NIP podmiotowi, który się nim posługuje. Naczelnik urzędu skarbowego może jedynie dokonać potwierdzenia, czy konkretny NIP wskazany przez zainteresowanego w poz. 23 formularza NIP-5 został faktycznie przyznany podmiotowi, którego dotyczy wniosek. Naczelnik urzędu skarbowego odpowiadając na wniosek korzysta z trzech wariantów postępowania:
-
potwierdza nadanie numeru NIP,
-
nie potwierdza nadania numeru NIP,
-
nie może potwierdzić podanego numeru NIP ze względu na podanie niewystarczających danych o podmiocie, którego dotyczy wniosek.
