Kwestie związane z karą umowną powinny być zapisane w umowie. Kara umowna polega na naprawieniu szkody powstałej na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, o czym stanowi art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). Z uwagi na to, że kara umowna ma zabezpieczać należyte wykonanie zobowiązania, nie można jej stosować do zobowiązań o charakterze pieniężnym. Jest to podkreślane w orzecznictwie sądowym. Np. w wyroku z dnia 10 listopada 2005 r., sygn. akt V CK 365/05 Sąd Najwyższy orzekł, że kara umowna jest surogatem odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Zatem zastrzeżenie jej w przypadku zobowiązań pieniężnych jest co do zasady nieważne.
Dłużnik bez zgody wierzyciela nie może zwolnić się z zobowiązania przez zapłatę kary umownej (art. 483 § 2 k.c.).Niezbędną przesłanką dochodzenia kary umownej jest tylko takie niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Zastrzeżenie kary umownej może nastąpić w formie procentowej od wartości przedmiotu umowy. Określenie kary umownej może nastąpić także przez wskazanie kryteriów, dzięki zastosowaniu których, możliwe będzie wskazanie sumy, jaką dłużnik zobowiązany będzie zapłacić wierzycielowi.
W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody, co gwarantuje art. 484 § 1 k.c. Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. Kara umowna nie może być zastrzeżona na wypadek wyrządzenia pracodawcy przez pracownika szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych.
Np. jeśli strona umowy o wykonanie robót budowlanych powiadomiła drugą stronę o nienależytym wykonaniu tych robót, a wykonawca nie wykonał stosownych poprawek, wówczas żądanie o zapłatę przewidzianej w umowie kary pieniężnej staje się wymagalne w pierwszym dniu po upływie terminu do usunięcia wady. Zgodnie bowiem z art. 120 § 1 k.c. bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jeżeli wymagalność roszczenia zależy od podjęcia określonej czynności przez uprawnionego, bieg terminu rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby uprawniony podjął czynność w najwcześniej możliwym terminie.
Zastrzeżenie kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nie zwalnia dłużnika z obowiązku jej zapłaty w razie wykazania, że wierzyciel nie poniósł szkody, co podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 grudnia 2003 r., sygn. akt II CK 271/02.
Kara umowna należy się wierzycielowi, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność i jeżeli wierzyciel doznał szkody. Ciężar dowodu, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania nie zostało zawinione przez dłużnika i że wierzyciel nie doznał szkody, spoczywa na dłużniku. Co istotne, przyczynienie się wierzyciela do powstania lub zwiększenia szkody, które na podstawie art. 362 k.c. powoduje zmniejszenie odszkodowania, nie stanowi samo przez się podstawy do zmniejszenia kary umownej.
Dłużnik nie może domagać się zmniejszenia kary umownej jeżeli wykonał zobowiązanie w znacznej części, jeżeli kara umowna należy się z powodu nienależytego wykonania zobowiązania, przede wszystkim opóźnienia w jego wykonaniu. Warto bowiem podkreślić, że wykonanie danego zobowiązania w znacznej części może powodować, że wierzyciel nie będzie mógł korzystać z przedmiotu umowy, np. budynek ma wady uniemożliwiające jego użytkowanie lub zamieszkanie.
Jednocześnie kara umowna nie może być rażąco wygórowana, ponieważ jeśli jest ona wygórowana zatraciłby się jej sens odszkodowawczy i mogłoby to prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia wierzyciela.Uzyskanie przychodu z tytułu kary umownej jest opodatkowane podatkiem dochodowym, ponieważ stanowi przysporzenie majątkowe.Ponadto, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. z 2010 r., nr 51, poz. 307, z późn. zm.) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Analogiczne wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r., nr 74, poz. 397, z późn. zm.).
