Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne jest:

1)     zawarcia umowy spółki,

2)     wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienia nadwyżki,

3)     powołania zarządu,

4)     ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,

5)     wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Najpierw umowa

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest podstawowym dokumentem, który wiąże się z powstaniem spółki. Umowa taka pod rygorem nieważności musi być zawarta w formie aktu notarialnego, chcąc zatem założyć spółkę musimy umowę sporządzić i podpisać u notariusza. Do notariusza warto jednak wybrać się już z gotowym projektem umowy, albowiem notariusz takiego projektu nie przygotowuje (a jeżeli tak to za dodatkowym wynagrodzeniem). Umowa spółki musi zawierać koniecznie następujące elementy:

1)     firmę i siedzibę spółki,

2)     przedmiot działalności spółki,

3)     wysokość kapitału zakładowego,

4)     czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

5)     liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,

6)     czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Firma spółki

Jednym z podstawowych elementów jakie wiążą się z zawarciem umowy spółki z ograniczona odpowiedzialnością jest ustalenie jej firmy, czyli nazwy spółki. Nazwa taka może być obrana dowolnie, jednakże nie może być podobna do już istniejących. Z tego też powodu warto dokonać sprawdzenia w wyszukiwarkach (np. www.KRS.SerwisPrawa.pl) czy nazwa jaka chcemy nadać spółce nie została już wcześniej zarejestrowana w KRS. Firma może zarówno składać się z nazwiska jednego ze wspólników, inicjałów lub innej dowolnej nazwy, może zawierać także określenia geograficzne np. Polska itp. Firma spółki nie może jednakże wprowadzać w błąd, stąd niedopuszczalne jest określenie jej w sposób, który wskazywałby na jakieś nieistniejące powiązania z innymi spółkami lub podmiotami. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu firmy, jednakże skrót ten ogranicza się do skrócenia formy tj. można obok firmy zamiast całego określenia spółka z ograniczoną odpowiedzialnością używać skrótu w postaci firmy i dopisku "spółka z o.o." lub "sp. z o.o." Nie można tworzyć skrótów w zakresie samej firmy, np. AB Firma Budowlana nie może być skrócone jako „AB F.B.” itp.

Siedziba spółki

Siedziba spółki ma istotne znaczenie dla jej utworzenia. Siedziba decydować będzie między innymi o tym, do którego sądu rejestrowego będziemy składać wniosek o zarejestrowanie spółki w KRS. Siedziba spółki musi być zlokalizowana w takim budynku lub lokalu, który ma formalny adres, gdyż nie może być siedzibą spółki np. nieruchomość niezabudowana. Spółka musi mieć tytuł do lokalu, w którym będzie miała siedzibę. Tytułem takim może być zarówno umowa najmu, podnajmu, dzierżawy czy też akt własności do nieruchomości. W samej umowie Spółki określa się jedynie miejscowość, gdzie zlokalizowana jest siedziba Spółki. Już po zawarciu umowy spółki, osoby ją reprezentujące winny zawrzeć stosowną umowę w imieniu Spółki, związaną z ustanowieniem jej siedziby.

Wkład do spółki

Spółka kapitałowa opiera się na kapitale jaki został wniesiony do Spółki. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością minimalna wartość wniesionego kapitału do spółki to kwota 5.000 zł. Wkład taki może być wniesiony albo poprzez wkłady pieniężne (wpłata środków na rachunek bankowy spółki) albo poprzez aport, czyli wkłady niepieniężne. W zamian za wniesiony wkład każdy ze wspólników otrzymuje stosowną ilość udziałów lub część udziału jeżeli każdy ze wspólników moje mieć tylko jedne udział. Jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów. Należy pamiętać, że aportem nie może być wynagrodzenie za usługi świadczone przy powstaniu spółki, nie może być nim też świadczenie pracy przez wspólnika na rzecz spółki. Wkładem może być zatem każdy określony w umowie spółki przedmiot świadczenia wspólnika wnoszony do spółki w zamian za obejmowany udział (udziały) w spółce w postaci: pieniędzy, praw majątkowych, wierzytelności, rzeczy ruchomych i nieruchomych, a także dobra niematerialne. Przedmiotem wkładu mogą być wyłącznie zbywalne prawa majątkowe.

Udziały w spółce

Kapitał zakładowy spółki dzieli się na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej. Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5 000 złotych. Górna granica nie jest określona, a tym samym kapitał zakładowy spółki może być ograniczony jedynie wysokością dokonanych wkładów. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych, a udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego. O wysokości kapitału zakładowego, a także o tym na ile udziałów oraz o jakiej wartości się on dzieli, decyduje umowa spółki. Umowa stanowi także, czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne. Wartość udziału przypadająca dla danego wspólnika decyduje o jego sile w zakresie podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników. Uprzywilejowanie może dotyczyć w szczególności prawa głosu, prawa do dywidendy lub sposobu uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji spółki. Uprzywilejowanie w zakresie prawa głosu może dotyczyć tylko udziałów o równej wartości nominalnej. Uprzywilejowanie dotyczące prawa głosu nie może przyznawać uprawnionemu więcej niż trzy głosy na jeden udział. Na udział uprzywilejowany w zakresie dywidendy można przyznać uprawnionemu dywidendę, która przewyższa nie więcej niż o połowę dywidendę przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym (dywidenda uprzywilejowana). Udziały uprzywilejowane w zakresie dywidendy nie korzystają z pierwszeństwa zaspokojenia przed pozostałymi udziałami, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Ustanowienie Członków Zarządu

Spółka działa poprzez swoje organy. Podstawowym organem spółki jest zarząd. Zarząd może być zarówno jednoosobowy jak i wieloosobowy. W przypadku zarządu wieloosobowego należy ustalić jaka będzie zasada reprezentacji spółki. W przypadku zarządu wieloosobowego spółka może być reprezentowana przez każdego z członków zarządu jednoosobowo lub może wymagać jednoczesnego współdziałania dwóch członków zarządu lub jednego z nich wspólnie z prokurentem lub ustanowionym pełnomocnikiem. Kwesta ustalenia reprezentacji musi być wpisana w umowie spółki a także wskazana w załączniku do wniosku o wpis spółki w KRS.

Zgłoszenie spółki do KRS

Wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez sąd rejestrowy należy złożyć w sądzie rejonowym, który posiada wydział gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Wniosek taki należy złożyć w terminie 6 miesięcy od zawarcia umowy spółki.

W tym wniosku powinno się zawrzeć następujące informacje:

• nazwę sp. z o.o., jej siedzibę i adres
• przedmiot działalności spółki
• wysokość kapitału zakładowego
• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
• nazwiska, imiona i adresy członków Zarządu oraz sposób reprezentowania spółki
• nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej; jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony
• jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma
• jeśli będzie to spółka jednoosobowa, to zgłoszenie do sądu rejestrowego powinno zawierać także nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

Wniosek o wpis do KRS muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu ustanowieni w spółce. Brak podpisu któregokolwiek z członków zarządu stanowi brak formalny takiego wniosku (sąd rejestrowy będzie wzywał do jego uzupełnienia w terminie 7 dni, pod rygorem nałożenia grzywny a nawet odmowy wpisu – zwrotu wniosku).

Wymagane formularze przy rejestracji

• KRS-W3 – Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
• KRS-WE – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru;
• KRS-WK – Załącznik do wniosku o rejestrację lub zmianę danych – organy podmiotu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki;
• KRS-WL – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu – prokurenci (o ile są powoływani);
• KRS-WM – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – przedmiot działalności.

Załączniki – dokumenty składane jako załączniki do wniosku o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

·         umowa spółki (w dwóch egzemplarzach) – która jest podstawowym dokumentem spółki, musi być ona sporządzona w formie aktu notarialnego;

·         oświadczenie wszystkich członków Zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione;

·         uchwałę zgromadzenia wspólników o powołaniu członków zarządu, z wyszczególnieniem jego składu osobowego i danych osobowych członków zarządu;

·         lista wspólników podpisana przez wszystkich członków Zarządu;

·         złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków Zarządu;

·         dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (wniosek MSiG-M1);

·         wniosek o wpis i nadanie nr REGONu – druk RG-1;

• zgłoszenie płatnika składek – druk ZUS-ZPA w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
• zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego;
• umowę najmu lokalu, w którym spółka będzie miała siedzibę;

Wszystkie dokumenty składane w KRS muszą być w oryginałach lub kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem notarialnie.

Nowo zarejestrowana sp. z o.o. powinna podjąć następujące działania w celu uzyskania pełnej zdolności do prowadzenia działalności gospodarczej

• otwarcie rachunku bankowego – po otrzymaniu zaświadczenia o numerze REGON, można założyć rachunek bankowy. Przy otwieraniu rachunku bankowego należy także okazać bankowi umowę spółki oraz aktualny odpis z KRS. Nadany numer rachunku bankowego musi zostać zaktualizowany w Urzędzie Skarbowym na druku NIP-2;
• podatnicy VAT powinni złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi – na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją VAT – wniosek składa się na formularzu VAT R;
• należy także uzupełnić informacje w Urzędzie Skarbowym dotyczące wyboru formy opodatkowania i wyboru biura rachunkowego.

Koszty założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Podstawowym kosztem jest wartość wpłaconego kapitału. Od wartości kapitału naliczane będą inne koszty, które wiążą się z założeniem spółki z ograniczona odpowiedzialnością. Dla ułatwienia w niniejszym opracowaniu przyjęto minimalną wartość kapitału zakładowego tj. kwotę 5.000 zł.

·         5.000,00 zł – kapitał zakładowy;

·         25,00 zł – podatek od czynności cywilnoprawnych (0,5% wartości kapitału zakładowego);

·         750,00 zł netto – taksa notarialna za sporządzenie aktu notarialnego umowy spółki oraz wybór pierwszego zarządu;

·         180,00 zł za wypisy (6 zł za każdą stronę wypisu umowy spółki – konieczne będą co najmniej trzy wypisy, przy średniej wielkości aktu notarialnego zawierającego 10 stron);

·         20,00 zł za poświadczenie podpisu przez notariusza (za każdy podpis);

·         225,40 zł – podatek VAT od taksy notarialnej oraz od wypisów, poświadczenia podpisu;

·         1.500,00 zł – opłata od wniosku o wpis do KRS;

Łączny minimalny koszt założenia spółki wyniesie zatem ok. 7.730 zł, przy czym odliczając wartość kapitału zakładowego, który stanowi majątek spółki, liczyć się trzeba przy zakładaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z wydatkiem ok. 2.730 zł. Do tego dojdą jeszcze koszty związane z ewentualną rejestracją spółki jako podatnika podatku VAT w wysokości 170 zł. Powyższe koszty stanowią jedynie przybliżenie, gdyż ostateczne koszty będą uzależnione od wysokości kapitału zakładowego, ilości członków zarządu czy też wynegocjowaną ceną z notariuszem. Nie mniej jednak zakładając spółkę należy liczyć się z przybliżonymi kosztami.

Jarosław Olejarz

www.SerwisPrawa.pl