Właściwą ustawą w omawianym zakresie jest Ordynacja podatkowa. Zgodnie z treścią art. 82a, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą obowiązane są do gromadzenia, sporządzania i przekazywania, bez wezwania przez organ podatkowy, informacji o wynagrodzeniach za świadczone na ich rzecz usługi (wykonywaną pracę), wypłacanych przez podmiot będący nierezydentem osobom fizycznym będącym nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego, świadczącym te usługi (wykonującym pracę), jeżeli:
- w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie;
- podmiot będący nierezydentem bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 5% wszystkich praw głosu.
Warto w tym miejscu podkreślić, że nierezydentem są osoby fizyczne oraz osoby prawne, a także inne podmioty mające siedzibę za granicą, posiadające zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu; nierezydentami są również znajdujące się za granicą oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez rezydentów.
Powyższa regulacja nie jest jednak jedyną w zakresie obowiązku składania informacji na formularzu ORD-W1. Uszczegółowienie przepisów Ordynacji podatkowej w tej materii możemy bowiem odnaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych.
Zgodnie z powyższym aktem prawnym, informacja o wynagrodzeniach wypłacanych przez podmiot będący nierezydentem osobom fizycznym będącym nierezydentami za świadczenie na rzecz rezydenta usług, powinna zawierać:
- dane identyfikujące: podmiot przekazujący informację, nierezydenta i podmiot wypłacający nierezydentowi wynagrodzenie;
- datę rozpoczęcia świadczenia usług (wykonywania pracy) przez nierezydenta w kraju i przewidywany czas pobytu;
- informacje o wypłacie wynagrodzenia: przewidywaną wysokość, rodzaj, formę i termin wypłaty wynagrodzenia.
Informację przesyła się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla opodatkowania nierezydentów, będących osobami fizycznymi, w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nierezydent rozpoczął świadczenie usług (wykonywanie pracy). Wzór informacji możemy odnaleźć w załączniku nr 3 do omawianego rozporządzenia.
